L’APPLICATION GED DE ZEENDOC, UNE SOLUTION POUR LA GESTION DOCUMENTAIRE SUR MOBILE
L'APPLICATION DE GED ZEENDOC EST LA SOLUTION CLOUD 100%
FRANÇAISE VOUS PERMETTANT DE TRAITER L'ENSEMBLE DES
DONNÉES DE VOTRE ENTREPRISE DANS UNE BASE UNIQUE ET
SECURISÉE EN LIGNE
La dématérialisation est en marche dans le monde du travail. Le processus documentaires révolutionnent l’organisation administrative des entreprises.
Disposer d’une application GED mobile devient incontournable pour la gestion électronique des documents. Fluidité, traçabilité, gain de temps et d’argent, les solutions de dématérialisation apportent de multiples avantages aux collaborateurs en toute mobilité. Avec Zeendoc, vous bénéficiez d’un outil expert en GED, y compris sur smartphone et tablette. Voici comment et pourquoi ce logiciel en mode SaaS constitue un partenaire idéal de votre entreprise pour la gestion numérique documentaire.
LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS : OBJECTIFS POURSUIVIS DANS UNE ENTREPRISE
Depuis quelques années, la réglementation évolue en France avec l’autorisation des documents numérisés ou numériques en tant que justificatifs. Le digital a la même valeur probante que l’écrit. Et ce n’est pas fini : la facture électronique obligatoire est introduite progressivement dans les entreprises.
LA DÉMATÉRIALISATION DANS LES ENTREPRISES
L’administration fiscale a clarifié les formats de documents acceptables pour la comptabilité. Ainsi, dès 2016, l’article 1366 du Code civil explique la notion de valeur probante d’une pièce justificative. Tout support électronique peut servir de preuve autant qu’une version papier si :
- L’émetteur est correctement identifié ;
- La conservation du document préserve son intégrité.
En 2017, le Code général des impôts introduit clairement la facture électronique à son article 289. L’obligation de cette technique de facturation concerne depuis 2020 toutes les entreprises qui travaillent avec le secteur public. Bientôt, ce sont les fournisseurs et clients professionnels établis en France en B to B qui devront réaliser la mise en place de la facture numérique pour toutes les transactions soumises à la TVA.
QUELLES SONT LES FONCTIONNALITÉS D’UNE APPLICATION GED MOBILE POUR VOS DOCUMENTS PROFESSIONNELS ?
Une application GED apporte des solutions et fonctionnalités concrètes pour la dématérialisation des documents. L’avènement du zéro papier favorise par exemple le traitement par scan de toutes les factures entrantes dans les entreprises. La gestion électronique des documents sur mobile est ainsi souvent assurée par un logiciel en mode SaaS qui réalise :
- La capture intelligente grâce à la reconnaissance des caractères du type OCR ;
- L’accès aux informations et fichiers numériques pendant toute la durée légale ;
- Le traitement de pré comptabilisation automatique en vue de son interface avec le logiciel comptable comme les notes de frais par exemple ou l’approbation de factures..
QUELS SONT LES ATOUTS DE L'APPLICATION MOBILE ZEENDOC POUR LA GESTION DOCUMENTAIRE ?
L’évolution organisationnelle est déjà en marche dans beaucoup d’entreprises. Celles qui n’ont pas encore franchi le pas ont tout intérêt à déployer un projet de GED avant l’arrivée de la facture électronique. Avec plus de 20 ans d’expérience, nous apportons au travers de Zeendoc, une solution efficace, évolutive, disponible sur mobile et qui a fait ses preuves. Voici les avantages de notre logiciel de GED pour votre entreprise et ses potentiels utilisateurs.
RÉDUCTION DES COUTS ET DU TEMPS DE TRAITEMENT/STOCKAGE DES DOCUMENTS AVEC LA GED
L’application mobile GED Zeendoc vous fait gagner du temps et de l’argent. Organisez le partage d’informations numériques stockées en un lieu unique en ligne et accessible sur smartphone, tablette ou ordinateur. Tous les collaborateurs autorisés peuvent effectuer la recherche d’un document électronique. Ils se le transmettent simplement, voire ils l’annotent. Voilà de beaux gains de productivité pour les utilisateurs de la GED !
Enfin, avec la fin du traitement papier, vous réduisez aussi le coût de l’archivage mais aussi les coûts d’envoi, d’affranchissement et d’autres coûts indirects comme la perte ou le temps lié à la manipulation du papier.
FACILITATION DE LA RECHERCHE, DE L’ACCÈS ET DE LA TRAÇABILITÉ DES DONNÉES NUMÉRISÉES DE L’ENTREPRISE
Imaginez la simplicité de la recherche d’une information gérée par une application GED. Grâce à la capture intelligente des informations, leur indexation par le logiciel, il suffit de saisir des critères de recherche dans l’outil. Comparez avec la méthode papier traditionnelle dans un local d’archives. Il est parfois compliqué de retrouver la bonne boîte, surtout si elle a disparu. Une gestion électronique de documents comme Zeendoc garantit une traçabilité totale. Par ailleurs, avec cet outil, vous disposez d’un suivi des consultations et des annotations des informations numériques archivées, bref d’un « kifekoi ».
FLUIDIFICATION DE LA CIRCULATION DE L’INFORMATION DOCUMENTAIRE EN ENTREPRISE
La numérisation de la documentation de l’entreprise apporte de la praticité aux utilisateurs. Les collaborateurs en déplacement accèdent au contenu électronique sur le cloud, même à partir d’un smartphone. Selon le workflow défini dans l’entreprise, ils accèdent à un contrat client, approuvent une note de frais, réalisent une signature électronique via sms ou autorisent le paiement d’une facture. Ils gagnent en efficacité en toute mobilité Les logiciels de GED comme Zeendoc contribuent à fluidifier les processus administratifs. Ils participent à l’accélération des processus de traitement documentaire et donc à la bonne réalisation des affaires d’une entreprise.
L'APPLICATION GED MOBILE DE ZEENDOC : UNE SOLUTION TOTALEMENT FRANÇAISE
L’accès à notre application mobile GED s’effectue sur le cloud sécurisé (HTTPS). Pour autant, nous vous garantissons une application exclusivement française. Qu’il s’agisse des réseaux, des serveurs ou des équipements de stockage, tout l’hébergement se réalise dans des data centers situés en France. Avec Iguane Solutions, notre hébergeur, toutes vos données dématérialisées demeurent en France. En outre, l’infrastructure multisites sécurise les processus en cas de défaillance d’un des data centers. Les données sont réparties de manière redondante en temps réel sur les deux datacenters physiquement distants, ce qui permet de garantir une reprise efficace et accélérée des services et de votre activité.
UNE APPLICATION POUR LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE VOS DOCUMENTS ORIENTÉE BAS CARBONE
En choisissant Zeendoc pour la gestion électronique de vos documents, vous bénéficiez d’une application GED respectueuse de l’environnement. En effet, en tant qu’éditeur de logiciels, nous nous engageons avec notre data center principal dans une démarche green IT. Nous visons ainsi une énergie propre et renouvelable à 100 %. Sur la France, nous atteignons avec cette technique le taux de 100 % et disposons du certificat hydro origine FR.
Depuis 2020, Zeendoc a mis en place un programme bas carbone, ZeenPlanet. L’objectif de cette démarche est de permettre aux TPE, PME et Collectivités, non seulement de bénéficier d’une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) bas carbone mais aussi de la compensation des émissions que l’utilisation de Zeendoc représente. Ainsi, en 2021, Zeendoc a réduit son impact carbone en compensant + de 594 tonnes équivalent de CO². ZeenPlanet, en s’engageant dans la replantation d’une forêt en gestion durable en France aux côtés de Ecotree, démarche certifiée par Bureau Véritas
La GED MOBILE ZEENDOC VOUS FAIT GAGNER DU TEMPS EN COMPTABILITÉ
Zeendoc, c’est aussi un outil de dématérialisation de l’information comptable qui s’insère dans l’environnement de l’entreprise. L’application mobile GED ne constitue pas un système isolé. Au-delà des services de capture intelligente, d’indexation, de classement, de partage et d’archivage de la documentation sous forme de fichiers électroniques, Zeendoc apporte d’autres fonctionnalités.
L’application mobile de GED disponible sur smartphone échange ainsi avec les logiciels de comptabilité des entreprises. Notre technologie permet de lire les informations comme les coordonnées du fournisseur, les dates, la référence de la pièce et son montant. Le système propose une imputation comptable. Vous vérifiez et validez les contenus sur mobile. Il génère alors les fichiers à exporter vers votre logiciel de comptabilité sur votre ordinateur.
L’outil de GED disponible sur smartphone échange ainsi avec les logiciels de comptabilité des entreprises. Notre technologie permet de lire les informations comme les coordonnées du fournisseur, les dates, la référence de la pièce et son montant. Le système propose une imputation comptable. Vous vérifiez et validez les contenus. Il génère alors les fichiers à exporter vers votre logiciel de comptabilité.
Contactez-nous. Nous étudierons ensemble la manière de déployer un projet de GED très simplement et rapidement. Zeendoc s’adapte à vos process de travail pour le bien-être de vos utilisateur et pour le bénéfice de votre entreprise.