Contrat de maintenance Xerox : ce que couvre vraiment un abonnement professionnel

par Bureau Concept | Juin 18, 2026 | Imprimante d'entreprises, Imprimante Xerox

Contrat de maintenance Xerox : ce que couvre vraiment un abonnement professionnel

Avant d’acheter une imprimante Xerox, la plupart des décideurs regardent le prix machine. C’est normal.

Sauf que ce prix ne dit rien du coût réel sur quatre ou cinq ans. Les interventions, les consommables, les pièces détachées, c’est là que les budgets dérapent quand il n’y a pas de contrat de maintenance.

Chez Bureau Concept, nous gérons des parcs d’impression pour des PME, des cabinets médicaux, des cabinets d’expertise comptable et des collectivités dans la région du Gers et des Hautes-Pyrénées. Voilà ce que nous observons depuis des années : un parc sans contrat coûte entre 30 et 40 % de plus sur la durée de vie des machines. Ce n’est pas une estimation, c’est ce que mesure IDC dans son analyse du coût total de possession (TCO) des équipements d’impression professionnels.

Cet article détaille ligne par ligne ce qu’un abonnement de maintenance Xerox couvre réellement, ce qu’il ne couvre pas, et comment choisir la formule adaptée à votre volume et à vos contraintes.

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Pourquoi le prix d’achat d’une imprimante Xerox ne dit pas tout ?

Une imprimante Xerox professionnelle A3 multifonction, modèle Xerox VersaLink C7120, Xerox AltaLink C8145, Xerox PrimeLink, peut tourner entre 3 000 et 20 000 euros à l’achat selon la configuration. C’est la dépense visible. La dépense invisible, c’est ce qui suit : un kit de fusion à renouveler tous les 200 000 impressions, des tambours usés après 50 à 100 000 pages, du toner Xerox d’origine à commander régulièrement, et une intervention technique à chaque panne, main-d’œuvre comprise.

Le cabinet d’analyse Quocirca publie chaque année son Print Index. Dans l’édition 2024, 67 % des décideurs IT européens placent la qualité du support technique après-vente comme premier critère de choix d’un fournisseur d’impression. Pas le prix machine, pas les fonctionnalités : le support. Ce chiffre résume bien pourquoi le contrat de maintenance n’est pas un accessoire, mais la colonne vertébrale du budget impression. Ce qui est intéressant, c’est qu’en travaillant avec nous, vous avez la proximité, le professionnalisme et la réactivité si vous tombe en panne par exemple.

Un dernier repère : selon les analyses Xerox sur l’exploitation des parcs sous contrat MPS (Managed Print Services), le coût par page d’une machine sans contrat peut être deux à trois fois supérieur à celui d’une machine sous click charge, parce que les consommables sont achetés en urgence, souvent à prix fort, et que les pannes s’accumulent sans suivi préventif.

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Les différents niveaux de contrat de maintenance Xerox

Xerox propose plusieurs formules. La distinction entre elles n’est pas une question de marketing, elle est structurelle et conditionne ce que vous payez, quand vous le payez, et surtout ce qui se passe quand la machine tombe en panne un lundi matin à 8 h 30 par exemple.

La maintenance corrective seule

C’est le niveau d’entrée. Le contrat couvre la main-d’œuvre du technicien lors des interventions sur site, mais les pièces détachées restent facturées séparément. Il n’y a pas de délai d’intervention garanti contractuellement, ou alors des fenêtres larges, souvent 24 à 48 heures ouvrées. Ce niveau convient aux structures qui impriment peu (moins de 5 000 pages par mois) et dont l’activité tolère une immobilisation ponctuelle.

Le contrat click charge (contrat à la page)

C’est la formule la plus répandue pour les PME et les professions libérales. Vous payez un coût par page imprimée, le fameux « click », qui englobe plusieurs choses à la fois : les consommables Xerox d’origine, les pièces détachées d’usure, et la main-d’œuvre des techniciens. Le prix du clic varie selon que l’impression est en noir et blanc ou en couleur, et selon le volume mensuel déclaré au contrat. Plus le volume est élevé, plus le coût unitaire baisse.

Deux points à vérifier systématiquement avant de signer que cela soit chez nous à Bureau Concept ou un autre :

• Est-ce que le contrat inclut le papier ? Non, dans la plupart des formules Xerox.
• Est-ce qu’il y a un minimum de facturation mensuelle si vous n’atteignez pas le volume déclaré ? Oui, généralement. Ce sont les deux clauses qui créent le plus de friction en cours de contrat.

Le contrat Full Service ou Managed Print Services (MPS)

C’est la formule complète. Elle intègre le click charge, plus la surveillance à distance du parc via Xerox CareAware, les interventions préventives avant panne, et des délais d’intervention SLA garantis contractuellement, généralement 4 heures ouvrées ou plus, pour les contrats prioritaires, J+1 pour les standards. Certaines formules MPS incluent aussi les mises à jour firmware et la révision annuelle des équipements. Nous préconisons cette solution car vous avez tout en 1 en fait.

Pour une structure dont l’impression est au cœur de l’activité, un cabinet de radiologie, une étude notariale, un service RH qui gère des dossiers physiques, le MPS est la seule formule qui couvre vraiment l’ensemble des risques.

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Ce que couvre concrètement un abonnement Xerox professionnel

Les consommables : toner, tambour, kits de fusion

Dans un contrat click charge ou MPS, les consommables suivants sont inclus, et c’est là que se joue une grande partie de l’économie réelle.

• Le toner Xerox d’origine. Pas de cartouche compatible, pas de toner rechargé. Du toner certifié Xerox. Cela a deux conséquences directes : la qualité d’impression reste stable dans le temps, et la garantie machine n’est pas remise en question.
• Les tambours (drums). Le tambour conditionne la netteté de l’image imprimée. Son remplacement est prévu dans le coût au clic, sur la base du compteur machine.
• Les kits de maintenance. Fuser (l’élément chauffant qui fixe le toner sur le papier), rouleaux de transfert, rouleaux d’alimentation : ces pièces s’usent mécaniquement et sont remplacées à intervalles définis par Xerox, avant qu’elles ne causent des problèmes de qualité ou des bourrages répétés.

Les interventions techniques et les délais garantis

Un contrat bien rédigé nomme des délais. Chez Bureau Concept, les délais que nous respectons sur les secteurs d’Auch et de Tarbes sont de quelques heures ouvrées. La main-d’œuvre du technicien est incluse, quel que soit le temps d’intervention. Il n’y a pas de surprise en fin de mois.

Un point souvent ignoré : certains contrats low-cost du marché garantissent des délais sur papier mais les calculent en heures calendaires, week-end compris. Ce n’est pas la même chose. Vérifiez toujours si les délais sont en heures ouvrées ou en heures calendaires.

La téléassistance et le monitoring à distance via Xerox CareAware

Xerox CareAware est la plateforme de surveillance à distance intégrée aux équipements Xerox professionnels récents. Elle remonte automatiquement les alertes : niveau de toner bas, erreur mécanique détectée, seuil de maintenance atteint. Le technicien reçoit l’alerte, commande la pièce ou le consommable si besoin, et intervient souvent avant que l’utilisateur ne constate quoi que ce soit.

En pratique, cela signifie que pour beaucoup de pannes potentielles, le problème est réglé avant qu’il ne devienne un problème. C’est un avantage difficile à chiffrer, mais les entreprises qui l’ont expérimenté ne reviennent pas à la maintenance curative classique.

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Les mises à jour logicielles et firmware

Les multifonctions Xerox professionnels fonctionnent avec des systèmes embarqués qui évoluent. Un contrat MPS intègre les mises à jour firmware, qui apportent plusieurs choses : des correctifs de sécurité (les données qui transitent par un copieur réseau sont soumises au RGPD, un point que beaucoup d’entreprises négligent), des améliorations des fonctions d’impression sécurisée, et des corrections de bugs identifiés par Xerox après commercialisation.

Ce qu’un contrat de maintenance Xerox ne couvre pas

Cette partie mérite autant d’attention que la précédente. Voici les exclusions les plus fréquentes, celles que nous clarifions systématiquement avant la signature d’un contrat.

• Les dommages accidentels. Une machine qui tombe, un objet introduit dans le mécanisme, un dégât des eaux : hors contrat dans tous les cas. L’assurance matérielle de l’entreprise doit couvrir ce risque.
• Les consommables tiers. Utiliser du toner compatible non certifié Xerox annule généralement la prise en charge des pannes liées à ce composant. Certains contrats vont plus loin et excluent toute intervention si des consommables tiers sont détectés dans la machine. C’est une clause à lire avec soin.
• Le papier. Sauf accord spécifique, il n’est jamais inclus dans le click charge standard.
• Les surtensions électriques. Une imprimante Xerox A3 professionnelle coûte entre 3 000 et 15 000 euros. Un onduleur coûte 150 euros. Beaucoup d’entreprises font l’économie de l’onduleur jusqu’au jour où elles ne le font plus.
• Les déménagements hors zone. Si votre entreprise change d’adresse et sort de la zone couverte par le technicien attitré, cela peut entraîner une révision du contrat ou des frais de déplacement supplémentaires.
• La reconfiguration réseau. La configuration initiale à l’installation est généralement incluse. Les reconfigurations liées à des changements d’infrastructure réseau du client, nouveau serveur, changement de domaine, migration vers le cloud, sont facturées séparément.

Bureau Concept : ce que signifie être Xerox Gold

Le statut Xerox Gold Partner n’est pas automatique. Il repose sur des critères de volume, de formation technique des équipes, et de résultats en matière de satisfaction client. Xerox audite ses partenaires. Cela signifie que notre équipe est formée directement par Xerox, sur l’ensemble des gammes commercialisées, des VersaLink aux AltaLink en passant par les PrimeLink.

Nous couvrons le Gers, les Hautes-Pyrénées. Notre base à Auch dessert l’ensemble du département 32 ; notre implantation à Tarbes couvre les Hautes-Pyrénées et les zones limitrophes. Les délais d’intervention que nous affichons dans nos contrats sont ceux que nous tenons.

Sur chaque contrat de maintenance que nous signons, il y a un interlocuteur technique identifié. Pas un numéro de hotline nationale. Une personne que vous pouvez appeler directement, qui connaît votre parc et son historique. C’est une différence de fonctionnement que nos clients mentionnent régulièrement quand ils comparent avec leurs expériences passées.

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Comment choisir le bon contrat de maintenance Xerox pour votre structure

La bonne formule dépend de trois variables : votre volume mensuel, la criticité de l’impression dans votre activité, et votre capacité à absorber une immobilisation machine sans frais supplémentaires.

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Notre FAQ Bureau Concept : le contrat de maintenance Xerox

Le contrat de maintenance est-il obligatoire lors de l’achat d’une imprimante Xerox ?

Non. Aucun texte ne l’impose. Mais sans contrat, chaque intervention est facturée à l’acte : main-d’œuvre, pièces, déplacement et les consommables sont achetés séparément, souvent en urgence. Sur une machine A3 qui tourne à 30 000 pages par mois, cela devient rapidement un budget non maîtrisé. La garantie constructeur Xerox couvre généralement 12 mois pièces et main-d’œuvre. Après, vous êtes seul.

Peut-on souscrire un contrat de maintenance sur une imprimante Xerox d’occasion ?

Oui, mais sous conditions. La machine doit passer un audit technique préalable. Si l’état du matériel le justifie, nous pouvons proposer un contrat adapté. C’est une bonne option pour les structures qui ont repris un parc existant sans historique de maintenance documenté.

Quelle est la durée minimale d’engagement d’un contrat Xerox ?

Les contrats sont généralement proposés sur 12, 24 ou 36 mois. Un contrat 36 mois offre des coûts au clic plus bas, mais il engage sur une durée où les volumes peuvent évoluer. Notre conseil : ne pas s’engager sur 36 mois sans avoir analysé l’évolution prévisible de votre activité sur la période.

Le contrat click charge est-il révisable si nos volumes changent significativement ?

Les contrats Xerox fonctionnent avec des paliers de volume. Si votre activité croît ou se contracte de façon significative, une révision des tranches est possible en cours de contrat. Il faut simplement le négocier à la signature, ne pas attendre que le décalage entre volume déclaré et volume réel devienne un problème de facturation.

Que se passe-t-il si la machine est irréparable en cours de contrat ?

Dans le cadre d’un contrat MPS, les conditions générales Xerox prévoient une clause de remplacement machine pour les équipements qui ne peuvent plus être maintenus dans des conditions normales. Les modalités, délai de remplacement, modèle substitué, sont précisées dans le contrat signé. C’est un point à vérifier avant signature, pas après.

La maintenance couvre t-elle la sécurité des données sur la machine ?

Partiellement. Les mises à jour firmware incluses dans le MPS apportent des correctifs de sécurité. Mais le chiffrement du disque dur, l’effacement sécurisé des données, et la gestion des droits d’accès sont des fonctions qui dépendent de la configuration initiale et des options souscrites, pas du contrat de maintenance. Si la sécurité des données est un sujet dans votre structure, parlez en avec nous lors du dimensionnement du parc.

Un contrat de maintenance Xerox n’est pas une assurance tous risques. C’est un cadre qui précise ce qui est couvert, ce qui ne l’est pas, et qui garantit un délai d’intervention. La différence entre un bon contrat et un mauvais, c’est souvent dans les détails : le type d’heures (ouvrées ou calendaires), la présence ou non d’une clause de remplacement machine, et l’identité de l’interlocuteur technique.

Nous vous accompagnons de l’audit de votre parc actuel au choix du contrat adapté, en passant par la formation de vos équipes aux fonctionnalités des équipements.

RGPD et impression

par Bureau Concept | Mai 21, 2026 | Imprimante d'entreprises, Imprimante Xerox | 0 commentaire

RGPD et impression : ce que votre parc d’imprimantes doit respecter en 2026

Un article rédigé par notre équipe terrain Bureau Concept sur un sujet peu commun et assez technique : la RGPD et les impressions.

Quand on parle de conformité RGPD dans une entreprise, les premières images qui viennent à l’esprit sont celles des bases de données, des formulaires en ligne, des cookies. L’imprimante, elle, reste dans l’ombre. C’est précisément pour ça qu’elle est devenue l’un des vecteurs de fuite de données les plus fréquents dans les PME françaises.

Selon le rapport Quocirca Print Security Landscape 2024, 67 % des entreprises européennes ont subi au moins une violation de données liée à l’impression au cours des douze derniers mois. En France, la CNIL a enregistré 5 629 notifications de violations de données en 2023, soit une hausse de 14 % par rapport à 2022. Une part non négligeable de ces violations implique des documents physiques ou des équipements multifonctions mal sécurisés.

Chez Bureau Concept, nous travaillons avec des TPE, des PME et des collectivités dans le Gers, à Auch, à Tarbes et dans tout le bassin de l’Occitanie. Ce qu’on constate sur le terrain, c’est que la question de la conformité RGPD des parcs d’impression est rarement posée, souvent reportée, et parfois complètement ignorée. Cet article a pour objectif de changer ça.

Imprimantes Xerox

L’imprimante, l’angle mort de votre politique RGPD

Des données qui voyagent sans qu’on le sache

Ici, il ne sera pas question de marque d’imprimante que cela soit Xerox, HP ou autre, toutes les imprimantes sont impliquées. Une imprimante moderne n’est plus un simple périphérique de sortie. C’est un ordinateur à part entière, connecté au réseau local, parfois à Internet, doté d’un disque dur interne, d’une mémoire flash, d’un processeur, d’une adresse IP, d’un serveur web embarqué et souvent d’un accès aux e-mails ou aux clouds de stockage. La totalité des documents qui transitent par la machine : factures, contrats, bulletins de paie, données médicales, coordonnées clients, est stockée temporairement, et dans certains cas définitivement, sur ce disque interne.

IDC estime que plus de 60 % des imprimantes professionnelles en service aujourd’hui conservent des images de documents sur leur mémoire interne, même après la fin d’une session. Quand un appareil est revendu, mis en leasing ou simplement réformé sans effacement sécurisé du disque dur, les données partent avec.

« Les dispositifs d’impression sont souvent le maillon le plus faible de la chaîne de sécurité informatique d’une organisation. Ils sont connectés au réseau mais rarement inclus dans les politiques de sécurité formelles. » ,  Ponemon Institute, State of Print Security Report

Le bac de sortie comme source de fuite

Il y a aussi la dimension physique, qu’on oublie trop facilement. Un document imprimé et oublié dans le bac de sortie pendant 2 heures par exemple, dans un open space : c’est une violation de données potentielle au sens du RGPD. Le règlement ne distingue pas les fuites numériques des fuites papier.

Article 4 du RGPD : sont des données personnelles toutes les informations qui permettent d’identifier directement ou indirectement une personne physique. Un bon de commande avec un nom, une adresse, un montant, c’est une donnée personnelle. Un bulletin de salaire imprimé par erreur sur une imprimante partagée et récupéré par un collègue, c’est une violation au sens strict.

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Ce que le RGPD impose à vos équipements d’impression : la partie technique et juridique

L’article 32 : la sécurité du traitement

L’article 32 du RGPD oblige le responsable de traitement à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque. Cette obligation générale s’applique aux imprimantes et aux multifonctions dès lors qu’ils traitent des données personnelles, c’est-à-dire dans la quasi-totalité des cas en entreprise.

Concrètement, ça veut dire qu’une imprimante connectée à votre réseau qui n’est pas à jour de ses firmwares, qui accepte les connexions non authentifiées, qui stocke les documents sans chiffrement et qui n’enregistre aucun log d’activité est en non-conformité RGPD. Pas d’interprétation possible. La CNIL le dit clairement dans ses guides sectoriels.

Le Privacy by Design appliqué à l’impression

Le concept de Privacy by Design, inscrit à l’article 25 du RGPD, impose d’intégrer la protection des données dès la conception du traitement, et non en réaction à un incident. Appliqué à l’impression, cela signifie que lors du renouvellement d’un parc ou de l’achat d’un nouveau multifonction, la conformité RGPD doit être un critère de sélection au même titre que la vitesse d’impression ou le coût à la page.

C’est précisément pourquoi nous recommandons chez Bureau Concept des équipements Xerox qui intègrent nativement des fonctions de sécurité avancées : chiffrement AES 256 bits des données sur disque dur, effacement sécurisé conforme aux standards NIST 800-88, authentification par badge ou code PIN, journalisation des activités et gestion des droits d’accès granulaire.

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Les 8 points de conformité à vérifier sur votre parc d’impression en 2026

La mise en conformité d’un parc d’impression n’est pas une opération unique. C’est un ensemble de points à vérifier, à configurer et à documenter.

Voici les 8 vérifications que nous réalisons systématiquement lors d’un audit de parc chez nos clients qu’ils soient dans le Gers ou les Hautes-Pyrénées.

1. Le chiffrement du disque dur interne

Toute imprimante multifonction dotée d’un disque dur interne doit chiffrer les données qu’elle stocke. Le standard attendu en 2026 est le chiffrement AES 256 bits. Sans ce chiffrement, n’importe qui ayant accès physique à la machine peut extraire les données avec un simple adaptateur. Certains appareils d’entrée de gamme ne proposent toujours pas cette fonctionnalité en standard. C’est un point éliminatoire lors d’un achat.

2. L’authentification avant impression

La fonction d’impression sécurisée (également appelée Follow-Me Printing, impression de suivi ou pull printing) permet de retenir le document dans une file d’attente sécurisée et de ne le libérer qu’après identification de l’utilisateur sur l’appareil, par badge RFID, code PIN ou identification biométrique. Ce mécanisme réduit drastiquement le risque de documents oubliés dans le bac de sortie.

3. L’effacement sécurisé des données

Deux niveaux d’effacement sont à distinguer. L’effacement automatique après chaque tâche, qui supprime les données de travail de la mémoire vive et du disque une fois le document imprimé. L’effacement sécurisé complet lors de la réforme ou du changement de prestataire, qui doit répondre aux spécifications NIST 800-88 ou équivalentes. Sans ce second niveau, revendre ou rendre une machine en fin de contrat revient à transmettre une clé USB remplie de vos données clients.

4. La gestion des mises à jour de firmware

Les firmwares des imprimantes contiennent régulièrement des correctifs de sécurité. Or, selon Quocirca, moins de 40 % des entreprises appliquent ces mises à jour de façon systématique. Un firmware obsolète, c’est une porte ouverte sur votre réseau. Nous configurons chez nos clients des alertes automatiques et des mises à jour programmées via les outils de gestion à distance Xerox CentreWare Web ou Xerox Device Manager.

5. La segmentation réseau

Vos imprimantes doivent idéalement être placées dans un VLAN dédié, isolé du reste du réseau de production. Cette segmentation empêche qu’une compromission d’un périphérique d’impression serve de point d’entrée vers vos serveurs de fichiers ou votre ERP. C’est une recommandation de l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) que nous intégrons systématiquement dans nos préconisations d’installation.

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6. La journalisation des activités

En cas de violation de données, vous devez être en capacité de démontrer qui a imprimé quoi, quand et depuis quel poste. Les logs d’impression sont une preuve de diligence vis-à-vis de la CNIL. Les multifonctions Xerox de gamme professionnelle permettent d’exporter ces journaux vers un système SIEM ou simplement vers un serveur de logs centralisé.

7. La politique de mot de passe et d’accès administrateur

Le mot de passe administrateur par défaut des imprimantes est souvent « admin », « 1111 » ou la même valeur pour toute la gamme du fabricant. Ces identifiants sont publics, répertoriés dans les manuels en ligne, et constituent un vecteur d’attaque trivial. Changer ces mots de passe dès l’installation et limiter l’accès à l’interface d’administration au seul réseau d’administration est une mesure de base que trop d’entreprises n’appliquent pas.

8. Le registre des traitements

L’article 30 du RGPD impose de tenir un registre des traitements de données. Vos imprimantes doivent y figurer en tant qu’outil de traitement, avec la liste des catégories de données traitées, les mesures de sécurité en place, les durées de conservation et les éventuels sous-traitants impliqués (fabricant, prestataire de maintenance, fournisseur de consommables). Ce registre est le premier document que la CNIL demande lors d’un contrôle.

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Choisir un équipement conforme RGPD : ce que nous regardons chez Bureau Concept

Dans les 2 départements ou nous intervenons, nous accompagnons des structures très différentes : cabinets médicaux à Auch, études notariales à Mirande, collectivités dans le Grand-Auch, PME industrielles dans la zone de Tarbes-Lourdes. Dans tous ces contextes, la question de la conformité n’est pas la même, mais les critères de sélection des équipements convergent.

Les certifications et labels à exiger

Lors d’un achat, nous regardons systématiquement la présence des certifications Common Criteria (ISO 15408) : le standard international d’évaluation de la sécurité des systèmes d’information, la certification IEEE 2600 spécifique aux périphériques d’impression, et la conformité au standard FIPS 140-2 pour le chiffrement. Les multifonctions Xerox de la gamme AltaLink et VersaLink, que nous commercialisons et installons, répondent à ces standards et disposent de politiques de sécurité documentées publiquement.

Notre position dans le Gers

Nous sommes Xerox Gold Partner depuis de nombreux années maintenant, ce qui signifie que nous avons accès aux outils de configuration avancée, aux formations constructeur et au support technique de niveau supérieur. Concrètement, quand nous installons une machine chez un client, nous ne la sortons pas du carton et nous ne partons pas. Nous configurons la sécurité réseau, nous paramétrons les droits d’accès, nous activons le chiffrement et l’effacement automatique, et nous formons le référent informatique interne. La conformité RGPD d’un parc d’impression ne dépend pas que de la machine. Elle dépend aussi de l’installateur.

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Ce que risque votre entreprise en cas de non-conformité

Les sanctions de la CNIL

La CNIL peut prononcer des sanctions financières allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial annuel, selon le montant le plus élevé. Dans la pratique, les amendes infligées aux PME françaises se situent plutôt entre quelques milliers et quelques centaines de milliers d’euros. En 2022, la CNIL a sanctionné la société Dedalus Biologie à hauteur de 1,5 million d’euros pour une violation de données médicales qui impliquait, entre autres, des données exportées depuis des logiciels sans chiffrement adéquat. Le principe de cette sanction des données sensibles non protégées sur des systèmes connectés, s’applique tout aussi bien à un disque dur d’imprimante.

Au-delà de l’amende, c’est la notification obligatoire qui fait souvent le plus de dégâts. Toute violation de données présentant un risque pour les personnes concernées doit être notifiée à la CNIL dans les 72 heures. Si les personnes dont les données ont été compromises doivent être informées, c’est la réputation de l’entreprise qui prend le coup.

L’exemple d’une violation liée à l’impression

En 2021, une clinique allemande a subi une violation de données après qu’un ancien prestataire de maintenance a récupéré un multifonction en fin de leasing sans effacement du disque dur. Les données de plusieurs centaines de patients, noms, numéros de sécurité sociale, diagnostics, étaient lisibles. Le règlement amiable a coûté plusieurs centaines de milliers d’euros. L’équipement en question avait moins de cinq ans. La clause d’effacement sécurisé n’était pas dans le contrat de leasing.

C’est un scénario que nous évitons chez nos clients en intégrant systématiquement une clause d’effacement sécurisé dans les contrats de maintenance et de reprise de matériel. Ce n’est pas de la paranoïa. C’est du bon sens contractuel en fait !.

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Comment nous accompagnons les entreprises du Gers et des Hautes-Pyrénées vers la conformité ?

L’audit de parc d’impression

Nous proposons un audit complet du parc d’impression pour les entreprises qui souhaitent évaluer leur niveau de conformité RGPD. Cet audit passe en revue l’ensemble des périphériques connectés au réseau,  imprimantes locales, multifonctions en réseau, traceurs, leur configuration réseau, leur version de firmware, les fonctions de sécurité activées ou non, et les pratiques des utilisateurs. À l’issue de l’audit, nous pouvons remettre, si vous le souhaitez un rapport avec un plan d’actions priorisé et chiffré.

Le renouvellement de parc orienté conformité

Pour les structures qui ont un parc vieillissant, le renouvellement est souvent l’occasion idéale de passer à des équipements conformes. Nous proposons des solutions de leasing ou de location longue durée incluant la maintenance, la gestion à distance, les mises à jour de firmware et l’effacement sécurisé en fin de contrat. C’est une approche qui transforme la conformité RGPD en coût maîtrisé et prévisible plutôt qu’en risque latent.

La formation des utilisateurs

La technique ne suffit pas. Nous formons aussi les équipes aux bonnes pratiques d’impression : ne jamais laisser un document dans le bac de sortie, utiliser la fonction d’impression sécurisée, ne pas connecter de clés USB non identifiées aux ports des multifonctions, signaler tout comportement anormal de la machine. En Occitanie comme ailleurs au final, les violations de données ne sont pas toujours liées à une attaque externe. Souvent, c’est une erreur humaine.

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Notre FAQ Bureau Concept : Les questions fréquentes sur le RGPD et l’impression

Une TPE de moins de 10 salariés est-elle concernée par le RGPD pour ses imprimantes ?

Oui, sans exception. Le RGPD s’applique à toute entité qui traite des données personnelles, quelle que soit sa taille. Dès qu’une TPE imprime des factures, des contrats ou des fiches clients sur une imprimante réseau, elle est concernée. Les obligations sont les mêmes ; seule la complexité des mesures à mettre en œuvre est proportionnée à la sensibilité des données traitées et aux risques associés.

Faut-il faire figurer les imprimantes dans le registre des traitements RGPD ?

Oui. Les imprimantes et multifonctions sont des outils de traitement de données personnelles. Ils doivent figurer dans le registre des traitements en tant que sous-entrée des traitements qu’ils supportent (gestion des RH, des clients, des fournisseurs, etc.). Vous devez y indiquer les mesures de sécurité en place : chiffrement, authentification, politique de conservation des logs.

Que se passe-t-il si on rend une imprimante en fin de leasing sans effacer le disque dur ?

Le bailleur ou le prestataire reprend l’équipement avec potentiellement l’ensemble des données qui y sont stockées. Vous restez responsable de traitement de ces données. Si elles sont ensuite exploitées par un tiers, vous pouvez être tenu pour responsable d’une violation de données et contraint de notifier la CNIL. La solution est simple : exiger contractuellement une attestation d’effacement sécurisé lors de chaque reprise de matériel.

Les imprimantes Wi-Fi sont-elles plus risquées que les imprimantes câblées ?

Le Wi-Fi ajoute un vecteur d’attaque supplémentaire si le réseau sans fil n’est pas correctement sécurisé (WPA2 ou WPA3, mot de passe fort, réseau invité séparé). Dans un environnement professionnel, nous recommandons de connecter les imprimantes en filaire sur un VLAN dédié et de désactiver la connexion Wi-Fi directe si elle n’est pas nécessaire. L’ANSSI recommande la même approche dans son guide sur la sécurité des architectures réseau d’entreprise.

Comment nous pouvons vous aider concrètement à mettre nos imprimantes en conformité RGPD ?

Nous réalisons un audit de votre parc existant si vous le souhaitez, nous vous proposons un plan d’action avec les configurations à modifier et les équipements à remplacer si nécessaire, nous assurons l’installation et le paramétrage complet. Nous sommes joignables à Auch et à Tarbes, et nous intervenons dans tout le Gers, les Hautes-Pyrénées. Contactez-nous directement pour un premier rendez-vous.

Le RGPD impose-t-il un délai de conservation des logs d’impression ?

Le RGPD impose le principe de minimisation et de limitation de la conservation. Les logs d’impression contenant des données personnelles (identifiant utilisateur, heure, nom du document) ne doivent pas être conservés indéfiniment. La CNIL recommande en général une durée de conservation comprise entre 3 et 6 mois pour les logs de sécurité, sauf obligation légale contraire (par exemple dans certains secteurs régulés). Cette durée doit figurer dans votre registre des traitements.

Nous ne vendons pas que des imprimantes. Nous proposons des parcs d’impression qui fonctionnent, qui durent et qui protègent vos données. Si vous êtes dans le Gers, les Hautes-Pyrénées ou en Occitanie, et que vous voulez qu’on passe en revue votre parc, appelez-nous ou passez nous voir à Auch ou à Tarbes. On prend le temps de regarder votre situation réelle, pas celle d’une entreprise fictive dans un guide générique.

2 nouvelles presses de production font leur entrée sur le marché… et elles sont disponibles chez nous à Auch et Tarbes

par Bureau Concept | Nov 10, 2025 | Imprimante d'entreprises, Imprimante Xerox

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Imprimante ou photocopieur ? Le guide pour faire le bon choix avec Xerox

par Bureau Concept | Mai 21, 2025 | Imprimante d'entreprises, Imprimante Xerox

Imprimante ou photocopieur ?

Le guide pour faire le bon choix avec Xerox

Un nouvel article rédigé par notre équipe Bureau Concept sur les imprimantes qui sont plutôt destinés aux particuliers et les photocopieurs pour les professionnels.

Vous hésitez entre acheter une imprimante ou investir dans un photocopieur professionnel ?

Vous êtes au bon endroit. Que vous dirigiez une entreprise, un cabinet médical, une collectivité ou un bureau d’études, le choix entre ces deux équipements a une réelle différence entre les coûts d’impression et l’organisation quotidienne de votre entreprise.

Chez Bureau Concept, concessionnaire Xerox à Auch et Tarbes depuis plus de 40  ans, nous accompagnons nos clients dans leur transition numérique et leur équipement bureautique avec des solutions personnalisées.

Nous vous proposons un guide clair et plutôt complet orienté sur les solutions Xerox, pour vous aider à faire le bon choix entre imprimante et photocopieur.

Imprimante ou photocopieur : Quelles sont les différences ?

L’imprimante professionnelle : compacte et efficace

L’imprimante est avant tout un équipement dédié à l’impression de documents depuis un ordinateur ou un terminal mobile. Elle peut être jet d’encre ou laser, couleur ou noir et blanc, monofonction ou multifonction.

Chez Xerox, les imprimantes comme la Xerox VersaLink C415 ou la Xerox B415 sont réputées pour leur fiabilité, leur connectivité et leur performance énergétique. Elles conviennent parfaitement aux petites structures, indépendants ou équipes nomades, et même les particuliers.

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Le photocopieur multifonction : Le véritable hub documentaire

Le photocopieur professionnel d’aujourd’hui n’est plus uniquement une machine à copier. C’est un équipement multifonction (ou MFP – Multifunction Printer) qui imprime, copie, scanne, fax, archive et même déploie des workflows documentaires automatisés. Vous pouvez même connecter votre smartphone au photocopieur.

Les modèles comme la série C 82 ou la série B 72 sont capables de gérer de gros volumes, avec des fonctionnalités avancées comme la reconnaissance optique de caractères (OCR), la numérisation vers le cloud, ou encore l’impression mobile sécurisée.

Déterminer vos besoins dès le départ : la clé pour choisir intelligemment entre les 2

Le volume d’impression mensuel : le critère majeur

C’est souvent le critère n°1 à évaluer si vous ne voulez pas vous tromper : combien de pages imprimez-vous par mois ?

• Moins de 1000 pages/mois → une imprimante professionnelle suffit.

• Entre 1000 et 10 000 pages/mois → photocopieur multifonction recommandé.

• Plus de 10 000 pages/mois → optez pour un copieur connecté haut volume Xerox.

Ce que nous vous recommandons c’est de bien penser à intégrer les impressions couleur, les scans et les copies dans ce calcul global avec aussi les fournitures.

Le nombre d’utilisateurs connectés au photocopieur ou à l’imprimante

• 1 à 3 utilisateurs : une imprimante de bureau ou MFP d’entrée de gamme suffit

• 4 à 20 utilisateurs : un photocopieur connecté en réseau, avec authentification et gestion des utilisateurs.

• +20 utilisateurs : solutions Xerox AltaLink ou plus, avec gestion avancée des flux documentaires.

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La sécurité et la confidentialité des documents

Par ailleurs, il y a des domaines ou la sécurité doit être une priorité. Dans les secteurs médicaux, juridiques ou administratifs, la protection des données est essentielle. Xerox propose des fonctions de sécurisation des impressions par code PIN, cryptage des données et conformité RGPD, disponibles surtout sur ses copieurs multifonctions.

Les avantages d’une imprimante Xerox

Le faible coût à l’achat

L’imprimante est moins chère à l’acquisition. Idéal pour un démarrage ou un besoin ponctuel. Les modèles comme la Xerox C235 permettent d’accéder à la technologie laser couleur, au Wi-Fi, et à des performances professionnelles à moindre coût. En tant que particulier, les offres sont intéressantes et les fournitures ne sont pas trop chères non plus.

Le format compact et rapide à installer

Une installation rapide, souvent plug-and-play, un encombrement réduit… voila comment sont présentées les imprimantes et les photocopieurs Xerox. L’imprimante est parfaite pour les espaces réduits, bureaux nomades ou solutions d’appoint.

La connectivité mobile et cloud

C’est la dernière nouveauté si l’on peut dire. Même les imprimantes Xerox les plus compactes sont compatibles avec AirPrint, Google Cloud Print, ou encore l’application Xerox Print Portal. Vous imprimez vos documents depuis un smartphone, une tablette ou un drive cloud, sans câble. Autant les particuliers que les professionnelles apprécie cette fonctionnalité.

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Pourquoi choisir un photocopieur Xerox ?

1 seul appareil tout en 1

Impression, copie, scan, envoi de fax, archivage, OCR, tri automatique, agrafage… Le photocopieur remplace plusieurs équipements et devient un véritable centre de production documentaire. Vous n’achetez plus plusieurs fournitures ou accessoires, vous avez tout avec votre photocopieur.

L’automatisation des processus et gain de temps

Grâce aux applications Xerox ConnectKey, vous numérisez un contrat, l’envoyez en un clic au bon service, le stockez dans votre GED, et lancez une impression sécurisée… sans quitter l’interface du photocopieur. C’est quand même pratique non

Le coût à la page optimisé

Même si l’investissement initial est plus élevé, les coûts d’impression par page sont réduits sur un photocopieur. Grâce à nos contrats qui incluent aussi la maintenance, vous maîtrisez vos dépenses tout en bénéficiant d’un suivi technique personnalisé.

La maintenance, SAV et accompagnement local

En choisissant Bureau Concept à Auch ou à Tarbes, vous bénéficiez d’un accompagnement de proximité, avec une équipe de techniciens qualifiés, et un contrat de service réactif incluant les consommables, les réparations et la mise à jour logicielle.

Si nous devions faire un résumé avec un tableau comparatif

Et si on vous aidait à choisir ? Le rôle du concessionnaire Xerox local

Chez Bureau Concept, nous savons que chaque entreprise a des besoins uniques. C’est pourquoi nous ne vendons pas simplement du matériel Xerox, nous proposons un accompagnement sur mesure :

• Audit gratuit de vos besoins d’impression

• Une démo personnalisée de nos équipements dans nos agences à Auch et Tarbes si vous le souhaitez

• Installation sur site et paramétrage réseau

• Contrats tout compris avec maintenance, consommables et télémaintenance

Ne choisissez pas seul ! Contactez nos équipes pour construire un environnement bureautique sur mesure, évolutif et économique

Pour résumé :

• Choisissez une imprimante Xerox si vous avez des besoins modérés, un budget réduit et un espace de travail limité.

• Optez pour un photocopieur multifonction Xerox si vous imprimez plus de 1000 pages/mois, si vous recherchez la polyvalence, la sécurité, et une réduction de vos coûts globaux.

Contactez-nous pour toute demande de renseignement.