Facture électronique obligatoire en septembre 2026 : ce que votre PME doit faire maintenant !

La date approche et beaucoup de chefs d’entreprise dans le Gers ne l’ont pas encore vraiment intégrée.

Septembre 2026, c’est dans moins de 3 mois. C’est le moment à partir duquel toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront être capables de recevoir des factures électroniques, et pour les grandes entreprises, d’en émettre également. L’émission devient obligatoire pour les PME un an plus tard, en septembre 2027.

Ce calendrier en deux temps a une conséquence directe : si vous ne commencez pas à vous organiser aujourd’hui, vous n’aurez pas le temps d’être prêt. Pas parce que c’est complexe, ça ne l’est pas tant que ça,  mais parce que choisir une solution, migrer vos flux, former vos équipes et tester prend du temps. Les entreprises qui ont géré ce type de transition dans les pays où la réforme a déjà eu lieu (Italie, Espagne, Mexique) s’accordent à dire qu’un délai de six à neuf mois est un minimum confortable.

Chez nous, à Bureau Concept, on accompagne les entreprises du Gers, du Grand Auch et de la zone Auch-Tarbes sur tout ce qui touche à la gestion documentaire et à la dématérialisation. Ce sujet, on le connaît de l’intérieur. Voici ce qu’il faut comprendre, et ce qu’il faut faire, maintenant.

 

Ce que dit la réforme, sans le jargon

La réforme de la facturation électronique entre entreprises est inscrite dans la loi de finances 2022 (article 26). Elle a été reportée une première fois à l’automne 2023 sur décision de la DGFiP, qui a préféré donner aux éditeurs de logiciels et aux plateformes plus de temps pour se certifier. Le nouveau calendrier, lui, est ferme.

Concrètement, la réforme crée deux obligations distinctes :

• L’e-invoicing : toutes les factures B2B entre entreprises françaises assujetties à la TVA devront transiter par une plateforme homologuée. Fini le PDF envoyé par email, ou du moins pas comme avant.
• L’e-reporting : pour les transactions qui ne sont pas couvertes par l’e-invoicing (ventes aux particuliers, opérations avec des clients à l’étranger), les entreprises devront transmettre des données de transaction à l’administration fiscale à intervalles réguliers.

 

L’objectif de l’État est clair : réduire la fraude à la TVA, estimée entre 13 et 20 milliards d’euros par an en France selon la Cour des comptes, et simplifier les déclarations fiscales grâce au pré-remplissage. Pour les entreprises, c’est aussi une occasion de gagner en efficacité, à condition de s’y prendre correctement.

« La généralisation de la facturation électronique entre assujettis à la TVA permettra de simplifier les obligations déclaratives des entreprises, de renforcer la lutte contre la fraude fiscale et d’améliorer la connaissance en temps réel de l’activité économique. » , DGFiP, Direction générale des Finances publiques, 2022

 

Le calendrier précis et ce qu’il implique pour les PME du Gers

Septembre 2026 : la réception devient universelle

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA doivent être capables de recevoir des factures électroniques, quelle que soit leur taille. TPE de deux salariés à Auch ou groupe industriel de la région toulousaine, personne n’y échappe. C’est aussi à cette date que les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés ou plus d’1,5 milliard d’euros de chiffre d’affaires) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) doivent commencer à émettre électroniquement.

Septembre 2027 : l’émission pour les PME et les TPE

Les PME (moins de 250 salariés, moins de 50 millions de chiffre d’affaires) et les micro-entreprises ont jusqu’au 1er septembre 2027 pour émettre leurs factures en format électronique structuré. C’est un an de décalage qui semble confortable, mais qui ne l’est pas tant que ça, si on intègre les délais réels de mise en place.

Ce que beaucoup de dirigeants de PME gersoises ne voient pas encore : l’obligation de réception en 2026 impose déjà une mise en conformité technique. Il faut s’inscrire sur une plateforme homologuée, paramétrer les flux entrants, vérifier que votre logiciel de comptabilité sait lire les formats imposés. Ce n’est pas anodin.

 

Les formats de factures électroniques reconnus : ce que ça change vraiment

C’est là que beaucoup de gens décrochent, parce qu’on leur parle de formats XML, de normes EN 16931 et d’autres acronymes.

Voici ce qu’il faut réellement comprendre. On a essayé d’être exhaustif mais le plus simple possible dans les explications. L’administration impose que les factures soient dans un format structuré ou mixte, c’est-à-dire lisible par une machine, et pas seulement par un humain.

3 formats sont officiellement reconnus :

Factur-X : le format mixte, probablement le plus adapté aux PME

Factur-X est un PDF enrichi d’un fichier XML intégré. On voit un document lisible à l’écran, comme un PDF classique, mais il contient en dessous les données structurées que les logiciels peuvent exploiter directement. C’est la norme franco-allemande (appelée ZUGFeRD côté allemand), et c’est probablement celle qui fera le moins peur aux équipes comptables qui ne sont pas encore à l’aise avec le tout-numérique.

Plusieurs niveaux de profil existent selon la complexité des données incluses : Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931, et Extended. Pour la grande majorité des factures courantes d’une PME gersoise, les profils Basic ou EN 16931 suffisent largement.

 

UBL et CII : le tout-structuré, pour les échanges entre grands systèmes

Universal Business Language (UBL) et Cross Industry Invoice (CII) sont des formats purement XML, sans représentation visuelle intégrée. Ce sont les formats qu’utilisent déjà les grands donneurs d’ordres dans l’industrie et la distribution. Si vous avez des clients grands comptes qui vous imposent des flux EDI (échange de données informatisé), vous y êtes probablement déjà exposés sans le savoir.

Pour la plupart des PME, ces formats ne sont pas à maîtriser en interne, c’est la plateforme partenaire qui gère la conversion.

 

PPF ou PDP : quelle plateforme pour passer ses factures ?

Le Portail Public de Facturation (PPF)

Le PPF est la plateforme gérée par l’État, l’évolution de Chorus Pro (déjà utilisé pour les factures aux administrations publiques). Il est gratuit et accessible à toutes les entreprises. Mais il a ses limites : pas d’intégration native avec la plupart des logiciels de gestion, fonctionnalités basiques, pas de gestion automatisée des flux.

• Pour une TPE avec quelques dizaines de factures par mois, c’est suffisant.
• Pour une PME avec des flux importants ou des processus intégrés, ça va vite devenir un frein.

 

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Les PDP sont des opérateurs privés certifiés par l’administration. Elles jouent le rôle d’intermédiaire entre votre système d’information et le PPF, en assurant la conversion, la transmission, l’archivage légal et le suivi des statuts de factures. C’est le choix que feront probablement la majorité des PME qui ont des volumes significatifs ou des systèmes ERP/comptables existants.

Parmi les acteurs du marché déjà certifiés ou en cours de certification : Chorus Pro, Sage, Cegid, Pennylane, Sellsy, Dext, Edi-Logistics, Esker, Yooz, Chorus Pro… La liste s’allonge vite. Certains éditeurs de logiciels comptables intègrent directement une PDP dans leur offre,  c’est souvent la solution la moins coûteuse en termes de changement d’organisation. Cependant, chez Bureau Concept, nous travaillons avec Zeendoc, un logiciel de dématérialisation, leader mondial.

« Les entreprises qui ont déployé la facturation électronique avant l’obligation légale constatent en moyenne une réduction de 60 à 80 % du coût de traitement de leurs factures fournisseurs. » , Étude Billentis, Electronic Invoicing / e-Billing 2023 , rapport de référence sur la dématérialisation en Europe

 

E-invoicing et e-reporting : la différence que peu de dirigeants comprennent

Ces deux termes se mélangent souvent, et c’est une source de confusion réelle dans les PME. La distinction est pourtant simple.

• L’e-invoicing concerne uniquement les factures B2B entre deux entreprises françaises assujetties à la TVA. C’est le flux principal de la réforme.
• L’e-reporting concerne tout le reste : ventes aux particuliers (B2C), factures internationales (export, intracommunautaire), et transactions avec des non-assujettis. Ces flux ne transitent pas par une plateforme de facturation, mais les données doivent être transmises périodiquement à l’administration sous un format structuré.

Concrètement : si vous vendez à la fois à des entreprises et à des particuliers , ce qui est le cas de beaucoup de commerces et d’artisans dans le Gers, vous serez soumis aux deux obligations simultanément. Il faut que votre solution gère les deux flux, pas seulement l’un des deux.

 

5 choses concrètes à faire maintenant

1. Auditer vos flux de facturation actuels

Avant de choisir quoi que ce soit, il faut savoir où vous en êtes. Combien de factures émettez-vous par mois ? Combien en recevez-vous ? Avec quel logiciel les gérez-vous ? Avez-vous des clients ou des fournisseurs qui émettent déjà en format structuré ? Qui, dans votre équipe, traite les factures aujourd’hui ? Cette photographie prend quelques heures, mais elle conditionne tout le reste. Chez Bureau Concept, on vous accompagne.

2. Vérifier la compatibilité de votre logiciel de comptabilité

C’est souvent là que se cache la vraie complexité. Si votre logiciel (Sage, EBP, Cegid, Quadratus, ou n’importe quel autre) ne supporte pas encore les formats Factur-X, UBL ou CII, vous avez deux options : mettre à jour vers une version compatible, ou passer par une PDP externe qui assure la conversion. Dans les deux cas, il faut contacter votre éditeur maintenant, pas dans six mois.

3. Identifier votre plateforme de dématérialisation

PPF ou PDP, gratuit ou payant, intégré à votre ERP ou solution autonome : ce choix dépend de votre volume de factures, de vos systèmes existants et de votre niveau de ressources internes. Un expert peut vous faire gagner beaucoup de temps sur cette décision.

4. Former vos équipes comptables et administratives

La résistance au changement dans les services comptables est réelle, et c’est normal. Une réforme qui change la façon de travailler au quotidien ne s’impose pas par décret interne. Il faut expliquer, montrer, accompagner. Prévoyez du temps pour ça, et commencez tôt.

5. Planifier votre migration avec un calendrier réaliste

Six à neuf mois est le minimum confortable, selon les retours d’expérience des pays qui ont déjà fait cette transition.

 

Ce que nous faisons pour les entreprises du Gers

Chez Bureau Concept, nous ne sommes pas un cabinet comptable ni un éditeur de logiciels. Ce que nous faisons, c’est accompagner les entreprises dans la dématérialisation de leurs processus documentaires, et la facture électronique en est l’exemple le plus concret en ce moment.

Nous travaillons avec des solutions les solutions de Zeendoc, qui intègrent des connecteurs vers les principales plateformes de dématérialisation du marché. Nous accompagnons nos clients dans l’analyse de leurs flux existants, dans le choix d’une solution adaptée à leur taille et leur organisation, et dans la mise en place technique.

Ce que nous observons sur le terrain dans le Gers, c’est que beaucoup de PME ont encore du papier dans leurs processus de facturation, pas parce qu’elles refusent le changement, mais parce que personne ne leur a présenté une voie claire. Notre rôle, c’est d’être cette voie claire. Pas de sur-vendre une solution, pas de complexifier inutilement, juste aider à passer d’un point A à un point B dans les délais et avec le moins de friction possible.

Si vous voulez faire le point sur votre situation, nous proposons un diagnostic gratuit pour les entreprises de la zone Auch-Tarbes et du département du Gers. Un échange d’une heure suffit généralement à identifier les points de blocage et les premières actions à engager.

 

Ce que disent les chiffres : la dématérialisation, un levier de compétitivité réel

On parle souvent de la facture électronique comme d’une contrainte réglementaire, et c’en est une. Mais les retours d’expérience des marchés où elle est déjà déployée racontent une autre histoire.

• En Italie, où la fatturazione elettronica est obligatoire depuis janvier 2019 pour toutes les entreprises, l’administration fiscale a constaté une réduction de l’écart de TVA (VAT gap) de 30 % entre 2018 et 2022, selon les données du Ministère de l’Économie italien.
• Le coût moyen de traitement d’une facture papier en France est estimé entre 15 et 20 euros, contre 4 à 6 euros pour une facture électronique traitée automatiquement, selon le cabinet Markess by exægis (étude 2023 sur la dématérialisation en entreprise).
• En France, 2 milliards de factures sont échangées chaque année entre entreprises, dont seulement 20 % sous forme électronique au sens de la réforme, selon les données de la DGFiP. Le potentiel de gain d’efficacité est donc considérable.
• Le délai moyen de paiement des factures électroniques est 7 à 10 jours plus court que celui des factures papier, selon l’étude European E-Invoicing Report 2023 de Billentis, un avantage de trésorerie direct pour les PME.

 

Cas particuliers : associations, auto-entrepreneurs, secteur agricole dans le Gers

Quelques précisions utiles pour des profils fréquents dans notre territoire :

Les auto-entrepreneurs et micro-entreprises

Ils sont bien concernés par la réforme, avec le calendrier décalé à septembre 2027 pour l’émission. Mais l’obligation de réception dès septembre 2026 s’applique aussi. Un auto-entrepreneur qui travaille pour des donneurs d’ordres devra donc être capable de recevoir leurs factures électroniques dès l’an prochain. Le PPF gratuit est une solution viable pour des volumes faibles.

Le secteur agricole

Les exploitations agricoles assujetties à la TVA (régime réel normal ou simplifié) sont concernées au même titre que les autres entreprises. Avec les fournisseurs d’intrants, de matériels, et les coopératives qui migrent progressivement vers la facturation électronique, les exploitants du Gers qui n’anticipent pas risquent de se retrouver en décalage avec leurs partenaires commerciaux avant même que l’obligation légale soit effective.

Les associations

Les associations assujetties à la TVA (celles qui ont une activité économique régulière) sont concernées. Les associations purement non-lucratives et non assujetties à la TVA ne le sont pas, sauf pour leurs éventuelles factures aux entreprises.

 

Notre FAQ Bureau Concept : Les questions posées le plus souvent sur le sujet :

Est-ce que le PDF envoyé par email sera toujours accepté après septembre 2026 ?

Non, pas dans les conditions actuelles. Un simple PDF sans données structurées intégrées (pas de fichier XML embarqué, pas de format Factur-X) ne sera plus considéré comme une facture électronique au sens de la réforme pour les transactions B2B entre entreprises françaises assujetties à la TVA. Vous devrez passer par une plateforme homologuée (PPF ou PDP) pour émettre et recevoir vos factures.

Est-ce que la réforme concerne aussi les factures internationales ?

L’e-invoicing (obligation de passer par une plateforme) ne concerne que les transactions entre entreprises françaises assujetties à la TVA. En revanche, les factures à destination de clients étrangers ou de particuliers font l’objet de l’e-reporting : vous n’avez pas à les faire transiter par une PDP, mais vous devrez transmettre des données agrégées à l’administration fiscale à intervalles réguliers (hebdomadaire ou mensuel selon les cas).

Mon logiciel de facturation actuel sera-t-il compatible ?

Ça dépend de l’éditeur et de la version que vous utilisez. Les grands éditeurs (Sage, Cegid, EBP, Sellsy, Pennylane…) ont tous annoncé des mises à jour pour être compatibles avant septembre 2026. Mais il faut vérifier si votre version actuelle (ou votre contrat de maintenance) inclut ces mises à jour, certains éditeurs profitent de la réforme pour pousser vers des abonnements plus chers. Posez la question directement à votre éditeur, en demandant par écrit la roadmap de compatibilité.

Que se passe-t-il si je ne suis pas en conformité en septembre 2026 ?

Des sanctions sont prévues par le texte de loi : 15 euros par facture non conforme, dans la limite de 15 000 euros par an. Ce n’est pas le sujet principal,  le sujet principal, c’est que si vos fournisseurs ou vos clients ont migré vers la facturation électronique et que vous n’êtes pas sur une plateforme compatible, vous ne pourrez tout simplement plus échanger de factures avec eux de façon réglementaire. Le risque opérationnel est bien plus immédiat que l’amende.

Combien ça coûte de se mettre en conformité ?

Le PPF (Portail Public de Facturation) est gratuit. Les PDP (plateformes privées) pratiquent des tarifs très variables : de quelques dizaines d’euros par mois pour les offres entrées de gamme à plusieurs centaines pour les solutions avec intégration ERP complète et gestion des flux complexes. Pour une PME de 10 à 50 salariés avec un volume moyen de factures, un budget de 50 à 150 euros par mois couvre généralement une solution PDP correcte, intégration incluse. Il faut aussi prévoir le temps interne de mise en place, souvent sous-estimé.

Peut-on encore signer des factures électroniques avec une signature manuscrite numérisée ?

Non. La signature manuscrite numérisée n’a aucune valeur légale pour la facturation électronique. Les pistes d’audit fiables (PAF), qui permettent d’assurer l’authenticité d’une facture, reposent sur trois méthodes : la signature électronique qualifiée, l’EDI sécurisé, ou la piste d’audit fiable documentée (processus interne prouvant le lien entre la facture et la transaction réelle). La plateforme que vous choisirez gère généralement cet aspect pour vous.

Bureau Concept peut-il m’accompagner dans cette démarche ?

Oui. Nous proposons un diagnostic gratuit pour les entreprises de la zone Auch-Tarbes et du Gers. L’objectif n’est pas de vous vendre une solution immédiatement, mais de comprendre votre situation actuelle, vos contraintes et vos volumes, pour identifier le chemin le plus adapté. Contactez-nous directement pour fixer un rendez-vous.

Septembre 2026, c’est proche. Pas angoissant, mais proche. Les entreprises qui attendent l’été 2026 pour commencer à se poser les questions prennent un risque réel, pas tant sur les sanctions que sur leur capacité à continuer à fonctionner normalement avec leurs partenaires commerciaux.

La bonne nouvelle, c’est que la réforme est bien mieux préparée en France qu’elle ne l’était il y a deux ans. Les solutions sont là, elles sont accessibles, et les éditeurs sont prêts, ou en passe de l’être. Il n’y a pas de raison technique de ne pas y arriver. La seule raison d’échouer, c’est d’attendre trop longtemps. Chez Bureau Concept, on est là pour ça.