Nano By Zeendoc : la solution simple et sécurisée pour gérer vos factures

par Olivier Bensoussan | Mai 28, 2025 | Dématérialisation Gestion Electronique de documents, Dématérialisation Zeendoc

Nano By Zeendoc : la solution simple et sécurisée pour gérer vos factures

La gestion des factures, l’enjeu stratégique pour les entreprises locales dès 2026 !

Une nouvelle petite révolution est née avec la nouvelle fonction de Zeendoc : Nano By Zeendoc sortie récemment. Nous avons donc décidé d’écrire un article sur le sujet.

Dans un contexte où la dématérialisation est devenue un passage obligé pour les entreprises dès 2026 notamment avec la facturation obligatoire pour tous les types d’entreprise. La gestion des factures fournisseurs et clients représente un véritable défi, surtout pour les TPE et PME.

En tant qu’entrepreneur, artisan, comptable ou gestionnaire, vous avez sans doute déjà ressenti la pression liée à la paperasse, aux retards de paiement, à la complexité des classements et aux exigences réglementaires. Avec le digital, tout cela s’est accentué.

C’est ici que Nano By Zeendoc entre en scène, une nouvelle fonctionnalité depuis Mai 2025.

Pensé pour les TPE et PME surtout, ce logiciel de gestion documentaire vous permet de dématérialiser, classer, retrouver et sécuriser vos factures en quelques clics. Et si on vous disait que cette solution est locale, accompagnée par un expert de proximité comme Bureau Concept à Auch et Tarbes, ça change tout, non ?

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Nano By Zeendoc : la vraie réponse locale et adaptée à vos besoins

Une solution pensée principalement pour les petites entreprises et les petites collectivités

Contrairement à d’autres logiciels complexes ou surdimensionnés, Nano By Zeendoc est une version allégée mais puissante de la célèbre plateforme Zeendoc. Elle a été conçue pour répondre aux besoins des petites entreprises, des professions libérales, des artisans et des collectivités locales du territoire.

Dans le Gers ou dans les Hautes-Pyrénées, où la proximité humaine et l’efficacité priment, cette solution s’intègre parfaitement à vos méthodes de travail locales : pas besoin d’être un expert en informatique, l’interface est intuitive, la prise en main rapide, et les bénéfices concrets. De plus, notre équipe de spécialistes à Bureau Concept, vous accompagne et vous forme directement sur place. C’est cela la révolution Zeendoc par Bureau Concept.

L’accompagnement local avec Bureau Concept à Auch et Tarbes

Nous sommes présents à Auch et Tarbes, et concessionnaire Zeendoc certifié. En plus de l’installation du logiciel, on vous accompagne dans la formation, le paramétrage et le suivi personnalisé.

Vous n’êtes pas seul face à la dématérialisation : un interlocuteur local est là pour vous guider, chez vous, dans votre entreprise.

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Quels problèmes résout Nano By Zeendoc ?

Voici les principales solutions que nous avons relevé chez Zeendoc :

1. Trop de papier, pas assez de temps

Les factures papier s’accumulent, se perdent, prennent de la place ? Nano By Zeendoc vous permet de scanner et classer automatiquement chaque facture. Une simple numérisation, et le document est archivé, indexé et accessible à tout moment.

Les résultats sont immédiats : gain de temps, moins d’erreurs et une traçabilité.

2. Le classement manuel chronophage

Fini les heures passées à créer des dossiers sur votre PC ou dans des classeurs physiques. Grâce à une reconnaissance automatique des données (OCR), vos documents sont classés automatiquement selon des critères comme le nom du fournisseur, la date ou le montant.

3. La recherche difficile de documents

Avec Nano By Zeendoc, vous retrouvez une facture en quelques secondes. Tapez un mot-clé dans l’interface Zeendoc, une date ou un numéro de facture, et c’est instantané. C’est comme avoir Google dans votre bureau, mais pour vos factures au final

4. Le risque de perte ou de vol de documents

Les factures papier sont vulnérables (incendies, inondations, erreur humaine) dans une entreprise. Grâce à l’hébergement sécurisé en France (certifié ISO 27001) de la solution, vos données sont sauvées, cryptées et sécurisées dans des centres de données français.

LA solution 100 % conforme à la législation française

Préparez dès maintenant l’obligation de facturation électronique 2026

Dès 2026, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises en France que vous soyez une TPE, PME, grand groupe, Nano By Zeendoc est conforme aux normes de l’État et vous prépare dès aujourd’hui à cette transition.

Vous anticipez les évolutions, vous évitez les amendes, vous restez compétitif. Pour cela, notre équipe Bureau Concept, vous accompagne !

Fonctionnalités clés de Nano By Zeendoc

Si vous ne deviez retenir quelques fonctionnalités clés de cette dernière solution Zeendoc :

• Dématérialisation des factures (clients et fournisseurs)
• Reconnaissance automatique (OCR) des informations
• Archivage sécurisé (certifié NF 461)
• Recherche rapide par mots-clés
• Suivi des statuts de paiement
• Alertes automatiques sur les échéances
• Partage sécurisé avec votre expert-comptable
• Signature électronique intégrée
• Hébergement 100 % français et sécurisé

Nano By Zeendoc : combien ça coûte ?

C’est une bonne nouvelle pour vous : Nano By Zeendoc est une solution abordable. Elle est pensée pour les petites structures avec un abonnement adapté à votre volume documentaire.

Pour pouvoir être accessible au plus grand nombre, nano by ZEENDOC est proposé au tarif de 65€ HT/mois* (pour un abonnement d’1 an), hors coût d’installation et frais éventuels de financement

Pourquoi choisir Nano By Zeendoc avec Bureau Concept ?

• Une solution adaptée aux TPE / PME / collectivités

• Une expertise locale à Auch et Tarbes avec notre équipe qui se déplace sur le terrain

• Une mise en place rapide et accompagnement personnalisé

• Une sécurité des données garantie

• Une conformité légale et évolutivité

• Un service après-vente humain et disponible

Vous êtes une entreprise, une collectivité ou une profession libérale dans le Gers ou les Hautes-Pyrénées ? Il est temps de reprendre le contrôle de vos documents, de gagner du temps et de sécuriser vos données.

Contactez pour une démonstration personnalisée ou un diagnostic gratuit de votre entreprise

Les avantages de la signature électronique

par Olivier Bensoussan | Juin 27, 2024 | Dématérialisation Gestion Electronique de documents, Dématérialisation Zeendoc

La signature électronique : un atout clé pour la dématérialisation

Depuis plus de 10 ans maintenant, le digital a pris une place central dans les organisations des entreprises. Dans un monde où la digitalisation est devenue la norme, la signature électronique s’impose comme un outil indispensable pour les entreprises et les particuliers.

Elle présente de nombreux avantages : elle permet de valider des documents de manière sécurisée et légale, sans passer par le « manuscrit ».

En plus, cette évolution digitale, s’accompagne de la nécessité de garantir l’authenticité et la valeur juridique des documents électroniques, c’est là qu’intervient la signature électronique.

Grâce à notre équipe expérimentée, vous pouvez compter sur nous pour l’intégration de la solution dans votre entreprise. Nous vous formons.

La signature électronique : l’authenticité au rendez-vous

La signature électronique est une méthode de validation numérique d’un document ( facture, document juridique, comptable..), assurant son intégrité et l’authenticité de l’identité du signataire. C’est en définitive un procédé cryptographique.

A contrario de la signature manuscrite, elle garantie que le document n’a pas été altéré après la signature. Il existe plusieurs types de signatures électroniques, allant de la simple signature électronique à la signature électronique qualifiée, cette dernière étant la plus sécurisée et reconnue légalement dans de nombreux pays.

Chez Bureau Concept, nous avons l’habitude de traiter cela. L’installation du procédé est assez rapide et simple.

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Les avantages de la signature électronique : la sécurité et la fiabilité avant tout

Sécurité et fiabilité : le premier critère des entreprises.

De part notre expérience, dans l’installation de la solution chez nos clients, ce sont les critères les plus importants.

Les technologies de cryptographie qui sont de plus en plus techniques, utilisées assurent que les documents signés ne peuvent être modifiés sans invalider la signature. De plus de cela, les signatures électroniques qualifiées offrent une reconnaissance légale équivalente à celle d’une signature manuscrite dans de nombreux pays, y compris dans l’Union Européenne grâce au règlement eIDAS. (prévoit l’interopérabilité des systèmes nationaux d’identification électronique entre les États membres de l’UE)

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Le gain de temps et d’efficacité : le second facteur recherché

Le second point recherché par les entreprises est le gain de temps. En effet, le temps est précieux et si il faut gagner quelques heures, les entreprises sont preneuses.

La signature électronique permet de signer des documents en quelques clics, sans avoir besoin de les imprimer, les signer à la main, puis les scanner ou les envoyer par courrier. Cette rapidité est particulièrement bénéfique pour les entreprises qui traitent un grand volume de documents mais pas que. Par exemple pour les petites entreprises spécialisées dans les niches qui traitent beaucoup de papiers, elles y trouvent leur compte. Autre exemple, les contrats de vente, les bons de commande peuvent être signés et retournés en quelques minutes au lieu de quelques jours si vous envoyez tout par courrier.

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La réduction des coûts : pour éviter les coûts cachés

Lorsque les entreprises installent la signature électronique, l’autre avantage que l’on remarque et qu’elles nous remontent, c’est l’économie significative qu’elles peuvent faire. Par exemple les coûts liés à l’impression, au papier, à l’envoi postal, et à l’archivage physique sont tout de suite éliminés. En plus de la réduction des coûts et des délais, la signature électronique accélèrent les cycles de vente et donc améliore in fine la situation financière des entreprises.

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Le respect de l’environnement : pour la réduction de l’empreinte écologique.

La signature électronique contribue à la réduction de l’empreinte écologique des entreprises. Lorsqu’elle limite l’utilisation du papier et des consommables associés, elle participe activement à la préservation des ressources naturelles et à la diminution des déchets. Cela concerne aussi bien les petites comme les grandes entreprises.

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A la recherche de la flexibilité

Grâce à la signature électronique, les documents des entreprises peuvent être signés de n’importe où et à tout moment, à condition bien entendu d’avoir accès à internet. Cette flexibilité est très avantageuse dans un monde professionnel qui est de plus en plus digital et où le télétravail, la recherche de la mobilité sont en forte croissance. Vos salariés peuvent signer des documents en déplacement, sans avoir besoin d’être physiquement présents au même endroit.

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La dématérialisation des documents d’entreprise : le processus gagnant / gagnant avec la signature électronique

On l’a vu plus haut dans l’article, la signature électronique joue un rôle majeur dans la dématérialisation des documents, un processus qui vise à remplacer les documents papier par des fichiers numériques. La dématérialisation présente de nombreux avantages qui complètent ceux de la signature électronique. Nous allons faire le rapprochement entre ce processus général de dématérialisation et la signature électronique.

L’automatisation et la simplification des processus administratifs

La dématérialisation permet de centraliser et d’automatiser les processus administratifs d’une entreprise. Les documents sont stockés de manière sécurisée dans des systèmes de gestion électronique des documents (GED).

La traçabilité et la transparence avec la signature électronique

La dématérialisation de manière générale intègre des fonctionnalités de suivi et de traçabilité comme c’est le cas avec Zeendoc.

permettant de savoir qui a accédé à un document et quand. Cette transparence est essentielle pour les audits et la conformité réglementaire. Les entreprises peuvent ainsi démontrer qu’elles respectent les obligations légales et les meilleures pratiques en matière de gestion des documents.

Le fonctionnement concret de la signature électronique

Pour signer un document électronique avec Zeendoc par exemple, il est nécessaire de disposer d’un certificat électronique délivré par un organisme de certification accrédité. Ce certificat permet de créer une clé cryptographique qui sera utilisée pour signer le document.

Quelles sont les étapes pour réaliser une signature électronique.

1. Ouverture du document électronique à signer.
2. Saisir son code PIN ou utilise son support de signature.
3. Zeendoc va vérifier la validité du certificat du signataire.
4. Le signataire appose sa signature électronique sur le document.
5. A la fin, le document signé est enregistré et archivé dans Zeendoc.

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Les différents types de signature électronique en fonction du niveau de sécurité.

Que cela soit avec Zeendoc, ou un autre logiciel de dématérialisation, on distingue 3 grands types de signatures en fonction de leur utilisation et du niveau de sécurité :

• La signature électronique simple : C’est la plus simple à utiliser. Elle garantie l’identité du signataire, mais ne protège pas contre la modification du contenu du document.
• La signature électronique avancée : Elle possède un niveau sécurité plus élevé que la signature électronique simple. Elle garantie l’identité du signataire et l’intégrité du contenu.
• La signature électronique qualifiée : C’est la signature la plus sûre. Elle offre le même niveau de sécurité qu’une signature manuscrite sur un document papier au final.

La signature électronique est devenue un enjeu majeur pour les entreprises qui recherche plus de flexibilité, d’adaptabilité au digital…

La signature électronique n’est pas seulement une évolution technologique, mais un véritable levier de compétitivité pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Contactez-nous, on vous accompagne.

La facturation sera obligatoire dès le 1ier Septembre 2026

par Olivier Bensoussan | Mar 18, 2024 | Dématérialisation Gestion Electronique de documents, Dématérialisation Zeendoc | 0 commentaire

La facturation sera obligatoire dès le 1ier Septembre 2026 ( Il ne sera plus possible de demander à vos fournisseurs des factures au format papier ou en PDF simple ), avec des obligations d'archivages :

Quelques avantages non négligeables :

• Organisation améliorée : Avec la facturation électronique, vous pouvez facilement archiver et retrouver leurs factures, ce qui simplifie la gestion des documents.
• Sécurité renforcée : Les factures électroniques sont souvent plus sécurisées que les factures papier, car elles peuvent être cryptées et protégées par des mots de passe.
• Réduction des erreurs : La facturation électronique peut réduire les erreurs humaines associées à la saisie manuelle des données.
• Contribution écologique : En évitant l’utilisation de papier, vous contribuez à la protection de l’environnement.
• Efficacité accrue : Les processus automatisés de la facturation électronique permettent une meilleure efficacité dans le suivi et le paiement des factures.

On vous guide et vous accompagne.

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La facture électronique est un processus qui consiste à émettre, transmettre et recevoir des factures sous une forme dématérialisée et sécurisée

par Olivier Bensoussan | Jan 22, 2024 | Dématérialisation Gestion Electronique de documents, Dématérialisation Zeendoc | 1 commentaire

La facture électronique est un processus qui consiste à émettre, transmettre et recevoir des factures sous une forme dématérialisée et sécurisée. Elle sera obligatoire pour les entreprises en Janvier 2026

Elle présente de nombreux avantages pour les entreprises :

Amélioration des relations clients : La facturation électronique peut améliorer l’expérience client en fournissant des factures plus rapides, en réduisant les erreurs et en facilitant le suivi des paiements.

Facilité de conformité : La facture électronique peut faciliter la conformité aux réglementations fiscales et aux normes comptables, en automatisant les processus et en fournissant des données plus précises et transparentes.

Équipez-vous dès maintenant, on vous accompagne. En 2026…il sera déjà trop tard

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