Un dossier fournisseur, dans la plupart des entreprises, est un empilement de choses qui n’ont rien à voir. Le contrat dans une armoire, l’attestation de vigilance dans les mails de la comptabilité, le RIB sur le bureau de quelqu’un d’autre, les factures dans le logiciel de compta. Le jour où un contrôleur ou un client demande de justifier un achat, il faut une demi-journée pour tout retrouver. Bureau Concept installe Zeendoc, un logiciel de gestion électronique de documents, pour que chaque fournisseur ait un seul dossier numérique complet.
Ce que contient un dossier fournisseur
La liste varie selon le secteur, mais elle ressemble presque toujours à ceci.
- L’identité du fournisseur : extrait Kbis, numéro de TVA, coordonnées, interlocuteurs.
- Les documents contractuels : devis, bons de commande, contrats, avenants, conditions générales.
- Les justificatifs réglementaires : attestation de vigilance de l’Urssaf, attestation de régularité fiscale, assurances.
- Les éléments bancaires : RIB, mandat de prélèvement.
- Les factures, avoirs et relevés de compte.
- Les échanges importants : courriers de réclamation, comptes rendus de rendez-vous.
Pour un marché public ou une mission sous-traitée, les justificatifs réglementaires ne sont pas une option. Dès qu’un contrat dépasse 5 000 euros HT, le donneur d’ordre doit vérifier l’attestation de vigilance de son sous-traitant lors de la signature, puis tous les six mois. Un fichier papier qu’on ouvre quand on y pense ne suffit plus.
Ce que change Zeendoc
Avec Zeendoc, chaque document entrant est numérisé ou déposé, reconnu, classé, puis rattaché à la bonne fiche. La recherche se fait par fournisseur, par date, par montant ou par texte contenu dans le document. Plus besoin de savoir où quelqu’un l’a rangé.
Concrètement, les gains se voient à trois endroits. La recherche d’abord : on retrouve un contrat en quelques secondes. Le partage ensuite : la comptabilité, les achats et la direction consultent la même source, avec des droits d’accès différents. La sécurité enfin : les documents sont sauvegardés et les accès tracés, ce qui compte en cas de litige ou de contrôle.
Les factures fournisseurs dans le même dossier
Les factures arrivent par courrier, par e-mail, par un portail ou par échange de données. Zeendoc les récupère, extrait les informations principales et les range dans le dossier du fournisseur. Elles peuvent ensuite suivre un circuit de validation avant paiement, puis partir vers votre logiciel comptable. Nous détaillons ce circuit sur la page dématérialisation des factures fournisseurs, et le transfert vers la comptabilité sur celle de l’export comptable.
Le calendrier de la facture électronique oblige de toute façon les entreprises françaises à recevoir leurs factures sous forme numérique. Autant organiser le dossier fournisseur en même temps. Le détail des échéances est sur notre page facturation électronique obligatoire.
Comment nous mettons le dossier en place
Nous commençons par regarder ce que vous avez : combien de fournisseurs actifs, où sont les documents, qui les utilise. Dans les petites structures, un fournisseur sur dix concentre l’essentiel du volume, et c’est par ceux-là qu’il faut commencer.
Ensuite, nous définissons le plan de classement : quels types de documents, quels noms, quels droits. Un plan trop détaillé décourage tout le monde, un plan trop vague ne sert à rien. On vise l’équivalent d’un classeur par fournisseur, avec trois ou quatre intercalaires.
Puis nous numérisons les documents existants, ou nous les faisons numériser par notre service. Notre offre Scan Center traite les archives papier en volume. Enfin, nous formons les utilisateurs. La prise en main est rapide, en général quelques heures.
Qui s’en sert au quotidien
Le dossier fournisseur dématérialisé sert d’abord aux services comptables, qui y retrouvent factures et pièces justificatives. Les acheteurs y consultent les contrats et l’historique. Les directions s’en servent pour les audits, les appels d’offres et les renégociations. Les experts-comptables, quand ils ont un accès, n’ont plus besoin de réclamer des pièces par e-mail en fin d’exercice.
Pour une vue plus large du sujet, la page dématérialisation présente l’ensemble des modules Zeendoc que nous installons dans le Gers et les Hautes-Pyrénées.
Les erreurs que nous voyons le plus souvent
La première, c’est de vouloir tout classer d’un coup. Le projet s’enlise, personne ne s’en sert, et l’armoire papier continue d’exister en parallèle. La deuxième, c’est de laisser chacun nommer les fichiers à sa façon : au bout de six mois, on retrouve « contrat dupont final », « contrat dupont final 2 » et « contrat dupont signé ». Zeendoc réduit ce risque en rattachant les documents à une fiche, mais il faut quand même fixer quelques règles simples au départ.
La troisième, c’est d’oublier la durée de conservation. Une facture se conserve dix ans, un contrat commercial cinq ans après son terme, un bulletin de paie beaucoup plus longtemps. Mieux vaut définir ces durées dès l’installation que de découvrir en plein contrôle que la moitié des pièces n’aurait plus dû exister.
Questions fréquentes
Faut-il numériser tous les anciens documents ?
Non. On numérise ce qui est actif et ce qui est obligatoire. Les archives anciennes peuvent rester au papier jusqu’à leur date de destruction, ou être numérisées en une fois par un prestataire.
Un dossier numérique a-t-il la même valeur qu’un dossier papier ?
Pour la plupart des justificatifs, oui, à condition que le document numérique soit fidèle à l’original et conservé de façon sécurisée. Pour les cas particuliers, nous vous orientons vers votre expert-comptable.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Un premier dossier opérationnel se met en place en quelques jours. Le classement complet de tous les fournisseurs prend ensuite quelques semaines, selon le volume.