5 problèmes d’impression les plus courants en entreprise (et comment les éviter avec Xerox)

Nouvel article rédigé par notre équipe Bureau Concept Auch Tarbes sur les 5 problèmes d’impression les plus récurrents que l’on entend.

Si vous gérez une TPE, une PME ou un service dans le Gers ou dans les Hautes-Pyrénées, vous le savez probablement mieux que quiconque : le parc machines d’une entreprise, ça ne se voit que quand ça dysfonctionne. Une imprimante en panne, une qualité d’impression qui chute brutalement, des cartouches qui se vident trois fois trop vite et c’est toute une chaîne de travail qui s’enraye.

Chez nous, revendeur agréé Xerox depuis de nombreuses années, on a vu défiler tous les cas de figure. On s’est dit qu’il était temps de mettre noir sur blanc les 5problèmes d’impression les plus fréquents en entreprise et surtout, comment les éliminer définitivement.

Selon une étude conduite par Quocirca en 2023 (cabinet d’analyse spécialisé dans les technologies d’impression), 68 % des entreprises européennes déclarent avoir subi au moins une interruption significative liée à leur parc d’impression au cours des douze derniers mois. Ces interruptions coûtent en moyenne entre 2 000 et 12 000 euros par an aux PME, en comptant les pertes de productivité, les coûts de dépannage et la surconsommation de consommables. Ce n’est pas une fatalité. C’est un problème de fond qui se règle avec les bons équipements et le bon prestataire.

 

Problème n°1 : les bourrages papier à répétition : quand l’imprimante devient l’ennemie publique numéro 1

C’est le symptôme le plus classique, celui qui exaspère tous les collaborateurs sans exception. Un bourrage papier au mauvais moment, lors d’un appel d’offres, avant une réunion de direction, en pleine clôture de mois et la tension monte d’un cran dans tout l’open space.

Pourquoi ça arrive ?

Les causes sont souvent multiples et s’accumulent : un papier inadapté au grammage recommandé de la machine, des rouleaux d’entraînement usés faute de maintenance, une humidité excessive dans le local où est stockée la rame, ou tout simplement une machine sous-dimensionnée par rapport au volume d’impression mensuel réel de l’entreprise.

L’Imaging Industry Association estime que les bourrages papier représentent à eux seuls environ 23 % du temps perdu lié aux problèmes d’impression dans les environnements professionnels. Sur un an, c’est considérable.

La réponse Xerox

Les imprimantes multifonctions Xerox des séries VersaLink et AltaLink sont conçues avec des mécanismes d’alimentation papier à double détection, ils reconnaissent les bourrages avant même que le papier se coince vraiment, et alertent l’utilisateur en indiquant précisément la zone concernée sur l’écran tactile. Couplé à un contrat de maintenance préventive proposé par notre équioe, le résultat est sans appel : moins de 0,1 % de bourrages papier sur nos parcs sous contrat dans le Gers selon notre propre suivi d’interventions.

 

Problème n°2 : la qualité d’impression qui se dégrade : bandes, flous, couleurs décalées

On commence à utiliser la machine depuis plusieurs mois, tout se passe bien et puis un jour, les impressions reviennent du bac avec des bandes verticales, des zones floues, ou des couleurs qui ne correspondent plus aux visuels sur écran. Pour un garage automobile, un cabinet d’architecte, une agence immobilière ou un laboratoire d’analyses, c’est directement l’image professionnelle qui est en jeu.

Pourquoi ça arrive ?

La dégradation progressive de la qualité est presque toujours liée à l’un de ces facteurs : une cartouche de toner arrivée en fin de vie mais que l’on fait « durer » encore quelques jours, un tambour d’impression encrassé, une calibration couleur jamais réalisée depuis l’installation, ou des consommables génériques incompatibles achetés en ligne pour gratter quelques euros.

« Utiliser des consommables non certifiés peut réduire la durée de vie d’un système d’impression de 30 à 40 %, tout en dégradant significativement la qualité des sorties. » Xerox White Paper, Genuine Supplies, 2022

La réponse Xerox

La technologie EA Toner (Emulsion Aggregation) développée et brevetée par Xerox garantit une restitution des couleurs d’une précision remarquable, avec une résolution effective allant jusqu’à 2400 x 2400 dpi. La calibration automatique des couleurs est intégrée au firmware des machines, la tête d’impression se recalibre selon les conditions ambiantes sans intervention humaine. Nous ne commercialisons que des consommables d’origine Xerox, avec garantie de compatibilité et de rendu.

 

Problème n°3 : des coûts d’impression invisibles qui explosent le budget

Combien votre entreprise dépense-t-elle vraiment en impression chaque mois ? Peu de dirigeants de PME que cela soit dans le Gers ou dans les Hautes-Pyrénées sont capables de répondre à cette question avec précision. C’est précisément là que le bât blesse.

Selon le cabinet IDC, les coûts liés à l’impression représentent en moyenne 3 % du chiffre d’affaires annuel d’une PME, et 90 % des entreprises n’ont pas de visibilité réelle sur ce poste de dépense. Ce chiffre inclut les consommables, la maintenance, l’énergie, mais aussi le temps humain consacré à gérer les problèmes. Autrement dit, c’est un poste qui mérite autant d’attention que n’importe quel autre.

Pourquoi ça arrive ?

Les causes classiques sont bien connues : des impressions inutiles lancées par inadvertance, l’absence de politique d’impression recto-verso systématique, des machines mal réparties dans les locaux, une gestion des droits d’accès à l’impression inexistante, et des contrats de maintenance mal calibrés qui ne correspondent plus aux volumes réels.

La réponse Xerox

La suite logicielle Xerox Print Management and Mobility (XPMM) permet à l’administrateur de piloter l’intégralité du parc d’impression depuis une interface centrale : quotas par utilisateur, impression sécurisée par badge ou code PIN, rapports de consommation mensuels, alertes de dépassement de volume. Combiné à un contrat Cost Per Page (CPP) proposé par notre équipe Bureau Concept, vous payez exactement ce que vous imprimez, sans surprise, sans surcoût, sans dépense invisible. Nos clients locaux constatent en moyenne une réduction de 20 à 35 % de leurs coûts d’impression dans les six premiers mois suivant la mise en place de ce type de contrat.

 

Problème n°4 : les pannes et l’indisponibilité machine : l’imprimante est en carafe, et le prestataire met trois jours à venir

Voilà un classique que l’on entend régulièrement de la bouche de nouveaux clients qui nous contactent depuis Auch, Tarbes, Condom ou Mirande parfois : « On a appelé notre prestataire actuel à 9h du matin, la machine était tombée en panne. L’intervention a été planifiée… pour après-demain. » Dans une petite structure, 2 jours sans imprimante, c’est 2 jours à courir chez le voisin ou à la reprographie du coin.

Pourquoi ça arrive ?

Les pannes non anticipées sont souvent la conséquence directe d’une absence de maintenance préventive planifiée. Sans visite régulière, les pièces d’usure : rouleaux, courroies, unités de fusion, arrivent en fin de vie sans signal d’alerte, et la machine lâche au pire moment. Par ailleurs, beaucoup d’entreprises travaillent avec des revendeurs dont les techniciens sont basés loin du territoire, ce qui allonge les délais d’intervention.

« La disponibilité machine est le premier critère de satisfaction pour 74 % des décideurs IT en charge des parcs d’impression en PME. » Quocirca, Print Security Landscape, 2023

La réponse Xerox et Bureau Concept

Les multifonctions Xerox intègrent nativement des outils de diagnostic prédictif : la machine surveille elle-même l’état de ses composants et alerte le technicien avant la panne. Le système Xerox Remote Services transmet en temps réel les données de santé de la machine à notre équipe. Résultat : dans la majorité des cas, nous intervenons avant même que vous ayez constaté un problème. Quand une intervention sur site est nécessaire, notre engagement contractuel est une réponse sous quelques heures ouvrées sur l’ensemble du territoire du Gers et des Hautes-Pyrénées, une promesse que nous tenons.

 

Problème n°5 : la sécurité des données : l’imprimante, ce maillon faible que l’on oublie trop souvent

C’est probablement le problème le moins visible et pourtant le plus préoccupant. Une imprimante connectée au réseau de l’entreprise est un point d’entrée comme un autre pour les cyberattaquants. Contrairement à un ordinateur protégé par un antivirus mis à jour quotidiennement, le multifonctions du couloir n’a souvent pas été patché depuis des mois.

Selon le rapport de l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information), les périphériques d’impression sont identifiés comme vecteur d’attaque dans 11 % des incidents de sécurité informatique touchant les PME françaises. Ce chiffre a doublé entre 2020 et 2023 avec la généralisation des équipements connectés. Par ailleurs, les documents oubliés dans le bac de sortie constituent une autre forme de fuite de données, fiche de paye, contrat client, document médical, que le règlement RGPD qualifie d’incident à déclarer sous 72 heures à la CNIL en cas de données personnelles.

Pourquoi ça arrive ?

Les responsables sont souvent les mêmes : des machines achetées sans politique de sécurité des impressions définie, un firmware jamais mis à jour, l’absence d’authentification à l’impression, et surtout une méconnaissance totale du risque par les utilisateurs eux-mêmes.

La réponse Xerox

Xerox a développé depuis plusieurs années une approche structurée de la sécurité des systèmes d’impression qui s’appuie sur plusieurs couches de protection : le McAfee Embedded Control intégré aux machines AltaLink surveille en temps réel l’exécution de code malveillant, le chiffrement des données sur le disque dur de la machine empêche toute extraction des documents traités, et la fonction impression sécurisée pull-print oblige l’utilisateur à s’authentifier physiquement devant la machine avant que le document ne sorte du bac. Les logs d’impression sont archivés et consultables pour répondre à toute obligation de traçabilité. Nous réalisons un audit de sécurité de votre parc à la demande, sans engagement.

 

Pourquoi choisir notre équipe Bureau Concept Auch Tarbes comme partenaire Xerox dans le Gers ?

On aurait pu vous sortir 5 arguments commerciaux bien lisses. Vous méritez mieux que ça. Voici ce qui nous différencie concrètement, sur le terrain, dans notre région.

• Un ancrage local fort : nous connaissons le tissu économique du Gers et des Hautes-Pyrénées. Quand vous appelez Bureau Concept, vous avez un interlocuteur qui connaît votre département, vos routes, votre secteur d’activité.
• Une expertise Xerox certifiée : nos techniciens sont formés et habilités directement par Xerox. Ils ne font pas « à peu près », ils savent exactement ce qu’ils font sur chaque modèle.
• Des contrats sur mesure : Cost Per Page, maintenance préventive, fourniture de consommables incluse, nous adaptons le contrat à votre volume réel, pas à une estimation moyenne.
• Une réponse rapide : notre engagement de délai d’intervention sous 4 heures ouvrées sur le Gers et les Hautes-Pyrénées n’est pas une promesse marketing. C’est inscrit dans nos contrats.
• Un accompagnement au-delà de la vente : installation, paramétrage réseau, formation des utilisateurs, suivi post-déploiement, nous sommes là à chaque étape.

 

Vous êtes en train de réfléchir à l’achat d’une imprimante Xerox dans le Gers ou dans la région de Tarbes, au renouvellement de votre parc ou simplement à en savoir plus sur ce que nous proposons ? Ne restez pas avec vos questions. Notre équipe est disponible du lundi au vendredi, à Auch et à Tarbes, pour un audit gratuit de votre parc actuel. On regarde ce que vous avez, ce que vous consommez, ce que ça vous coûte vraiment et on vous propose un plan d’action concret.