Imprimante ou photocopieur ?

Le guide pour faire le bon choix avec Xerox

Un nouvel article rédigé par notre équipe Bureau Concept sur les imprimantes qui sont plutôt destinés aux particuliers et les photocopieurs pour les professionnels.

Vous hésitez entre acheter une imprimante ou investir dans un photocopieur professionnel ?

Vous êtes au bon endroit. Que vous dirigiez une entreprise, un cabinet médical, une collectivité ou un bureau d'études, le choix entre ces deux équipements a une réelle différence entre les coûts d'impression et l'organisation quotidienne de votre entreprise.

Chez Bureau Concept, concessionnaire Xerox à Auch et Tarbes depuis plus de 40  ans, nous accompagnons nos clients dans leur transition numérique et leur équipement bureautique avec des solutions personnalisées. 

Nous vous proposons un guide clair et plutôt complet orienté sur les solutions Xerox, pour vous aider à faire le bon choix entre imprimante et photocopieur.

 

Imprimante ou photocopieur : Quelles sont les différences ?

L’imprimante professionnelle : compacte et efficace

L’imprimante est avant tout un équipement dédié à l’impression de documents depuis un ordinateur ou un terminal mobile. Elle peut être jet d’encre ou laser, couleur ou noir et blanc, monofonction ou multifonction.

Chez Xerox, les imprimantes comme la Xerox VersaLink C415 ou la Xerox B415 sont réputées pour leur fiabilité, leur connectivité et leur performance énergétique. Elles conviennent parfaitement aux petites structures, indépendants ou équipes nomades, et même les particuliers.

 

Le photocopieur multifonction : Le véritable hub documentaire

Le photocopieur professionnel d’aujourd’hui n’est plus uniquement une machine à copier. C’est un équipement multifonction (ou MFP – Multifunction Printer) qui imprime, copie, scanne, fax, archive et même déploie des workflows documentaires automatisés. Vous pouvez même connecter votre smartphone au photocopieur.

Les modèles comme la série C 82 ou la série B 72 sont capables de gérer de gros volumes, avec des fonctionnalités avancées comme la reconnaissance optique de caractères (OCR), la numérisation vers le cloud, ou encore l’impression mobile sécurisée.

 

Déterminer vos besoins dès le départ : la clé pour choisir intelligemment entre les 2

Le volume d’impression mensuel : le critère majeur

C’est souvent le critère n°1 à évaluer si vous ne voulez pas vous tromper : combien de pages imprimez-vous par mois ?

• Moins de 1000 pages/mois → une imprimante professionnelle suffit.

• Entre 1000 et 10 000 pages/mois → photocopieur multifonction recommandé.

• Plus de 10 000 pages/mois → optez pour un copieur connecté haut volume Xerox.

Ce que nous vous recommandons c'est de bien penser à intégrer les impressions couleur, les scans et les copies dans ce calcul global avec aussi les fournitures.

 

Le nombre d’utilisateurs connectés au photocopieur ou à l'imprimante

• 1 à 3 utilisateurs : une imprimante de bureau ou MFP d’entrée de gamme suffit

• 4 à 20 utilisateurs : un photocopieur connecté en réseau, avec authentification et gestion des utilisateurs.

• +20 utilisateurs : solutions Xerox AltaLink ou plus, avec gestion avancée des flux documentaires.

 

La sécurité et la confidentialité des documents

Par ailleurs, il y a des domaines ou la sécurité doit être une priorité. Dans les secteurs médicaux, juridiques ou administratifs, la protection des données est essentielle. Xerox propose des fonctions de sécurisation des impressions par code PIN, cryptage des données et conformité RGPD, disponibles surtout sur ses copieurs multifonctions.

 

Les avantages d’une imprimante Xerox

Le faible coût à l’achat

L’imprimante est moins chère à l’acquisition. Idéal pour un démarrage ou un besoin ponctuel. Les modèles comme la Xerox C235 permettent d’accéder à la technologie laser couleur, au Wi-Fi, et à des performances professionnelles à moindre coût. En tant que particulier, les offres sont intéressantes et les fournitures ne sont pas trop chères non plus.

Le format compact et rapide à installer

Une installation rapide, souvent plug-and-play, un encombrement réduit… voila comment sont présentées les imprimantes et les photocopieurs Xerox. L’imprimante est parfaite pour les espaces réduits, bureaux nomades ou solutions d’appoint.

 

La connectivité mobile et cloud

C'est la dernière nouveauté si l'on peut dire. Même les imprimantes Xerox les plus compactes sont compatibles avec AirPrint, Google Cloud Print, ou encore l’application Xerox Print Portal. Vous imprimez vos documents depuis un smartphone, une tablette ou un drive cloud, sans câble. Autant les particuliers que les professionnelles apprécie cette fonctionnalité.

 

Pourquoi choisir un photocopieur Xerox ?

1 seul appareil tout en 1

Impression, copie, scan, envoi de fax, archivage, OCR, tri automatique, agrafage… Le photocopieur remplace plusieurs équipements et devient un véritable centre de production documentaire. Vous n'achetez plus plusieurs fournitures ou accessoires, vous avez tout avec votre photocopieur.

 

L'automatisation des processus et gain de temps

Grâce aux applications Xerox ConnectKey, vous numérisez un contrat, l’envoyez en un clic au bon service, le stockez dans votre GED, et lancez une impression sécurisée… sans quitter l’interface du photocopieur. C'est quand même pratique non ?

 

Le coût à la page optimisé

Même si l’investissement initial est plus élevé, les coûts d’impression par page sont réduits sur un photocopieur. Grâce à nos contrats qui incluent aussi la maintenance, vous maîtrisez vos dépenses tout en bénéficiant d’un suivi technique personnalisé.

 

La maintenance, SAV et accompagnement local

En choisissant Bureau Concept à Auch ou à Tarbes, vous bénéficiez d’un accompagnement de proximité, avec une équipe de techniciens qualifiés, et un contrat de service réactif incluant les consommables, les réparations et la mise à jour logicielle.

 

Si nous devions faire un résumé avec un tableau comparatif

Critère	Imprimante Xerox	Photocopieur Xerox
Volume mensuel conseillé	< 1000 pages	> 1000 pages
Fonctions disponibles	Impression	Impression, scan, copie, fax, OCR
Taille	Compacte	Encombrement plus important
Prix d'achat	Plus faible	Investissement plus élevé
Coût à la page	Légèrement supérieur	Optimisé sur gros volumes
Maintenance	Basique	Suivi professionnel avec contrat SAV
Sécurité documentaire	Standard	Avancée (authentification, RGPD)
Connectivité	Wi-Fi, cloud	Cloud, réseau, MDM, impression mobile
Idéal pour	Freelance, TPE	PME, collectivités, grandes entreprises

 

Et si on vous aidait à choisir ? Le rôle du concessionnaire Xerox local

Chez Bureau Concept, nous savons que chaque entreprise a des besoins uniques. C’est pourquoi nous ne vendons pas simplement du matériel Xerox, nous proposons un accompagnement sur mesure :

• Audit gratuit de vos besoins d’impression

• Une démo personnalisée de nos équipements dans nos agences à Auch et Tarbes si vous le souhaitez

• Installation sur site et paramétrage réseau

• Contrats tout compris avec maintenance, consommables et télémaintenance

Ne choisissez pas seul ! Contactez nos équipes pour construire un environnement bureautique sur mesure, évolutif et économique.

 

Pour résumé :

• Choisissez une imprimante Xerox si vous avez des besoins modérés, un budget réduit et un espace de travail limité.

• Optez pour un photocopieur multifonction Xerox si vous imprimez plus de 1000 pages/mois, si vous recherchez la polyvalence, la sécurité, et une réduction de vos coûts globaux.

Contactez-nous pour toute demande de renseignement.