Une TPE ou une PME d’Occitanie qui cherche une imprimante professionnelle se heurte vite à deux difficultés. Les catalogues proposent des dizaines de machines, et les offres en ligne ne disent pas ce qui se passe quand la machine tombe en panne. Bureau Concept est concessionnaire Xerox à Auch et à Tarbes. Nous équipons des petites et moyennes entreprises du Gers et des Hautes-Pyrénées, et nous restons à leurs côtés une fois la machine installée.
De quoi une TPE ou une PME a besoin
Une entreprise de cinq à cinquante personnes imprime en général entre 1 000 et 15 000 pages par mois. Elle fait surtout du courrier, des devis, des factures, des plans ou des supports commerciaux. Elle numérise beaucoup, parce que l’archivage papier coûte de la place. Elle n’a souvent pas de service informatique, et cherche une machine qui marche sans qu’on s’en occupe.
Ces besoins convergent vers un multifonction A4 ou A3, avec impression recto verso, numérisation vers e-mail et vers dossier réseau, et éventuellement un agrafage. Le noir et blanc suffit pour la plupart des usages internes, la couleur sert aux documents externes.
Quel modèle pour quel volume
- Jusqu’à 2 000 pages par mois, avec une petite équipe : un multifonction A4 couleur ou noir et blanc.
- De 2 000 à 8 000 pages par mois : un multifonction A3 de vitesse moyenne, à partir de 30 ou 35 pages par minute.
- Au-delà de 8 000 pages par mois, ou en cas de gros documents : un A3 plus rapide, de 45 à 55 pages par minute.
Nos pages imprimantes noir et blanc et imprimantes couleur présentent les modèles. Pour comparer en détail, le guide choisir son photocopieur Xerox propose une méthode.
Acheter, louer ou reconditionné
La trésorerie pèse beaucoup sur les petites structures. La location ou le leasing lisse le coût sur trois à cinq ans et inclut souvent la maintenance. L’achat convient à ceux qui préfèrent amortir. Le matériel reconditionné intéresse les budgets serrés ou les besoins modestes. La page financement présente les formules, et notre comparatif location et achat compare les coûts.
Le contrat de maintenance, point central
Pour une PME sans informaticien, la maintenance fait toute la différence. Il faut savoir ce qui est inclus : pièces, main-d’œuvre, déplacements, toner. Il faut aussi connaître le délai d’intervention. Un contrat tout compris, avec un prix à la page, permet de prévoir ses dépenses. Notre page sur le contrat de maintenance explique ce que nous proposons.
Sécurité et conformité
Une imprimante en réseau est un ordinateur comme un autre. Elle stocke des documents et peut être attaquée. Nous activons le chiffrement du disque, nous protégeons l’accès par code ou badge, nous configurons les mises à jour. Pour les entreprises qui traitent des données personnelles, le suivi RGPD passe aussi par la machine d’impression.
Réduire le coût d’impression
Les économies les plus nettes viennent de quelques réflexes : imprimer en recto verso par défaut, limiter la couleur aux documents qui en ont besoin, supprimer les imprimantes individuelles au profit d’un multifonction partagé. Notre offre Managed Print Services suit les compteurs et alerte avant la rupture de toner. Et pour numériser plutôt qu’imprimer, nos solutions de dématérialisation prolongent la démarche.
Ce que nous voyons chez nos clients
Les situations se répètent d’une entreprise à l’autre. Un artisan du bâtiment imprime des devis et des plans depuis un vieil appareil qui s’enraye. Un cabinet comptable numérise des centaines de pièces par semaine et s’agace de la lenteur de son scanner. Une entreprise de transport imprime des bons de livraison à l’accueil, avec une machine placée trop loin du poste. Un commerce de détail jette un tiers de son toner parce que la machine est mal réglée.
À chaque fois, la solution passe par une même démarche : mesurer ce que l’entreprise imprime vraiment, choisir une machine adaptée, la configurer pour les usages, et lui associer un contrat clair. Le remplacement d’une machine mal dimensionnée par une autre, mieux choisie, réduit souvent la facture d’impression sans effort particulier.
Quand l’ancienne machine fonctionne encore, nous regardons si elle peut être reprise ou conservée en secours. Une petite imprimante de dépannage coûte peu et évite l’arrêt complet en cas de panne.
Notre zone d’intervention
Nous intervenons dans le Gers et les Hautes-Pyrénées. Pour les entreprises d’un autre département d’Occitanie, contactez-nous : nous étudions la possibilité d’un contrat selon la distance et le nombre de machines.
Comment démarrer
Envoyez-nous vos volumes d’impression des derniers mois, le nombre de personnes et les fonctions utiles. Nous vous proposons un modèle, un prix et une durée de contrat. Notre page concessionnaire Xerox décrit notre façon de travailler. Pour fixer un rendez-vous, contactez l’agence d’Auch ou de Tarbes.
Questions fréquentes
Une imprimante à jet d’encre peut-elle convenir à une PME ?
Pour de petits volumes, oui. Au-delà de quelques centaines de pages par mois, un multifonction laser coûte moins cher à la page.
Faut-il un contrat de maintenance ?
Fortement conseillé. Sans contrat, une panne peut coûter cher en intervention et en temps perdu.
Peut-on changer de modèle en cours de contrat ?
Selon les formules, un changement est possible si vos besoins évoluent. Nous précisons les conditions au contrat.