L'intégration de Zeendoc avec les logiciels de gestion (Sage, EBP, etc.) : simplifiez votre gestion documentaire

Dans un environnement professionnel de plus en plus numérisé dans le Gers et les Hautes-Pyrénées et ce depuis presque 10 ans maintenant, les entreprises cherchent des solutions pour automatiser leurs flux documentaires.

Zeendoc, une solution française de gestion électronique de documents (GED), s’impose comme un outil incontournable. Mais pour qu’elle révèle tout son potentiel, son intégration avec les logiciels de gestion tels que Sage, EBP, ou encore Cegid, est une étape clé et souvent méconnu du grand public.

Dans ce nouvel article, nous allons vous communiquer comment et pourquoi intégrer Zeendoc à vos logiciels de gestion.

Comment cette intégration peut transformer la manière dont votre entreprise traite ses documents ?

 

Pourquoi intégrer Zeendoc avec vos logiciels de gestion ?

La gestion documentaire n’est plus une option. Cela va même être une obligation en 2026 par exemple avec la facturation électronique.

Elle est devenue une nécessité face à l’augmentation des volumes de documents, aux obligations légales de conservation et à la recherche de productivité. Zeendoc permet de centraliser, sécuriser, classer et retrouver rapidement tous les documents de l’entreprise.

L’intégration avec un logiciel de gestion (comptabilité, RH, facturation, etc.) comme Sage, EBP, Cegid, Divalto, WaveSoft, Quadratus ou bien d'autres logiciels... vous permet de :

• Automatiser la récupération et l’archivage des documents générés (factures, bulletins de paie, contrats, bons de commande…),

• Limiter les doubles saisies et réduire les erreurs humaines,

• Gagner du temps en évitant les recherches manuelles,

• Accélérer le traitement comptable et les processus RH ou commerciaux,

• Répondre aux obligations réglementaires (conservation, confidentialité, archivage légal).

 

Zeendoc et Sage : une synchronisation fluide des flux comptables

Sage est l’un des leaders en matière de logiciels de gestion pour les TPE/PME en France. Il est utilisé notamment pour la comptabilité, la gestion commerciale ou encore la paie. L’intégration de Zeendoc avec Sage permet de fluidifier les processus entre la production et le stockage des documents.

 

Voici un bel exemple d'intégration Zeendoc / Sage :

• Un bon de commande est généré dans Sage.

• Ce document est automatiquement envoyé à Zeendoc, indexé selon des critères définis (fournisseur, date, numéro de commande).

• Il est ensuite archivé électroniquement avec la possibilité d'y accéder rapidement depuis tout support.

• Lors d’un contrôle ou d’une vérification, les équipes retrouvent le bon en quelques secondes.

   

Vos bénéfices sont directs :

• Suppression de l’archivage papier, économie de place,

• Gain de temps dans la recherche documentaire,

• Conformité RGPD et fiscale assurée,

• Processus traçables et sécurisés.

 

Zeendoc et EBP : pour digitaliser la comptabilité et les ressources humaines

EBP est très présent dans les entreprises qui souhaitent une solution simple et efficace pour la gestion comptable, la facturation et la paie, un peu comme Sage au final.

 

L'automatisation avec Zeendoc :

• Chaque bulletin de salaire émis depuis EBP est transféré vers Zeendoc,

• Archivage sécurisé par salarié, avec accès personnel et protégé,

• Même processus pour les factures clients ou fournisseurs.

 

Vos bénéfices :

• Distribution automatique des bulletins de paie aux salariés (accès sécurisé en ligne),

• Centralisation de toutes les pièces comptables pour les audits ou contrôles URSSAF,

• Moins de paperasse, plus de productivité administrative.

 

Le fonctionnement technique de l’intégration

Si nous devions résumer l'intégration en quelques étapes. L’intégration repose généralement sur 3 approches principales :

 

1. Les connecteurs natifs

Certaines versions de Sage ou EBP disposent de connecteurs prêts à l’emploi vers Zeendoc. Ces modules permettent une connexion automatique entre les deux systèmes via une API ou un service web.

 

2. Les exports automatisés

Les logiciels de gestion peuvent être paramétrés pour exporter des documents ou des fichiers XML/CSV vers un dossier surveillé par Zeendoc, qui les indexe ensuite automatiquement.

 

3. Les scripts et les passerelles personnalisées

Pour des besoins plus spécifiques, nous intervenons directement dans l'entreprise pour mettre en place des passerelles sur-mesure et donc synchroniser les outils de gestion à Zeendoc.

  

Quels types de documents peuvent être synchronisés ?

L’intégration permet d’automatiser le transfert et l’archivage des documents suivants :

• Factures clients et fournisseurs

• Bons de commande et bons de livraison

• Contrats (salariés, fournisseurs, clients)

• Bulletins de paie

• Déclarations sociales ou fiscales

• Relevés bancaires et états de rapprochement

Ces documents sont ensuite indexés automatiquement selon des règles définies : numéro, type, société, date, montant, etc.

  

Comment se déroule concrètement un projet d’intégration ?

  

1. L'analyse de votre environnement logiciel

Un diagnostic est réalisé par notre équipe Bureau Concept pour comprendre quels logiciels de gestion sont utilisés, leur version, leur niveau d'ouverture (API, exports, etc.) et les processus documentaires internes.

 

2. Le paramétrage de Zeendoc

Des règles d’indexation sont définies (champs à extraire, typologie de documents, classement par dossier, gestion des droits utilisateurs…). Nous en discutons ensemble selon vos besoins.

3. La mise en place de la passerelle ou du connecteur

Selon les cas, une passerelle est développée ou un connecteur est installé entre Zeendoc et le logiciel de gestion. Nous faisons aussi des tests pour valider le fonctionnement.

 

4. La formation de vos équipes par Bureau Concept

Des sessions de formation sont proposées pour prendre en main Zeendoc, apprendre à retrouver, classer ou annoter les documents.

 

5. L'accompagnement et la maintenance

Une fois le projet lancé, nous restons disponibles pour assurer la maintenance, mettre à jour les connecteurs si nécessaire, et vous aider à faire évoluer votre système documentaire.

 

Quels sont réellement vos bénéfices ?

L’intégration de Zeendoc avec un logiciel comme Sage, EBP ou tout autres logiciels transforme la gestion documentaire d’un centre de coûts en centre de valeur. Voici les bénéfices constatés chez nos clients qui ont pu installer  :

• Diminution du temps de traitement documentaire de 40 à 70 %

• Réduction du coût d’archivage physique

• Amélioration du suivi comptable

• Renforcement de la sécurité et de la traçabilité

• Accès facilité aux documents à distance (télétravail, mobilité)

 

Pourquoi faire appel à notre équipe Bureau Concept Auch et Tarbes ?

Chez Bureau Concept, nous accompagnons les entreprises dans leur transition numérique depuis de nombreuses années. En tant que concessionnaire Xerox, nous avons développé une expertise en gestion documentaire et dématérialisation.

Nos équipes à Auch et à Tarbes assurent :

• Une étude personnalisée de votre environnement logiciel,

• La mise en œuvre technique de la solution Zeendoc,

• Le développement de passerelles vers vos logiciels métiers,

• Une formation complète de vos utilisateurs,

• Un accompagnement durable pour faire évoluer votre solution.

 

Une intégration stratégique pour votre entreprise

Intégrer Zeendoc avec Sage, EBP ou tout autre logiciel de gestion, ce n’est pas seulement un gain de temps : c’est une véritable optimisation des processus internes de votre entreprise. Vous automatisez, sécurisez et structurez l’ensemble de vos documents.

Que vous soyez une PME, un cabinet comptable, une structure publique ou une association, cette intégration est un levier de performance pour toute votre organisation.