Les étapes pour réussir la dématérialisation de vos processus d'entreprise : Focus sur la préparation, la mise en place des outils, et les formations nécessaires

Bientôt la dématérialisation des documents et de la structure des entreprises sera obligatoire. Cela va commencer avec la facture électronique en 2026.

La dématérialisation des processus d’entreprise est une étape incontournable pour les organisations souhaitant gagner en efficacité, réduire leurs coûts et s’inscrire dans une démarche plus durable. C'est une démarche efficace dont les petites entreprises comme les très grandes entreprises se soucient de plus en plus.

Cependant, sa démarche de mise en œuvre nécessite une planification rigoureuse. Dans ce nouvel article par rédigé par notre équipe Bureau Concept à Auch et Tarbes, vous allez découvrir les étapes clés pour réussir ce projet ambitieux.

Sachez que nous formons et accompagnons tous types d'entreprises y compris les particuliers.

 

Pourquoi dématérialiser les processus d'entreprise ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de comprendre vos  avantages que vous auriez à dématérialiser :

• Réduction des coûts : Vous aurez dans tous les cas : moins de papier, moins de stockage physique, et une gestion simplifiée de tous vos processus.
• Amélioration de l'efficacité : les documents et informations sont accessibles rapidement dans et hors de votre entreprise ( par le biais de cloud par exemple), ce qui réduit les délais de traitement.
• Sécurisation des données : les solutions numériques modernes intègrent des systèmes de sauvegarde et de sécurité avancés, comme le cryptage des données en ligne.
• Conformité réglementaire : certaines réglementations imposent la conservation et l’archivage électronique des documents. Vous n'aurez plus besoin de documents spécifiques. Par exemple Zeendoc, la solution que nous installons chez nos clients, certifient automatiquement les documents au niveau réglementaire.
• Transition écologique : la réduction de l’usage du papier contribue à une démarche écoresponsable et donc moins de coût pour votre entreprise.

 

Quels processus peut-on dématérialiser ?

La dématérialisation peut s’appliquer à de nombreux domaines. Sachez par exemple que Zeendoc s'applique dans tous les domaines ci-dessous :

• Gestion des factures (e-factures)
• Gestion des ressources humaines (bulletins de salaire, contrats, suivi des congés)
• Archivage des documents
• Gestion des relations clients (CRM)
• Gestion des flux financiers
• ...

 

Étape 1 : Une préparation minutieuse de la dématérialisation :

1.1. Analyse des besoins et objectifs

Chaque entreprise a des besoins spécifiques. Avant de dématérialiser vos processus, vos documents ou autre, posez-vous les bonnes questions :

• Quels sont les processus les plus coûteux ?
• Quels gains espérez-vous obtenir (temps, argent, efficacité) ?
• Quels sont les besoins des utilisateurs finaux ?
• Cela va t-il servir pour nos clients finaux ?

Cette étape est cruciale pour déterminer la portée du projet et définir des objectifs clairs et mesurables. Par exemple pour Zeendoc, il y a plusieurs paliers de fonctionnalités. Il n'est pas nécessaire de tout dématérialiser dans un premier temps.

 

1.2. Réalisation d’un audit interne

Un audit externe doit être mené à bien pour intégrer la dématérialisation. Il  permet de faire un état des lieux des processus existants. Nous pouvons vous accompagner sur cette partie, nous avons assez d'expérience pour voir cela sera bénéfique pour votre entreprise.

Vous pourrez comme cela voir :

• Les processus à automatiser.
• Les outils déjà en place et leurs limites.
• Les obstacles potentiels (résistance au changement, budget limité, etc.).

 

1.3. Constitution d’une équipe projet

C'est une partie délicate car elle nécessite de grand changement au niveau structurel et changement dans les processus. Il y a souvent de la résistance au changement.

Dans tous les cas, un projet de dématérialisation implique différents départements (IT, comptabilité, RH, communication...). Nous vous conseillons de constituer une équipe multidisciplinaire et de désigner un chef de projet pour coordonner les efforts. Tout ira plus vite et vous comprendre l'importance de la digitalisation des processus.

 

Étape 2 : La mise en place des outils adaptés

2.1. Choisir les outils et logiciels de dématérialisation

Il y a de nombreux choix d'outils de dématérialisation et de gestion électronique de documents. Chez Bureau Concept, nous avons fait le choix de Zeendoc qui est le leader national en la matière. Le choix des outils est déterminant pour le succès de votre projet. Voici ce que vous devez vérifier avant, si vous souhaitez un autre logiciel :

• Compatibilité avec vos systèmes existants.
• Ergonomie et facilité d’utilisation.
• Fonctionnalités offertes (gestion documentaire, workflow, signature électronique, facture électronique).
• Niveau de sécurité et conformité aux normes légales (RGPD, etc.).
• Support technique et maintenance. Ce point est un des plus important !

 

2.2. Intégration avec les systèmes existants

Une fois la solution choisie, assurez-vous bien qu’elles s’intègrent correctement avec vos systèmes actuels, comme votre ERP ou votre CRM. Une mauvaise intégration peut entraîner des inefficacités et des doublons.

Tout cela ne serait que perte de temps !

 

2.3. Tester les outils avant le déploiement : attention à cette étape.

Avant l'installation complète de la solution, réalisez des tests avec un échantillon de processus et d’utilisateurs. Cela permet de corriger les éventuels problèmes techniques ou de compréhension.

 

Étape 3 : Former vos équipes : Bureau Concept vous accompagne

3.1. Identifier les besoins en formation

Chaque membre de l’entreprise devra comprendre et adopter les nouveaux outils et méthodes. Identifiez les lacunes et besoins spécifiques de chaque département. Pour cela, notre équipe interviendra directement chez vous pour comprendre vos besoins exacts en formation et vous fournir toutes les solutions.

3.2. Organiser des sessions de formation

Préférez une approche progressive avec notre équipe pour vous former.

Nous pouvons organiser :

• Ateliers pratiques pour les utilisateurs clés de la solution Zeendoc.
• Guides et tutoriels accessibles à tous.

 

3.3. Accompagner la transition

Ce qu'il y a de plus important, c'est que vous soyez accompagner jusqu'à la totale assimilation de la solution de dématérialisation. Pour cela, vous pouvez compter sur notre équipe car nous sommes joignables par téléphone et sur site.

En effet, la formation ne suffit pas toujours. Prévoyez un accompagnement sur le long terme avec un support technique disponible pour répondre aux questions.

 

Étape 4 : Mesurer et ajuster

4.1. Suivre les indicateurs de performance

En amont de votre projet de dématérialisation de vos processus, essayez de définir des KPIs (Key Performance Indicators) pour mesurer les résultats de votre dématérialisation, par exemple :

• Temps moyen de traitement des documents.
• Taux d’utilisation des outils numériques.
• Satisfaction des employés et des clients.

Vous aurez un recul nécessaire pour adopter la dématérialisation et être plus performant !

 

4.2. Recueillir les retours des utilisateurs

Si vous souhaitez aller encore plus loin pour tester vos équipes au changement de processus et à la dématérialisation : Organisez des feedbacks réguliers avec vos collaborateurs et apportez des ajustements si nécessaire. Ils vous donneront le ressenti.

 

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Quels sont les principaux freins à la dématérialisation ?

Comme évoqué plus haut, le principal frein à la dématérialisation sont en définitive les freins courants qui incluent la résistance au changement, les coûts initiaux d’investissement, et un manque de formation. Ces obstacles peuvent être surmontés par une communication efficace et une préparation rigoureuse.

 

Combien de temps faut-il pour dématérialiser les processus ?

Tout dépend de la taille de votre entreprise, des structures, du nombre de personnes intégrées...Nous estimons qu'un projet bien planifié peut prendre entre 3 et 12 mois.

La dématérialisation est-elle adaptée à toutes les entreprises ?

Oui, quelle que soit la taille de votre entreprise : start-up ou multinationale. Cependant, les petites entreprises peuvent opter pour des solutions plus simples et évolutives.

 

Vous l'avez bien compris : Réussir la dématérialisation des processus d’entreprise demande une vision claire, une méthodologie structurée, et une implication de toutes les parties prenantes.

Chez Bureau Concept, nous avons opté pour une solution qui fait souvent l'unanimité dans le secteur : Zeendoc.

Prêt à franchir le pas ? Contactez vite notre équipe à Auch ou à Tarbes.