Nouvelle installation réussie chez Bureau Concept !

par Bureau Concept | Oct 20, 2025 | Dématérialisation Gestion Electronique de documents

Nouvelle installation réussie chez Bureau Concept !

Nous venons d’équiper l’un de nos clients avec une table de réunion pratique et ergonomique, parfaitement adaptée à ses besoins professionnels

Un espace de travail bien pensé favorise la concentration, la collaboration et le confort au quotidien. Nous proposons des solutions sur-mesure pour l’aménagement de vos bureaux, alliant ergonomie, design et fonctionnalité.

Merci à notre client pour sa confiance !

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Comment réduire ses coûts d’impression avec Xerox ?

par Bureau Concept | Juil 31, 2025 | Dématérialisation Gestion Electronique de documents

Comment réduire ses coûts d’impression avec Xerox ?

La problématique d’entreprise trop souvent sous-estimée

Un tout nouvel article de notre équipe Bureau Concept sur  la gestion des coûts d’impression chez Xerox.

Ce que nous remarquons souvent : c’est qu’elle est souvent reléguée au second plan dans les entreprises.

En fait peu de monde se penche sur le sujet, alors qu’elle peut représenter jusqu’à 3 % du chiffre d’affaires annuel d’une PME. Cartouches à usage unique, appareils sous-exploités, surimpression de documents inutiles… Les gaspillages sont nombreux.

Chez nous, concessionnaire Xerox à Auch et Tarbes depuis plus de 40 ans, nous accompagnons chaque jour des entreprises de toutes tailles dans le Gers et dans la région de Tarbes, dans l’optimisation de leurs systèmes d’impression, avec des résultats concrets sur leurs dépenses.

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Pourquoi les coûts d’impression explosent sans contrôle ?

Le volume d’impression non maîtrisé

C’est la première cause : l’impression en libre-service, sans quotas ou contrôle, entraîne des volumes bien supérieurs à ce qui est réellement nécessaire. Documents personnels, doublons, mauvaise gestion des recto/verso : autant de facteurs qui augmentent les coûts sans valeur ajoutée.

Le mauvais choix du type d’imprimante ou d’abonnement

Choisir une imprimante Xerox d’entrée de gamme pour un usage intensif ou, à l’inverse, une machine trop puissante pour une petite équipe, engendre des coûts injustifiés. Il en va de même pour les abonnements ou locations non adaptés au volume réel d’impression.

La maintenance, consommables et pannes récurrentes

Le coût caché des impressions inclut aussi les pannes fréquentes, les consommables non compatibles ou trop chers, et les pertes de productivité liées à l’indisponibilité des équipements. Demandez conseil à notre équipe, on sera toujours la pour vous aider.

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Xerox, le partenaire historique de la maîtrise budgétaire

Des technologies intégrées pour économiser

Les imprimantes Xerox, telles que les gammes VersaLink et AltaLink, intègrent des technologies intelligentes pour réduire la consommation de toner, détecter les pages inutiles, proposer automatiquement l’impression en noir & blanc ou recto verso. Attention tout de même de paramétrer tout bien avant.

Des outils de suivi et de pilotage intelligents

Grâce aux solutions comme Xerox Workplace Suite, il est possible de piloter finement les impressions, par utilisateur, département ou projet. Vous identifiez rapidement les abus, optimisez les réglages, et gérez votre parc à distance ou pas, sans surcoût.

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Nos conseils pratiques Bureau Concept, pour réduire efficacement vos coûts d’impression

1. L’audit gratuit de votre parc d’impression

Chez Bureau Concept, nous proposons un diagnostic complet de votre environnement d’impression avant tout achat si vous le souhaitez. Cela inclut une analyse de vos volumes mensuels, des coûts actuels, et de la pertinence des équipements en place. Nous prendrons rendez-vous avec vous pour bien étudier votre situation.

2. Choisir la bonne imprimante Xerox adaptée à vos besoins

Jet d’encre, laser, multifonction : que choisir ?

• Jet d’encre : idéal pour les impressions couleur occasionnelles, à coût modéré.

• Laser noir & blanc : parfait pour les impressions bureautiques quotidiennes.

• Multifonctions connectés (MFP) : imprimante, scanner, fax et email dans un seul appareil.

Une imprimante Xerox bien dimensionnée selon vos besoins et votre budget, c’est jusqu’à 40 % d’économie sur le coût global d’exploitation par an. C’est énorme.

3. Optez pour des solutions d’impression centralisées

Remplacer plusieurs imprimantes individuelles par un seul appareil multifonction centralisé Xerox est capital et vous permet :

• Une réduction significative de la maintenance

• Une gestion centralisée des consommables

• Une meilleure sécurité des impressions

4. Mise en place de quotas et de règles d’impression

Les systèmes Xerox permettent en règle générale de faire des économies à tous points de vues :

• Limiter les impressions couleur

• Imposer le recto verso

• Restreindre l’accès à certaines fonctions selon les profils utilisateurs

5. Gestion automatique des consommables

Grâce à Xerox Smart eSolutions, le réapprovisionnement en toner est automatisé, évitant les achats d’urgence coûteux et les ruptures de stock. Vous pouvez aussi nous faire confiance car les encres, toners… ainsi que le contrat de maintenance est compris dans le budget global de votre imprimante si vous passez par nous.

6. Maintenance préventive et support de proximité

Notre équipe technique à Auch et Tarbes assure une maintenance réactive, ce qui limite les interruptions et augmente la durée de vie de vos équipements.

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Comment notre équipe Bureau Concept vous accompagne à Auch et Tarbes

Un savoir-faire Xerox depuis plus de 40 ans

Forts de notre expérience historique en tant que concessionnaire agréé Xerox, nous maîtrisons parfaitement les outils, technologies et besoins spécifiques de chaque secteur professionnel dans la région du Gers et les Hautes-Pyrénées.

Un accompagnement personnalisé et local

En fait, nous ne vendons pas simplement une imprimante. Nous vous aidons à mettre en place une véritable stratégie de gestion documentaire, adaptée à vos enjeux locaux, que vous soyez une collectivité, une PME, ou une profession libérale ou encore une grande entreprise

Quels modèles Xerox privilégier pour une gestion optimisée ?

Focus sur la gamme VersaLink

Idéale pour les PME, la gamme VersaLink propose :

• Des imprimantes connectées au cloud

• Une interface intuitive (type tablette)

• Des fonctionnalités de sécurité avancées

Focus sur la gamme AltaLink pour les gros volumes

Parfaite pour les grands environnements bureautiques, la gamme AltaLink permet :

• Des vitesses d’impression élevées

• Une intégration avec les logiciels métier

• Une excellente durabilité

Leasing, location ou achat : quelle formule est la plus rentable ?

Chez Bureau Concept, nous vous conseillons sur la meilleure option selon :

• Vos flux d’impression

• Votre budget

• Vos contraintes fiscales

Le leasing avec maintenance incluse est souvent la solution la plus avantageuse à moyen terme. Vous avez aussi la possibilité de faire un achat direct en passant par notre équipe. Tout est possible chez Bureau Concept.

FAQ sur la réduction des coûts avec Xerox

1. Une imprimante multifonction Xerox consomme-t-elle plus d’énergie qu’une simple imprimante ?
Non, la technologie Xerox est conçue pour être économe, avec un mode veille automatique et une faible consommation en fonctionnement.

2. Peut-on suivre les impressions de chaque salarié ?
Oui, avec les outils Xerox de gestion documentaire, vous pouvez suivre les usages, affecter des quotas et recevoir des rapports détaillés.

3. Est-il possible de restreindre l’impression couleur ?
Oui, vous pouvez définir des règles selon les utilisateurs, comme autoriser la couleur uniquement pour la direction ou les documents clients.

4. Les imprimantes Xerox sont-elles compatibles avec le cloud ?
Absolument. Les modèles récents sont compatibles avec OneDrive, Dropbox, Google Drive, SharePoint, etc.

5. Peut-on imprimer depuis un smartphone ou une tablette ?
Oui, Xerox propose des applications mobiles compatibles iOS et Android, ainsi que l’impression sans fil via AirPrint ou Mopria.

Finalement, vous le voyez, réduire les coûts d’impression avec Xerox, c’est possible, mesurable et durable. Grâce à une analyse précise de vos besoins, une technologie de pointe, et un accompagnement local, vous pouvez transformer un poste de dépense souvent négligé en un véritable atout pour votre entreprise. Contactez-nous directement.

L’intégration de Zeendoc avec les logiciels de gestion (Sage, EBP, etc.)

par Bureau Concept | Juil 17, 2025 | Dématérialisation Gestion Electronique de documents

L’intégration de Zeendoc avec les logiciels de gestion (Sage, EBP, etc.) : simplifiez votre gestion documentaire

Dans un environnement professionnel de plus en plus numérisé dans le Gers et les Hautes-Pyrénées et ce depuis presque 10 ans maintenant, les entreprises cherchent des solutions pour automatiser leurs flux documentaires.

Zeendoc, une solution française de gestion électronique de documents (GED), s’impose comme un outil incontournable. Mais pour qu’elle révèle tout son potentiel, son intégration avec les logiciels de gestion tels que Sage, EBP, ou encore Cegid, est une étape clé et souvent méconnu du grand public.

Dans ce nouvel article, nous allons vous communiquer comment et pourquoi intégrer Zeendoc à vos logiciels de gestion.

Comment cette intégration peut transformer la manière dont votre entreprise traite ses documents ?

Pourquoi intégrer Zeendoc avec vos logiciels de gestion ?

La gestion documentaire n’est plus une option. Cela va même être une obligation en 2026 par exemple avec la facturation électronique.

Elle est devenue une nécessité face à l’augmentation des volumes de documents, aux obligations légales de conservation et à la recherche de productivité. Zeendoc permet de centraliser, sécuriser, classer et retrouver rapidement tous les documents de l’entreprise.

L’intégration avec un logiciel de gestion (comptabilité, RH, facturation, etc.) comme Sage, EBP, Cegid, Divalto, WaveSoft, Quadratus ou bien d’autres logiciels… vous permet de :

• Automatiser la récupération et l’archivage des documents générés (factures, bulletins de paie, contrats, bons de commande…),

• Limiter les doubles saisies et réduire les erreurs humaines,

• Gagner du temps en évitant les recherches manuelles,

• Accélérer le traitement comptable et les processus RH ou commerciaux,

• Répondre aux obligations réglementaires (conservation, confidentialité, archivage légal).

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Zeendoc et Sage : une synchronisation fluide des flux comptables

Sage est l’un des leaders en matière de logiciels de gestion pour les TPE/PME en France. Il est utilisé notamment pour la comptabilité, la gestion commerciale ou encore la paie. L’intégration de Zeendoc avec Sage permet de fluidifier les processus entre la production et le stockage des documents.

Voici un bel exemple d’intégration Zeendoc / Sage :

• Un bon de commande est généré dans Sage.

• Ce document est automatiquement envoyé à Zeendoc, indexé selon des critères définis (fournisseur, date, numéro de commande).

• Il est ensuite archivé électroniquement avec la possibilité d’y accéder rapidement depuis tout support.

• Lors d’un contrôle ou d’une vérification, les équipes retrouvent le bon en quelques secondes.

Vos bénéfices sont directs :

• Suppression de l’archivage papier, économie de place,

• Gain de temps dans la recherche documentaire,

• Conformité RGPD et fiscale assurée,

• Processus traçables et sécurisés.

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Zeendoc et EBP : pour digitaliser la comptabilité et les ressources humaines

EBP est très présent dans les entreprises qui souhaitent une solution simple et efficace pour la gestion comptable, la facturation et la paie, un peu comme Sage au final.

L’automatisation avec Zeendoc :

• Chaque bulletin de salaire émis depuis EBP est transféré vers Zeendoc,

• Archivage sécurisé par salarié, avec accès personnel et protégé,

• Même processus pour les factures clients ou fournisseurs.

Vos bénéfices :

• Distribution automatique des bulletins de paie aux salariés (accès sécurisé en ligne),

• Centralisation de toutes les pièces comptables pour les audits ou contrôles URSSAF,

• Moins de paperasse, plus de productivité administrative.

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Le fonctionnement technique de l’intégration

Si nous devions résumer l’intégration en quelques étapes. L’intégration repose généralement sur 3 approches principales :

1. Les connecteurs natifs

Certaines versions de Sage ou EBP disposent de connecteurs prêts à l’emploi vers Zeendoc. Ces modules permettent une connexion automatique entre les deux systèmes via une API ou un service web.

2. Les exports automatisés

Les logiciels de gestion peuvent être paramétrés pour exporter des documents ou des fichiers XML/CSV vers un dossier surveillé par Zeendoc, qui les indexe ensuite automatiquement.

3. Les scripts et les passerelles personnalisées

Pour des besoins plus spécifiques, nous intervenons directement dans l’entreprise pour mettre en place des passerelles sur-mesure et donc synchroniser les outils de gestion à Zeendoc.

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Quels types de documents peuvent être synchronisés ?

L’intégration permet d’automatiser le transfert et l’archivage des documents suivants :

• Factures clients et fournisseurs

• Bons de commande et bons de livraison

• Contrats (salariés, fournisseurs, clients)

• Bulletins de paie

• Déclarations sociales ou fiscales

• Relevés bancaires et états de rapprochement

Ces documents sont ensuite indexés automatiquement selon des règles définies : numéro, type, société, date, montant, etc.

Comment se déroule concrètement un projet d’intégration ?

1. L’analyse de votre environnement logiciel

Un diagnostic est réalisé par notre équipe Bureau Concept pour comprendre quels logiciels de gestion sont utilisés, leur version, leur niveau d’ouverture (API, exports, etc.) et les processus documentaires internes.

2. Le paramétrage de Zeendoc

Des règles d’indexation sont définies (champs à extraire, typologie de documents, classement par dossier, gestion des droits utilisateurs…). Nous en discutons ensemble selon vos besoins.

3. La mise en place de la passerelle ou du connecteur

Selon les cas, une passerelle est développée ou un connecteur est installé entre Zeendoc et le logiciel de gestion. Nous faisons aussi des tests pour valider le fonctionnement.

4. La formation de vos équipes par Bureau Concept

Des sessions de formation sont proposées pour prendre en main Zeendoc, apprendre à retrouver, classer ou annoter les documents.

5. L’accompagnement et la maintenance

Une fois le projet lancé, nous restons disponibles pour assurer la maintenance, mettre à jour les connecteurs si nécessaire, et vous aider à faire évoluer votre système documentaire.

Quels sont réellement vos bénéfices ?

L’intégration de Zeendoc avec un logiciel comme Sage, EBP ou tout autres logiciels transforme la gestion documentaire d’un centre de coûts en centre de valeur. Voici les bénéfices constatés chez nos clients qui ont pu installer  :

• Diminution du temps de traitement documentaire de 40 à 70 %

• Réduction du coût d’archivage physique

• Amélioration du suivi comptable

• Renforcement de la sécurité et de la traçabilité

• Accès facilité aux documents à distance (télétravail, mobilité)

Pourquoi faire appel à notre équipe Bureau Concept Auch et Tarbes ?

Chez Bureau Concept, nous accompagnons les entreprises dans leur transition numérique depuis de nombreuses années. En tant que concessionnaire Xerox, nous avons développé une expertise en gestion documentaire et dématérialisation.

Nos équipes à Auch et à Tarbes assurent :

• Une étude personnalisée de votre environnement logiciel,

• La mise en œuvre technique de la solution Zeendoc,

• Le développement de passerelles vers vos logiciels métiers,

• Une formation complète de vos utilisateurs,

• Un accompagnement durable pour faire évoluer votre solution.

Une intégration stratégique pour votre entreprise

Intégrer Zeendoc avec Sage, EBP ou tout autre logiciel de gestion, ce n’est pas seulement un gain de temps : c’est une véritable optimisation des processus internes de votre entreprise. Vous automatisez, sécurisez et structurez l’ensemble de vos documents.

Que vous soyez une PME, un cabinet comptable, une structure publique ou une association, cette intégration est un levier de performance pour toute votre organisation.

Facturation électronique : vous êtes concerné !

par Bureau Concept | Mai 26, 2025 | Dématérialisation Gestion Electronique de documents

Facturation électronique : vous êtes concerné ! Anticipez dès maintenant !

À partir de 2026, toutes les entreprises, y compris les TPE, devront émettre et recevoir leurs factures électroniques via une plateforme certifiée. Pas de panique !

Nous travaillons avec Nano by Zeendoc, une solution simple, mobile, et surtout pensée pour les très petites structures.

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La GED, c’est aussi pour les TPE !

par Bureau Concept | Mai 19, 2025 | Dématérialisation Gestion Electronique de documents

La GED, c’est aussi pour les TPE !
Vous pensez que la gestion électronique de documents (GED), c’est pas fait pour les toutes petites entreprises ?
Avec Nano by Zeendoc, la dématérialisation devient un réflexe… pas un chantier.
En quelques clics, vous classez, archivez, validez et envoyez toutes vos factures.
Vous suivez les échanges, collaborez avec vos équipes et respectez les obligations fiscales à venir.
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