par Bureau Concept | Mai 26, 2025 | Dématérialisation Gestion Electronique de documents
Facturation électronique : vous êtes concerné ! Anticipez dès maintenant !
À partir de 2026, toutes les entreprises, y compris les TPE, devront émettre et recevoir leurs factures électroniques via une plateforme certifiée. Pas de panique !
Nous travaillons avec Nano by Zeendoc, une solution simple, mobile, et surtout pensée pour les très petites structures.
– Envoi par PDP, Chorus ou email
– Classement et archivage automatique
– Recherche ultra rapide
– Suivi des relances
– Conforme à la réforme 2026
Et tout ça pour 65 €/mois seulement !
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par Bureau Concept | Mai 19, 2025 | Dématérialisation Gestion Electronique de documents
La GED, c’est aussi pour les TPE !
Vous pensez que la gestion électronique de documents (GED), c’est pas fait pour les toutes petites entreprises ?
Avec Nano by Zeendoc, la dématérialisation devient un réflexe… pas un chantier.
En quelques clics, vous classez, archivez, validez et envoyez toutes vos factures.
Vous suivez les échanges, collaborez avec vos équipes et respectez les obligations fiscales à venir.
Le tout ?
65 €/mois*.
100 % en ligne, 100 % conforme, 100 % serein.
https://www.zeendoc.com/nano-by-zeendoc/
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La GED n’est plus réservée aux grosses structures. Nano by Zeendoc garde l’essentiel — numérisation, classement automatique, recherche instantanée, archivage sécurisé — dans une version pensée pour les TPE et indépendants, avec un coût et une prise en main adaptés. Bureau Concept installe cette solution rapidement chez les artisans, commerçants et professions libérales du Gers et des Hautes-Pyrénées. Pour une petite structure, dématérialiser ses documents fait gagner un temps qu’on ne récupère pas autrement.
par Bureau Concept | Mai 12, 2025 | Dématérialisation Gestion Electronique de documents
La dématérialisation ne consiste pas seulement à scanner des documents. Elle repose sur une réorganisation complète des flux d’information et une intégration automatisée des processus métiers grâce à une solution de gestion électronique de documents (GED).
Chercher un document dans un classeur prend plusieurs minutes. Avec Zeendoc, c’est quelques secondes : le document est numérisé, classé automatiquement, retrouvable par n’importe quel mot qu’il contient. Bureau Concept installe cette solution chez des entreprises et collectivités du Gers et des Hautes-Pyrénées, après avoir regardé comment elles travaillent réellement aujourd’hui. Avec la facturation électronique qui devient obligatoire d’ici 2026, ce n’est plus un simple confort : c’est une échéance à préparer.
par Bureau Concept | Mai 5, 2025 | Dématérialisation Gestion Electronique de documents
Optimisez votre créativité avec les photocopieurs Xerox !
Vous cherchez à améliorer l’efficacité de vos équipes ? Les photocopieurs Xerox sont l’outil idéal pour transformer votre environnement de travail.
Vitesse, qualité d’impression, fiabilité – Nos modèles répondent à toutes vos attentes, que ce soit pour des impressions couleur ou noir et blanc, des copies en grand volume ou des numérisations rapides.
Ce n’est pas juste un photocopieur, c’est un véritable partenaire pour votre entreprise.
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La qualité de rendu couleur des Xerox compte dès qu’un document sort du strict usage interne — présentation commerciale, support marketing. Bureau Concept, concessionnaire Gold à Tarbes et Auch depuis plus de 40 ans, a de quoi couvrir tous les volumes, du copieur compact au multifonction haute capacité. On regarde avec vous ce que vous imprimez réellement avant de recommander quoi que ce soit, et le contrat de maintenance qui suit garantit une intervention rapide, localement.
par Bureau Concept | Mar 31, 2025 | Dématérialisation Gestion Electronique de documents
Facture électronique obligatoire dès 2026 : êtes-vous prêt ?
À partir de 2026, toutes les entreprises devront émettre et recevoir leurs factures au format électronique. Une évolution majeure qui simplifie la gestion comptable, renforce la traçabilité et réduit les coûts administratifs .
Pourquoi anticiper dès maintenant avec Bureau Concept ?
Sécurisez et automatisez votre facturation
Gagnez du temps et limitez les erreurs
Soyez en conformité avec la réglementation
Nous vous accompagnons dans cette transition avec des solutions d’impression et de gestion documentaire adaptées.
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La facturation électronique devient obligatoire d’ici 2026, pour l’émission comme pour la réception. Zeendoc, qu’on installe chez nos clients du Gers et des Hautes-Pyrénées, gère déjà ça : factures fournisseurs et clients centralisées, archivage à valeur probante, lien avec votre comptabilité. Plutôt que d’attendre la dernière minute, autant régler le sujet maintenant — ça finit souvent par faire gagner du temps au quotidien, bien au-delà de la seule facture.
par Bureau Concept | Mar 25, 2025 | Dématérialisation Gestion Electronique de documents
Comment la dématérialisation réduit les risques liés aux pertes de documents ?
Les années 2000 et les réseaux sociaux ont bousculé la gestion de données dans le domaine du digital.
Dans un monde où l’efficacité et la sécurité des documents sont devenues essentielles, la dématérialisation s’impose comme une solution incontournable pour les entreprises. Il existe de nombreuses solutions mais Bureau Concept travaille avec le leader de la dématérialisation : Zeendoc.
Avec la dématérialisation il faut oublier les montagnes de papier, les classeurs égarés : la gestion numérique des documents révolutionne le quotidien des professionnels à tous points de vue.
Comment cette transformation digitale permet-elle de réduire les risques de perte de documents ? Quels sont les bénéfices concrets pour les entreprises, notamment celles qui investissent dans un aménagement de bureau ergonomique et des solutions de gestion documentaire modernes ?
Nous allons donc vous montrer que notre solution de dématérialisation Zeendoc ne peut être que bénéfique pour vous.
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Pourquoi la perte de documents est un problème majeur en entreprise ?
Avant d’aborder les solutions que notre équipe vous propose, nous allons revenir sur l’ampleur du problème que représente la perte de documents physiques pour une entreprise.
L’ impact financier considérable : le plus conséquent des impacts
Le saviez-vous ?
Chaque année, des millions d’heures de travail sont perdues en raison de la recherche de documents égarés. Une étude de l’IDC de 2023 par exemple révèle que :
30 à 40 % du temps de travail d’un employé est consacré à la recherche d’informations.
7,5 % des documents papier sont perdus de manière définitive.
La reproduction d’un document égaré coûte en moyenne 220 € à une entreprise.
Les conséquences juridiques et réglementaires
Perdre un document papier peut exposer une entreprise à des sanctions si celui-ci est nécessaire pour des audits, des litiges ou des obligations légales (factures, contrats, documents RH).
Pensez-y, si vous prenez de l’avance avec notre équipe sur la dématérialisation Zeendoc, vous êtes assuré de gagner du temps et de l’argent.
Un frein à la créativité et à la communication
Les documents papier compliquent le travail collaboratif et augmentent les délais de traitement. À l’ère du télétravail, des bureaux flexibles, de la digitalisation, le manque d’accessibilité aux documents peut être un réel handicap.
Aussi, c’est un impact de marque employeur. En effet, si votre entreprise est perçue comme « anti-digital », c’est votre réputation qui est en jeu.
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La dématérialisation avec Zeendoc : LA réponse efficace aux pertes de documents
La dématérialisation des documents consiste à numériser et à stocker les fichiers sous format électronique. Cela permet d’éliminer les risques de perte tout en optimisant la gestion documentaire. Votre entreprise est plus réactive, vous gagnez du temps et de l’argent.
Le stockage sécurisé et centralisé
Avec un système de gestion électronique des documents (GED), toutes les informations sont organisées, indexées et stockées, archivées de manière sécurisée dans un serveur local ou sur le cloud. C’est vous qui choisissez et configurez tout au départ de l’installation de Zeendoc. Tout est modulable et en plus, notre équipe Bureau Concept vous forme et vous accompagne.
Plus besoin de fouiller dans des classeurs : en quelques secondes, un document peut être retrouvé via une simple recherche par mots-clés.
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L’accès simplifié et une mobilité accrue
La dématérialisation permet de retrouver et partager un document instantanément, que l’on soit :
Au bureau
En télétravail
En déplacement
Il est même possible de modifier des fichiers en temps réel avec ses collègues.
L’automatisation des sauvegardes et traçabilité
Un des atouts majeurs de la gestion numérique est l’automatisation des sauvegardes. Contrairement au papier, qui peut être détruit par :
Un incendie
Une inondation
Une erreur humaine
Les documents numériques peuvent être dupliqués et enregistrés sur plusieurs serveurs pour garantir leur intégrité. De plus, grâce aux journaux d’audit, chaque modification ou consultation d’un fichier est enregistrée, limitant ainsi les risques de fraude ou d’altération des informations. C’est véritablement un outil digital qui vous fait économiser énormément de temps et efficace pour tous les types d’entreprises : TPE, PME ou grands groupes.
Une réduction significative des coûts et de l’empreinte écologique
En plus d’améliorer la gestion documentaire, la dématérialisation réduit :
Les coûts d’impression et de stockage (achat de papier, maintenance des imprimantes, archivage).
L’impact environnemental d’une entreprise en limitant la consommation de papier.
Nous le savons très bien l’utilisation du papier est devenu de nos jours excessive. La dématérialisation Zeendoc vous permet de faire d’économies exceptionnelles sur toute une année.
Quelles solutions pour dématérialiser vos documents ?
Pour réduire les pertes de documents efficacement, voici quelques-unes de nos solutions adaptées aux entreprises modernes.
Les solutions GED (Gestion Électronique des Documents)
Les GED comme la solution Zeendoc en partie, permettent d’organiser, stocker et sécuriser les fichiers numériques de manière centralisée.
L’archivage numérique et la signature électronique
Grâce à la signature électronique (Adobe Sign, DocuSign), les contrats et documents légaux sont signés et stockés sans impression. L’archivage numérique, quant à lui, garantit l’intégrité et l’authenticité des fichiers. Zeendoc intègre directement l’archivage numérique. Vous avez tout en un seul logiciel.
Le cloud computing et les serveurs sécurisés
Opter pour une solution cloud permet de protéger ses documents contre la perte physique tout en assurant une accessibilité 24/7. La solution Zeendoc par Bureau Concept permet cela.
Les bonnes pratiques Bureau Concept pour une dématérialisation réussie
Adopter une gestion numérique des documents ne se limite pas à un simple scan des fichiers.
Voici quelques conseils de notre équipe pour optimiser la transition vers la dématérialisation.
1. Établir une politique de gestion documentaire
Définir en amont de votre stratégie de dématérialisation, qui peut accéder aux documents et sous quelles conditions.
Créer une arborescence claire et organisée pour classer les fichiers.
2. Mettre en place des sauvegardes automatiques
Programmer des sauvegardes régulières sur des serveurs sécurisés via la gestion de votre compte Zeendoc.
Opter pour un stockage redondant (backup sur cloud et sur site) plusieurs fois par jour ou par semaine.
3. Former les collaborateurs aux outils numériques
Sensibiliser les équipes aux risques liés aux pertes de données. C’est la clé de succès de votre dématérialisation.
Organiser des formations pour optimiser l’usage des logiciels GED et cloud. Pensez-y : notre équipe est à votre disposition pour vous former et vous accompagner au fur et à mesure.
4. Sécuriser l’accès aux documents sensibles
Activer l’authentification à double facteur (2FA).
Restreindre l’accès à certains fichiers avec des permissions spécifiques pour chaque collaborateur ou département de votre entreprise.
Pourquoi adopter la dématérialisation dès maintenant et faire confiance à Zeendoc par Bureau Concept ?
Investir dans la dématérialisation des documents est une décision stratégique qui permet non seulement de réduire les pertes et d’améliorer la sécurité, mais aussi de gagner du temps et de l’argent.
Chez Bureau Concept, nous accompagnons les entreprises dans leur transition vers un environnement de travail ergonomique et numérique. En combinant mobilier de bureau optimisé et solutions digitales avancées, nous aidons nos clients à améliorer leur productivité et leur organisation.
Contactez-nous, on vous accompagne !
À partir de 2026, toutes les entreprises, y compris les TPE, devront émettre et recevoir leurs factures électroniques via une plateforme certifiée. Pas de panique !
Vous suivez les échanges, collaborez avec vos équipes et respectez les obligations fiscales à venir.
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Indexation automatique
Vitesse, qualité d’impression, fiabilité – Nos modèles répondent à toutes vos attentes, que ce soit pour des impressions couleur ou noir et blanc, des copies en grand volume ou des numérisations rapides.
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Définir en amont de votre stratégie de dématérialisation, qui peut accéder aux documents et sous quelles conditions.