Comment la dématérialisation réduit les risques liés aux pertes de documents ?

 

Les années 2000 et les réseaux sociaux ont bousculé la gestion de données dans le domaine du digital.

Dans un monde où l’efficacité et la sécurité des documents sont devenues essentielles, la dématérialisation s’impose comme une solution incontournable pour les entreprises. Il existe de nombreuses solutions mais Bureau Concept travaille avec le leader de la dématérialisation : Zeendoc.

Avec la dématérialisation il faut oublier les montagnes de papier, les classeurs égarés : la gestion numérique des documents révolutionne le quotidien des professionnels à tous points de vue.

Comment cette transformation digitale permet-elle de réduire les risques de perte de documents ? Quels sont les bénéfices concrets pour les entreprises, notamment celles qui investissent dans un aménagement de bureau ergonomique et des solutions de gestion documentaire modernes ?

Nous allons donc vous montrer que notre solution de dématérialisation Zeendoc ne peut être que bénéfique pour vous.

 

Pourquoi la perte de documents est un problème majeur en entreprise ?

Avant d’aborder les solutions que notre équipe vous propose, nous allons revenir sur l’ampleur du problème que représente la perte de documents physiques pour une entreprise.

 

L' impact financier considérable : le plus conséquent des impacts

Le saviez-vous ?

Chaque année, des millions d’heures de travail sont perdues en raison de la recherche de documents égarés. Une étude de l’IDC de 2023 par exemple révèle que :

• 30 à 40 % du temps de travail d’un employé est consacré à la recherche d’informations.

• 7,5 % des documents papier sont perdus de manière définitive.

• La reproduction d’un document égaré coûte en moyenne 220 € à une entreprise.

 

Les conséquences juridiques et réglementaires

Perdre un document papier peut exposer une entreprise à des sanctions si celui-ci est nécessaire pour des audits, des litiges ou des obligations légales (factures, contrats, documents RH).

Pensez-y, si vous prenez de l'avance avec notre équipe sur la dématérialisation Zeendoc, vous êtes assuré de gagner du temps et de l'argent.

 

Un frein à la créativité et à la communication

Les documents papier compliquent le travail collaboratif et augmentent les délais de traitement. À l’ère du télétravail, des bureaux flexibles, de la digitalisation,  le manque d’accessibilité aux documents peut être un réel handicap.

Aussi, c'est un impact de marque employeur. En effet, si votre entreprise est perçue comme "anti-digital", c'est votre réputation qui est en jeu.

 

La dématérialisation avec Zeendoc : LA réponse efficace aux pertes de documents

La dématérialisation des documents consiste à numériser et à stocker les fichiers sous format électronique. Cela permet d’éliminer les risques de perte tout en optimisant la gestion documentaire. Votre entreprise est plus réactive, vous gagnez du temps et de l'argent.

 

Le stockage sécurisé et centralisé

Avec un système de gestion électronique des documents (GED), toutes les informations sont organisées, indexées et stockées, archivées de manière sécurisée dans un serveur local ou sur le cloud. C'est vous qui choisissez et configurez tout au départ de l'installation de Zeendoc. Tout est modulable et en plus, notre équipe Bureau Concept vous forme et vous accompagne.

Plus besoin de fouiller dans des classeurs : en quelques secondes, un document peut être retrouvé via une simple recherche par mots-clés.

 

L'accès simplifié et une mobilité accrue

La dématérialisation permet de retrouver et partager un document instantanément, que l’on soit :

• Au bureau

• En télétravail

• En déplacement

Il est même possible de modifier des fichiers en temps réel avec ses collègues.

 

L'automatisation des sauvegardes et traçabilité

Un des atouts majeurs de la gestion numérique est l’automatisation des sauvegardes. Contrairement au papier, qui peut être détruit par :

• Un incendie

• Une inondation

• Une erreur humaine

Les documents numériques peuvent être dupliqués et enregistrés sur plusieurs serveurs pour garantir leur intégrité. De plus, grâce aux journaux d’audit, chaque modification ou consultation d’un fichier est enregistrée, limitant ainsi les risques de fraude ou d’altération des informations. C'est véritablement un outil digital qui vous fait économiser énormément de temps et efficace pour tous les types d'entreprises : TPE, PME ou grands groupes.

 

Une réduction significative des coûts et de l’empreinte écologique

En plus d’améliorer la gestion documentaire, la dématérialisation réduit :

• Les coûts d’impression et de stockage (achat de papier, maintenance des imprimantes, archivage).

• L’impact environnemental d’une entreprise en limitant la consommation de papier.

Nous le savons très bien l'utilisation du papier est devenu de nos jours excessive. La dématérialisation Zeendoc vous permet de faire d'économies exceptionnelles sur toute une année.

 

Quelles solutions pour dématérialiser vos documents ?

Pour réduire les pertes de documents efficacement, voici quelques-unes de nos  solutions adaptées aux entreprises modernes.

Les solutions GED (Gestion Électronique des Documents)

Les GED comme la solution Zeendoc en partie, permettent d’organiser, stocker et sécuriser les fichiers numériques de manière centralisée.

 

L’archivage numérique et la signature électronique

Grâce à la signature électronique (Adobe Sign, DocuSign), les contrats et documents légaux sont signés et stockés sans impression. L’archivage numérique, quant à lui, garantit l’intégrité et l’authenticité des fichiers. Zeendoc intègre directement l'archivage numérique. Vous avez tout en un seul logiciel.

 

Le cloud computing et les serveurs sécurisés

Opter pour une solution cloud permet de protéger ses documents contre la perte physique tout en assurant une accessibilité 24/7.  La solution Zeendoc par Bureau Concept permet cela.

 

Les bonnes pratiques Bureau Concept pour une dématérialisation réussie

Adopter une gestion numérique des documents ne se limite pas à un simple scan des fichiers.

Voici quelques conseils de notre équipe pour optimiser la transition vers la dématérialisation.

1. Établir une politique de gestion documentaire

✔ Définir en amont de votre stratégie de dématérialisation, qui peut accéder aux documents et sous quelles conditions.
✔ Créer une arborescence claire et organisée pour classer les fichiers.

2. Mettre en place des sauvegardes automatiques

✔ Programmer des sauvegardes régulières sur des serveurs sécurisés via la gestion de votre compte Zeendoc.
✔ Opter pour un stockage redondant (backup sur cloud et sur site) plusieurs fois par jour ou par semaine.

3. Former les collaborateurs aux outils numériques

✔ Sensibiliser les équipes aux risques liés aux pertes de données. C'est la clé de succès de votre dématérialisation.
✔ Organiser des formations pour optimiser l’usage des logiciels GED et cloud. Pensez-y : notre équipe est à votre disposition pour vous former et vous accompagner au fur et à mesure.

4. Sécuriser l’accès aux documents sensibles

✔ Activer l’authentification à double facteur (2FA).
✔ Restreindre l’accès à certains fichiers avec des permissions spécifiques pour chaque collaborateur ou département de votre entreprise.

 

Pourquoi adopter la dématérialisation dès maintenant et faire confiance à Zeendoc par Bureau Concept ?

Investir dans la dématérialisation des documents est une décision stratégique qui permet non seulement de réduire les pertes et d’améliorer la sécurité, mais aussi de gagner du temps et de l’argent.

Chez Bureau Concept, nous accompagnons les entreprises dans leur transition vers un environnement de travail ergonomique et numérique. En combinant mobilier de bureau optimisé et solutions digitales avancées, nous aidons nos clients à améliorer leur productivité et leur organisation.

Contactez-nous, on vous accompagne !