Les avantages de la signature électronique

par Bureau Concept | Juin 27, 2024 | Dématérialisation Gestion Electronique de documents, Dématérialisation Zeendoc

La signature électronique : un atout clé pour la dématérialisation

Depuis plus de 10 ans maintenant, le digital a pris une place central dans les organisations des entreprises. Dans un monde où la digitalisation est devenue la norme, la signature électronique s’impose comme un outil indispensable pour les entreprises et les particuliers.

Elle présente de nombreux avantages : elle permet de valider des documents de manière sécurisée et légale, sans passer par le « manuscrit ».

En plus, cette évolution digitale, s’accompagne de la nécessité de garantir l’authenticité et la valeur juridique des documents électroniques, c’est là qu’intervient la signature électronique.

Grâce à notre équipe expérimentée, vous pouvez compter sur nous pour l’intégration de la solution dans votre entreprise. Nous vous formons.

La signature électronique : l’authenticité au rendez-vous

La signature électronique est une méthode de validation numérique d’un document ( facture, document juridique, comptable..), assurant son intégrité et l’authenticité de l’identité du signataire. C’est en définitive un procédé cryptographique.

A contrario de la signature manuscrite, elle garantie que le document n’a pas été altéré après la signature. Il existe plusieurs types de signatures électroniques, allant de la simple signature électronique à la signature électronique qualifiée, cette dernière étant la plus sécurisée et reconnue légalement dans de nombreux pays.

Chez Bureau Concept, nous avons l’habitude de traiter cela. L’installation du procédé est assez rapide et simple.

signature électronique zeendoc

Les avantages de la signature électronique : la sécurité et la fiabilité avant tout

Sécurité et fiabilité : le premier critère des entreprises.

De part notre expérience, dans l’installation de la solution chez nos clients, ce sont les critères les plus importants.

Les technologies de cryptographie qui sont de plus en plus techniques, utilisées assurent que les documents signés ne peuvent être modifiés sans invalider la signature. De plus de cela, les signatures électroniques qualifiées offrent une reconnaissance légale équivalente à celle d’une signature manuscrite dans de nombreux pays, y compris dans l’Union Européenne grâce au règlement eIDAS. (prévoit l’interopérabilité des systèmes nationaux d’identification électronique entre les États membres de l’UE)

signature-electronique-contre-signature-manuscrite

Le gain de temps et d’efficacité : le second facteur recherché

Le second point recherché par les entreprises est le gain de temps. En effet, le temps est précieux et si il faut gagner quelques heures, les entreprises sont preneuses.

La signature électronique permet de signer des documents en quelques clics, sans avoir besoin de les imprimer, les signer à la main, puis les scanner ou les envoyer par courrier. Cette rapidité est particulièrement bénéfique pour les entreprises qui traitent un grand volume de documents mais pas que. Par exemple pour les petites entreprises spécialisées dans les niches qui traitent beaucoup de papiers, elles y trouvent leur compte. Autre exemple, les contrats de vente, les bons de commande peuvent être signés et retournés en quelques minutes au lieu de quelques jours si vous envoyez tout par courrier.

signature-electronique zeendoc

La réduction des coûts : pour éviter les coûts cachés

Lorsque les entreprises installent la signature électronique, l’autre avantage que l’on remarque et qu’elles nous remontent, c’est l’économie significative qu’elles peuvent faire. Par exemple les coûts liés à l’impression, au papier, à l’envoi postal, et à l’archivage physique sont tout de suite éliminés. En plus de la réduction des coûts et des délais, la signature électronique accélèrent les cycles de vente et donc améliore in fine la situation financière des entreprises.

dématérialisation zeendoc auch gers

Le respect de l’environnement : pour la réduction de l’empreinte écologique.

La signature électronique contribue à la réduction de l’empreinte écologique des entreprises. Lorsqu’elle limite l’utilisation du papier et des consommables associés, elle participe activement à la préservation des ressources naturelles et à la diminution des déchets. Cela concerne aussi bien les petites comme les grandes entreprises.

empreinte-ecologique

A la recherche de la flexibilité

Grâce à la signature électronique, les documents des entreprises peuvent être signés de n’importe où et à tout moment, à condition bien entendu d’avoir accès à internet. Cette flexibilité est très avantageuse dans un monde professionnel qui est de plus en plus digital et où le télétravail, la recherche de la mobilité sont en forte croissance. Vos salariés peuvent signer des documents en déplacement, sans avoir besoin d’être physiquement présents au même endroit.

dematérialisation zeendoc tarbes auch

La dématérialisation des documents d’entreprise : le processus gagnant / gagnant avec la signature électronique

On l’a vu plus haut dans l’article, la signature électronique joue un rôle majeur dans la dématérialisation des documents, un processus qui vise à remplacer les documents papier par des fichiers numériques. La dématérialisation présente de nombreux avantages qui complètent ceux de la signature électronique. Nous allons faire le rapprochement entre ce processus général de dématérialisation et la signature électronique.

L’automatisation et la simplification des processus administratifs

La dématérialisation permet de centraliser et d’automatiser les processus administratifs d’une entreprise. Les documents sont stockés de manière sécurisée dans des systèmes de gestion électronique des documents (GED).

La traçabilité et la transparence avec la signature électronique

La dématérialisation de manière générale intègre des fonctionnalités de suivi et de traçabilité comme c’est le cas avec Zeendoc.

permettant de savoir qui a accédé à un document et quand. Cette transparence est essentielle pour les audits et la conformité réglementaire. Les entreprises peuvent ainsi démontrer qu’elles respectent les obligations légales et les meilleures pratiques en matière de gestion des documents.

Le fonctionnement concret de la signature électronique

Pour signer un document électronique avec Zeendoc par exemple, il est nécessaire de disposer d’un certificat électronique délivré par un organisme de certification accrédité. Ce certificat permet de créer une clé cryptographique qui sera utilisée pour signer le document.

Quelles sont les étapes pour réaliser une signature électronique.

1. Ouverture du document électronique à signer.
2. Saisir son code PIN ou utilise son support de signature.
3. Zeendoc va vérifier la validité du certificat du signataire.
4. Le signataire appose sa signature électronique sur le document.
5. A la fin, le document signé est enregistré et archivé dans Zeendoc.

signature_électronique zeendoc

Les différents types de signature électronique en fonction du niveau de sécurité.

Que cela soit avec Zeendoc, ou un autre logiciel de dématérialisation, on distingue 3 grands types de signatures en fonction de leur utilisation et du niveau de sécurité :

• La signature électronique simple : C’est la plus simple à utiliser. Elle garantie l’identité du signataire, mais ne protège pas contre la modification du contenu du document.
• La signature électronique avancée : Elle possède un niveau sécurité plus élevé que la signature électronique simple. Elle garantie l’identité du signataire et l’intégrité du contenu.
• La signature électronique qualifiée : C’est la signature la plus sûre. Elle offre le même niveau de sécurité qu’une signature manuscrite sur un document papier au final.

La signature électronique est devenue un enjeu majeur pour les entreprises qui recherche plus de flexibilité, d’adaptabilité au digital…

La signature électronique n’est pas seulement une évolution technologique, mais un véritable levier de compétitivité pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Contactez-nous, on vous accompagne.