Comment réduire ses coûts d'impression avec Xerox ?

La problématique d’entreprise trop souvent sous-estimée

Un tout nouvel article de notre équipe Bureau Concept sur  la gestion des coûts d’impression chez Xerox.

Ce que nous remarquons souvent : c'est qu'elle est souvent reléguée au second plan dans les entreprises.

En fait peu de monde se penche sur le sujet, alors qu'elle peut représenter jusqu’à 3 % du chiffre d’affaires annuel d'une PME. Cartouches à usage unique, appareils sous-exploités, surimpression de documents inutiles… Les gaspillages sont nombreux.

Chez nous, concessionnaire Xerox à Auch et Tarbes depuis plus de 40 ans, nous accompagnons chaque jour des entreprises de toutes tailles dans le Gers et dans la région de Tarbes, dans l’optimisation de leurs systèmes d’impression, avec des résultats concrets sur leurs dépenses.

 

Pourquoi les coûts d'impression explosent sans contrôle ?

Le volume d'impression non maîtrisé

C'est la première cause : l'impression en libre-service, sans quotas ou contrôle, entraîne des volumes bien supérieurs à ce qui est réellement nécessaire. Documents personnels, doublons, mauvaise gestion des recto/verso : autant de facteurs qui augmentent les coûts sans valeur ajoutée.

Le mauvais choix du type d'imprimante ou d'abonnement

Choisir une imprimante Xerox d’entrée de gamme pour un usage intensif ou, à l'inverse, une machine trop puissante pour une petite équipe, engendre des coûts injustifiés. Il en va de même pour les abonnements ou locations non adaptés au volume réel d'impression.

La maintenance, consommables et pannes récurrentes

Le coût caché des impressions inclut aussi les pannes fréquentes, les consommables non compatibles ou trop chers, et les pertes de productivité liées à l’indisponibilité des équipements. Demandez conseil à notre équipe, on sera toujours la pour vous aider.

 

Xerox, le partenaire historique de la maîtrise budgétaire

Des technologies intégrées pour économiser

Les imprimantes Xerox, telles que les gammes VersaLink et AltaLink, intègrent des technologies intelligentes pour réduire la consommation de toner, détecter les pages inutiles, proposer automatiquement l’impression en noir & blanc ou recto verso. Attention tout de même de paramétrer tout bien avant.

Des outils de suivi et de pilotage intelligents

Grâce aux solutions comme Xerox Workplace Suite, il est possible de piloter finement les impressions, par utilisateur, département ou projet. Vous identifiez rapidement les abus, optimisez les réglages, et gérez votre parc à distance ou pas, sans surcoût.

 

Nos conseils pratiques Bureau Concept, pour réduire efficacement vos coûts d'impression

1. L'audit gratuit de votre parc d'impression

Chez Bureau Concept, nous proposons un diagnostic complet de votre environnement d'impression avant tout achat si vous le souhaitez. Cela inclut une analyse de vos volumes mensuels, des coûts actuels, et de la pertinence des équipements en place. Nous prendrons rendez-vous avec vous pour bien étudier votre situation.

2. Choisir la bonne imprimante Xerox adaptée à vos besoins

Jet d'encre, laser, multifonction : que choisir ?

• Jet d’encre : idéal pour les impressions couleur occasionnelles, à coût modéré.

• Laser noir & blanc : parfait pour les impressions bureautiques quotidiennes.

• Multifonctions connectés (MFP) : imprimante, scanner, fax et email dans un seul appareil.

Une imprimante Xerox bien dimensionnée selon vos besoins et votre budget, c’est jusqu’à 40 % d’économie sur le coût global d’exploitation par an. C'est énorme.

3. Optez pour des solutions d'impression centralisées

Remplacer plusieurs imprimantes individuelles par un seul appareil multifonction centralisé Xerox est capital et vous permet :

• Une réduction significative de la maintenance

• Une gestion centralisée des consommables

• Une meilleure sécurité des impressions

4. Mise en place de quotas et de règles d’impression

Les systèmes Xerox permettent en règle générale de faire des économies à tous points de vues :

• Limiter les impressions couleur

• Imposer le recto verso

• Restreindre l’accès à certaines fonctions selon les profils utilisateurs

 

5. Gestion automatique des consommables

Grâce à Xerox Smart eSolutions, le réapprovisionnement en toner est automatisé, évitant les achats d’urgence coûteux et les ruptures de stock. Vous pouvez aussi nous faire confiance car les encres, toners... ainsi que le contrat de maintenance est compris dans le budget global de votre imprimante si vous passez par nous.

6. Maintenance préventive et support de proximité

Notre équipe technique à Auch et Tarbes assure une maintenance réactive, ce qui limite les interruptions et augmente la durée de vie de vos équipements.

 

Comment notre équipe Bureau Concept vous accompagne à Auch et Tarbes

Un savoir-faire Xerox depuis plus de 40 ans

Forts de notre expérience historique en tant que concessionnaire agréé Xerox, nous maîtrisons parfaitement les outils, technologies et besoins spécifiques de chaque secteur professionnel dans la région du Gers et les Hautes-Pyrénées.

Un accompagnement personnalisé et local

En fait, nous ne vendons pas simplement une imprimante. Nous vous aidons à mettre en place une véritable stratégie de gestion documentaire, adaptée à vos enjeux locaux, que vous soyez une collectivité, une PME, ou une profession libérale ou encore une grande entreprise.

 

Quels modèles Xerox privilégier pour une gestion optimisée ?

Focus sur la gamme VersaLink

Idéale pour les PME, la gamme VersaLink propose :

• Des imprimantes connectées au cloud

• Une interface intuitive (type tablette)

• Des fonctionnalités de sécurité avancées

 

Focus sur la gamme AltaLink pour les gros volumes

Parfaite pour les grands environnements bureautiques, la gamme AltaLink permet :

• Des vitesses d'impression élevées

• Une intégration avec les logiciels métier

• Une excellente durabilité

Leasing, location ou achat : quelle formule est la plus rentable ?

Chez Bureau Concept, nous vous conseillons sur la meilleure option selon :

• Vos flux d'impression

• Votre budget

• Vos contraintes fiscales

Le leasing avec maintenance incluse est souvent la solution la plus avantageuse à moyen terme. Vous avez aussi la possibilité de faire un achat direct en passant par notre équipe. Tout est possible chez Bureau Concept.

 

 

FAQ sur la réduction des coûts avec Xerox

1. Une imprimante multifonction Xerox consomme-t-elle plus d’énergie qu'une simple imprimante ?
Non, la technologie Xerox est conçue pour être économe, avec un mode veille automatique et une faible consommation en fonctionnement.

2. Peut-on suivre les impressions de chaque salarié ?
Oui, avec les outils Xerox de gestion documentaire, vous pouvez suivre les usages, affecter des quotas et recevoir des rapports détaillés.

3. Est-il possible de restreindre l'impression couleur ?
Oui, vous pouvez définir des règles selon les utilisateurs, comme autoriser la couleur uniquement pour la direction ou les documents clients.

4. Les imprimantes Xerox sont-elles compatibles avec le cloud ?
Absolument. Les modèles récents sont compatibles avec OneDrive, Dropbox, Google Drive, SharePoint, etc.

5. Peut-on imprimer depuis un smartphone ou une tablette ?
Oui, Xerox propose des applications mobiles compatibles iOS et Android, ainsi que l'impression sans fil via AirPrint ou Mopria.

 

Finalement, vous le voyez, réduire les coûts d’impression avec Xerox, c’est possible, mesurable et durable. Grâce à une analyse précise de vos besoins, une technologie de pointe, et un accompagnement local, vous pouvez transformer un poste de dépense souvent négligé en un véritable atout pour votre entreprise. Contactez-nous directement.