Optimisez vos impressions avec Bureau Concept et Xerox !

Optimisez vos impressions avec Bureau Concept et Xerox !

🚀 Optimisez vos impressions avec Bureau Concept et Xerox ! 🚀

Depuis plus de 40 ans maintenant, nous savons à quel point une gestion efficace de vos impressions peut transformer la productivité de votre entreprise. C’est pourquoi nous vous proposons les solutions Xerox les plus performantes pour répondre à vos besoins, que vous soyez à Auch, Tarbes ou au-delà ! 💼📈

🔹 Des solutions sur mesure : Imprimantes, multifonctions, gestion de documents et plus encore.

🔹Fiabilité et performance : Bénéficiez de la qualité et de l’innovation des équipements Xerox.

🔹 Efficacité énergétique : Réduisez votre empreinte carbone tout en augmentant votre rentabilité.

🔹 Support local et personnalisé : Notre équipe à votre service pour garantir la performance de vos outils au quotidien.

Rejoignez la révolution de l’impression avec Xerox et Bureau Concept.

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Installation en cours chez nos amis de CMP Assurances au 5 Cours Gambetta à Tarbes

Installation en cours chez nos amis de CMP Assurances au 5 Cours Gambetta à Tarbes

Une belle installation en cours chez nos amis de CMP Assurances au 5 Cours Gambetta à Tarbes qui regroupent leurs 2 agences.

Magnifique restauration d’une ancienne banque.

Pour BUREAU CONCEPT, en touche finale, installation juste avant Noël de Bureaux Électriques, Bureau Classiques, Rangements, Copieurs, Écran Interactif, destructeur de documents, et accessoires.

Un vrai plaisir de travailler dans des locaux flambants neufs.

Ouverture : tout début d’année

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Quel budget prévoir pour aménager vos bureaux ?

Quel budget prévoir pour aménager vos bureaux ?

Quel budget prévoir pour aménager vos bureaux ?

Dans ce dernier article rédigé par notre équipe Bureau Concept, nous allons parler budget.

En effet, aménager vos bureaux est un projet important qui influence à la fois la productivité de vos équipes, l’image de votre entreprise, le confort de vos collaborateurs. En définitive c’est toute la marque employeur que les nouveaux aménagements de bureaux touchent.

Mais dans tout cela la question centrale qui se pose c’est : quel budget prévoir pour un aménagement de bureau réussi ?

Nous allons donc tenter de vous donner quelques pistes de budget pour faire le bon choix. Dans tous les cas sachez que les fourchettes de prix sont des exemples et cela peut changer en fonction des marques, les lieux de livraison…

Découvrez les facteurs déterminants, les gammes de prix et nos astuces Bureau Concept Auch Tarbes, pour optimiser votre investissement.

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Achat banque d’accueil pour entreprise

 

1. Pourquoi bien budgétiser l’aménagement de vos bureaux est important pour vos équipes ?

L’aménagement de bureau ne se limite pas à l’achat de mobilier de bureau.

En fait, il englobe plusieurs aspects : design, ergonomie, fonctionnalité et image de marque et bien plus encore. Nous vous conseillons de bien planifier votre budget. Pour cela, notre équipe Bureau Concept vous accompagne tout au long du processus : du choix, du conseil jusqu’au service après-vente.

Pourquoi vous devez anticiper ? Cela vous permet :

  • De maîtriser vos dépenses : en évitant les dépassements imprévus et de faire donc le mauvais choix d’aménagement.
  • D’optimiser votre investissement : pour un mobilier durable et adapté à vos besoins précis. En effet, il n’est pas toujours nécessaire de tout changer dans votre entreprise.
  • De garantir le confort et la satisfaction des employés : un espace bien conçu améliore le bien-être de vos équipe et de réduire le stress.

Ainsi, comprendre les composantes du budget est la première étape pour réussir votre projet d’aménagement de votre espace.

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2. Quels sont les facteurs qui influencent le coût de l’aménagement de votre futur bureau ?

Plusieurs éléments déterminent le coût final d’un projet d’aménagement. Attention ces facteurs et ces budgets peuvent évoluer selon plusieurs critères comme la marque que vous allez choisir, le type de bureaux… Ce sont donc des éléments totalement subjectifs et donc à prendre avec des « pincettes ».

Voici les principaux :

a. La taille de vos bureaux

La surface à aménager impacte directement le budget. Un grand espace nécessite davantage de mobilier et de ressources, mais un espace plus petit peut nécessiter des solutions sur-mesure souvent plus coûteuses. Nous vous conseillerons directement en fonction de vos  besoins respectifs.

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b. Le type de mobilier professionnel

Le choix du mobilier dépend de vos besoins. On en définit plusieurs que vous pourrez voir sur notre site internet dans la rubrique Mobilier de bureau – Nos produits.

  • Bureaux individuels ou partagés de type open space.
  • Tables de réunion de différentes tailles et de différentes couleurs.
  • Fauteuils et sièges ergonomiques pour le confort des employés.
  • Banques d’accueil adaptées pour recevoir vos visiteurs avec style.
  • Espaces détente : canapés, tables basses et accessoires.
  • Vestiaires et Rayonnage : pour les professionnels du bâtiment par exemple.
  • Accessoires de bureau : pour ordinateurs par exemple.

bureau professionnel

 

c. Le niveau de personnalisation

Notre mobilier standard coûtera généralement moins cher que notre mobilier sur-mesure, conçu pour refléter votre image de marque ou s’adapter à des contraintes spécifiques de taille ou de lieu. Par exemple dans des endroits restreints de réunion, nous pouvons vous proposer des tables de réunion avec plateaux rabattables.

table de réunion pro

 

d. Les matériaux utilisés

L’autre donnée à prendre en compte dans votre budget, ce sont les matériaux qui influencent le coût et la durabilité. En voici quelques données :

  • Entrée de gamme : bois mélaminé, plastiques.
  • Milieu de gamme : bois massif, métal.
  • Haut de gamme : verre trempé, aluminium, cuir véritable.

Ces 3 matériaux vont d’un simple budget au triple en termes de coûts. Demandez-nous conseil pour en connaître les prix.

table professionnelle

 

e. Nos services associés

Tenez en compte aussi nos services associés qui englobent aussi :

  • La conception et design : plans d’aménagement, choix des couleurs, le design…
  • La livraison et l’installation : Nous vous livrons et installons un service clé pour garantir un montage sans défaut.
  • L’entretien et la garantie : pour assurer la longévité de vos investissements, nous vous garantissons l’aménagement de vos bureaux (en fonction de vos besoins) et nous vous garantissons les meubles.

chaise et table bureau concept auch

 

3. Quel budget prévoir selon les types d’espaces à aménager ?

Voici une estimation détaillée des coûts moyens en fonction des espaces clés. Comme évoqué plus haut, tout cela est à prendre avec des « pincettes », selon les matériaux utilisés, selon la taille de vos aménagements.

a. Les bureaux individuels ou partagés

  • Mobilier standard : entre 500 € et 1 000 € par poste (bureau, fauteuil, rangement).
  • Mobilier haut de gamme : entre 1 500 € et 3 000 € par poste.
  • Accessoire ergonomique : ajoutez environ 200 € à 500 € pour des bureaux ajustables en hauteur.

Attention ces prix peuvent changer du simple au double. Ce ne sont que des estimations.

bureau et tables auch tarbes

 

b. Les salles de réunion

  • Petites salles : entre 1 000 € et 2 500 € pour une table et 6 à 8 chaises.
  • Grandes salles : entre 5 000 € et 10 000 €, en fonction de la taille et des équipements (écran, connectique, mobilier design).

Attention ces prix peuvent changer du simple au double. Ce ne sont que des estimations.

table de reunion professionnelle

 

c. Les banques d’accueil

  • Entrée de gamme : dès 1 000 € pour un modèle simple.
  • Design personnalisé : entre 3 000 € et 8 000 €, selon les matériaux et les finitions voire plus.

Attention ces prix peuvent changer du simple au double. Ce ne sont que des estimations.

banque d’accueil auch gers

 

d. Les espaces détente

  • Mobilier de base : dès 500 € à 1 000 € pour quelques sièges et une table.
  • Aménagement complet : entre 2 000 € et 6 000 € pour une ambiance accueillante et conviviale (canapés, poufs, plantes, etc.).

table pour espace detente

Attention ces prix peuvent changer du simple au double. Ce ne sont que des estimations.

 

e. Le matériel technologique

  • Imprimantes et copieurs professionnels : comme les modèles Xerox, budget moyen entre 1 000 € et 5 000 € et beaucoup plus selon les fonctionnalités.
  • Équipements connectés : écrans interactifs, systèmes de visioconférence, à partir de 3 000 €.

achat photocopieur xerox auch

 

4. Comment optimiser le budget pour votre aménagement de bureau ?

Voici les astuces Bureau Concept, pour optimiser vos coûts tout en garantissant un résultat professionnel :

a. Priorisez vos investissements

Identifiez les zones clés (ex. : bureaux des employés, salle de réunion, entrée de votre magasin) et investissez dans du mobilier durable et ergonomique pour ces espaces. Vous pourrez ajouter des éléments secondaires plus tard.

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b. Choisissez des offres modulables

On vous conseille aussi d’opter pour du mobilier évolutif ou modulable, comme des bureaux ajustables ou des cloisons amovibles, pour anticiper les évolutions de votre entreprise.

rangement cloison auch tarbes

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c. Achetez en gros ou par lot

Vous pouvez opter pour l’achat en gros de vos mobiliers de bureaux. Vous aurez des remises intéressantes sur des fauteuils ou autres mobiliers de bureaux. Contactez notre équipe pour cela.

 

5. Attention au budget supplémentaire : n’oubliez pas les détails qui comptent

Pour éviter les mauvaises surprises, prévoyez dans votre nouvel aménagement de bureau, un budget pour :

  • La décoration : plantes, tableaux, luminaires (environ 500 à 2 000 € selon vos choix). Elle est toute aussi importante qu’un nouvel aménagement de bureau.
  • Les frais de maintenance : pour entretenir votre mobilier et vos équipements. Contactez notre équipe pour cela.
  • Les imprévus : ajoutez une marge de 10 à 15 % à votre budget initial.

bureau d’entreprise professionnel

 

6. Quels sont les avantages d’un bon aménagement pour votre entreprise ?

Un aménagement de bureau réussi est plus qu’une dépense, c’est un investissement stratégique. Voici les principaux avantages :

  • Augmentation de la créativité grâce à des espaces adaptés et ergonomiques. Vous accès sur le bien-être de votre équipe. C’est un atout majeur.
  • Amélioration de l’image de marque auprès de vos clients et de vos partenaires.
  • Renforcement de la satisfaction et de la fidélité de votre équipe, réduisant ainsi le turnover.

 

Planifiez votre budget avec précision

Si l’on pouvait vous donner qu’un seul conseil : c’est de bien planifier votre budget avec précision en anticipant.

Aménager vos bureaux est une étape cruciale qui nécessite de bien définir vos priorités et de choisir des solutions adaptées à vos besoins et à votre budget.

Besoin d’un accompagnement sur-mesure par Bureau Concept Auch Tarbes  ?

En tant que concessionnaire Xerox spécialisé dans l’aménagement de bureau, nous vous proposons des solutions adaptées à vos besoins : tables de réunion, banques d’accueil, fauteuils ergonomiques et bien plus encore.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour un devis personnalisé !

Joyeux Noël à toutes et tous !

Joyeux Noël à toutes et tous !

🎄🎅 Joyeux Noël à toutes et tous ! 🎅🎄

Chez Bureau Concept, on espère que vous avez été sages cette année… Parce que le Père Noël a encore un peu de place dans son traîneau pour vos projets de 2025 ! 🎁

Que ce soit pour équiper votre bureau d’imprimantes et photocopieurs Xerox dernière génération ou repenser l’aménagement de vos espaces de travail, on est là pour vous faire passer un Noël… productif ! 📠✨

On vous souhaite un Noël magique, des fêtes joyeuses, et surtout une année 2025 avec des bureaux encore plus beaux et des impressions encore plus rapides ! 🎉

Alors, prêt à attaquer la nouvelle année avec le meilleur matériel et des bureaux optimisés ?

Contactez-nous, on a ce qu’il vous faut ! 😉

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Les étapes pour réussir la dématérialisation de vos processus d’entreprise

Les étapes pour réussir la dématérialisation de vos processus d’entreprise

Les étapes pour réussir la dématérialisation de vos processus d’entreprise : Focus sur la préparation, la mise en place des outils, et les formations nécessaires

Bientôt la dématérialisation des documents et de la structure des entreprises sera obligatoire. Cela va commencer avec la facture électronique en 2026.

La dématérialisation des processus d’entreprise est une étape incontournable pour les organisations souhaitant gagner en efficacité, réduire leurs coûts et s’inscrire dans une démarche plus durable. C’est une démarche efficace dont les petites entreprises comme les très grandes entreprises se soucient de plus en plus.

Cependant, sa démarche de mise en œuvre nécessite une planification rigoureuse. Dans ce nouvel article par rédigé par notre équipe Bureau Concept à Auch et Tarbes, vous allez découvrir les étapes clés pour réussir ce projet ambitieux.

Sachez que nous formons et accompagnons tous types d’entreprises y compris les particuliers.

Pourquoi dématérialiser les processus d’entreprise ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de comprendre vos  avantages que vous auriez à dématérialiser :

  • Réduction des coûts : Vous aurez dans tous les cas : moins de papier, moins de stockage physique, et une gestion simplifiée de tous vos processus.
  • Amélioration de l’efficacité : les documents et informations sont accessibles rapidement dans et hors de votre entreprise ( par le biais de cloud par exemple), ce qui réduit les délais de traitement.
  • Sécurisation des données : les solutions numériques modernes intègrent des systèmes de sauvegarde et de sécurité avancés, comme le cryptage des données en ligne.
  • Conformité réglementaire : certaines réglementations imposent la conservation et l’archivage électronique des documents. Vous n’aurez plus besoin de documents spécifiques. Par exemple Zeendoc, la solution que nous installons chez nos clients, certifient automatiquement les documents au niveau réglementaire.
  • Transition écologique : la réduction de l’usage du papier contribue à une démarche écoresponsable et donc moins de coût pour votre entreprise.
zeendoc

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Quels processus peut-on dématérialiser ?

La dématérialisation peut s’appliquer à de nombreux domaines. Sachez par exemple que Zeendoc s’applique dans tous les domaines ci-dessous :

  • Gestion des factures (e-factures)
  • Gestion des ressources humaines (bulletins de salaire, contrats, suivi des congés)
  • Archivage des documents
  • Gestion des relations clients (CRM)
  • Gestion des flux financiers

 

Étape 1 : Une préparation minutieuse de la dématérialisation :

1.1. Analyse des besoins et objectifs

Chaque entreprise a des besoins spécifiques. Avant de dématérialiser vos processus, vos documents ou autre, posez-vous les bonnes questions :

  • Quels sont les processus les plus coûteux ?
  • Quels gains espérez-vous obtenir (temps, argent, efficacité) ?
  • Quels sont les besoins des utilisateurs finaux ?
  • Cela va t-il servir pour nos clients finaux ?

Cette étape est cruciale pour déterminer la portée du projet et définir des objectifs clairs et mesurables. Par exemple pour Zeendoc, il y a plusieurs paliers de fonctionnalités. Il n’est pas nécessaire de tout dématérialiser dans un premier temps.

dématérialisation documents

dématérialisation documents

 

1.2. Réalisation d’un audit interne

Un audit externe doit être mené à bien pour intégrer la dématérialisation. Il  permet de faire un état des lieux des processus existants. Nous pouvons vous accompagner sur cette partie, nous avons assez d’expérience pour voir cela sera bénéfique pour votre entreprise.

Vous pourrez comme cela voir :

  • Les processus à automatiser.
  • Les outils déjà en place et leurs limites.
  • Les obstacles potentiels (résistance au changement, budget limité, etc.).
gestion electronique de documents zeendoc

gestion electronique de documents zeendoc

 

1.3. Constitution d’une équipe projet

C’est une partie délicate car elle nécessite de grand changement au niveau structurel et changement dans les processus. Il y a souvent de la résistance au changement.

Dans tous les cas, un projet de dématérialisation implique différents départements (IT, comptabilité, RH, communication…). Nous vous conseillons de constituer une équipe multidisciplinaire et de désigner un chef de projet pour coordonner les efforts. Tout ira plus vite et vous comprendre l’importance de la digitalisation des processus.

équipe projet zeendoc

équipe projet zeendoc

 

Étape 2 : La mise en place des outils adaptés

2.1. Choisir les outils et logiciels de dématérialisation

Il y a de nombreux choix d’outils de dématérialisation et de gestion électronique de documents. Chez Bureau Concept, nous avons fait le choix de Zeendoc qui est le leader national en la matière. Le choix des outils est déterminant pour le succès de votre projet. Voici ce que vous devez vérifier avant, si vous souhaitez un autre logiciel :

  • Compatibilité avec vos systèmes existants.
  • Ergonomie et facilité d’utilisation.
  • Fonctionnalités offertes (gestion documentaire, workflow, signature électronique, facture électronique).
  • Niveau de sécurité et conformité aux normes légales (RGPD, etc.).
  • Support technique et maintenance. Ce point est un des plus important !
dématérialisation zeendoc auch gers

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2.2. Intégration avec les systèmes existants

Une fois la solution choisie, assurez-vous bien qu’elles s’intègrent correctement avec vos systèmes actuels, comme votre ERP ou votre CRM. Une mauvaise intégration peut entraîner des inefficacités et des doublons.

Tout cela ne serait que perte de temps !

 

2.3. Tester les outils avant le déploiement : attention à cette étape.

Avant l’installation complète de la solution, réalisez des tests avec un échantillon de processus et d’utilisateurs. Cela permet de corriger les éventuels problèmes techniques ou de compréhension.

 

Étape 3 : Former vos équipes : Bureau Concept vous accompagne

3.1. Identifier les besoins en formation

Chaque membre de l’entreprise devra comprendre et adopter les nouveaux outils et méthodes. Identifiez les lacunes et besoins spécifiques de chaque département. Pour cela, notre équipe interviendra directement chez vous pour comprendre vos besoins exacts en formation et vous fournir toutes les solutions.

dématérialisation zeendoc ged

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3.2. Organiser des sessions de formation

Préférez une approche progressive avec notre équipe pour vous former.

Nous pouvons organiser :

  • Ateliers pratiques pour les utilisateurs clés de la solution Zeendoc.
  • Guides et tutoriels accessibles à tous.

 

3.3. Accompagner la transition

Ce qu’il y a de plus important, c’est que vous soyez accompagner jusqu’à la totale assimilation de la solution de dématérialisation. Pour cela, vous pouvez compter sur notre équipe car nous sommes joignables par téléphone et sur site.

En effet, la formation ne suffit pas toujours. Prévoyez un accompagnement sur le long terme avec un support technique disponible pour répondre aux questions.

gestion formation zeendoc auch tarbes

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Étape 4 : Mesurer et ajuster

4.1. Suivre les indicateurs de performance

En amont de votre projet de dématérialisation de vos processus, essayez de définir des KPIs (Key Performance Indicators) pour mesurer les résultats de votre dématérialisation, par exemple :

  • Temps moyen de traitement des documents.
  • Taux d’utilisation des outils numériques.
  • Satisfaction des employés et des clients.

Vous aurez un recul nécessaire pour adopter la dématérialisation et être plus performant !

 

4.2. Recueillir les retours des utilisateurs

Si vous souhaitez aller encore plus loin pour tester vos équipes au changement de processus et à la dématérialisation : Organisez des feedbacks réguliers avec vos collaborateurs et apportez des ajustements si nécessaire. Ils vous donneront le ressenti.

 


Quels sont les principaux freins à la dématérialisation ?

Comme évoqué plus haut, le principal frein à la dématérialisation sont en définitive les freins courants qui incluent la résistance au changement, les coûts initiaux d’investissement, et un manque de formation. Ces obstacles peuvent être surmontés par une communication efficace et une préparation rigoureuse.

dématérialisation zeendoc

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Combien de temps faut-il pour dématérialiser les processus ?

Tout dépend de la taille de votre entreprise, des structures, du nombre de personnes intégrées…Nous estimons qu’un projet bien planifié peut prendre entre 3 et 12 mois.

La dématérialisation est-elle adaptée à toutes les entreprises ?

Oui, quelle que soit la taille de votre entreprise : start-up ou multinationale. Cependant, les petites entreprises peuvent opter pour des solutions plus simples et évolutives.

Vous l’avez bien compris : Réussir la dématérialisation des processus d’entreprise demande une vision claire, une méthodologie structurée, et une implication de toutes les parties prenantes.

Chez Bureau Concept, nous avons opté pour une solution qui fait souvent l’unanimité dans le secteur : Zeendoc.

Prêt à franchir le pas ? Contactez vite notre équipe à Auch ou à Tarbes.