Dématérialisation des factures : comment optimiser votre comptabilité ?
A partir de Septembre 2026, vous serez dans l'obligatoire de recevoir et d'émettre des factures électroniques. En fait, la dématérialisation des factures est bien plus qu’une simple tendance. Elle s'inscrit dans une transformation digitale globale qui vise à optimiser les processus comptables et financiers des entreprises.
Nous allons vous montrer les avantages de la facturation électronique mais aussi les exigences légales actuelles. Nous vous donnerons aussi des conseils pratiques pour assurer une transition digitale réussie vers la dématérialisation des factures. Chez Bureau Concept, on vous accompagne dans la dématérialisation du début de l'installation jusqu'à la formation de vos équipes.
Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, la dématérialisation peut réduire vos coûts et améliorer votre efficacité.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
Par définition, la dématérialisation des factures ou la gestion électronique de documents, consiste à transformer les factures papier en documents électroniques. Au-delà de la simple numérisation, elle inclut l’automatisation de processus tels que l’envoi, la réception, le stockage et le traitement des factures, le tout en respectant les normes fiscales et comptables.
Comment fonctionne la dématérialisation des factures ? : Concrètement et opérationnellement
La dématérialisation se décompose en plusieurs étapes :
- Création de la facture électronique : La facture est émise sous un format électronique par un logiciel. Chez Bureau Concept, nous utilisons et adaptons la solution Zeendoc qui est le leader du marché sur ces processus.
- Transmission électronique : La facture est envoyée au client via un canal crypté et sécurisé.
- Archivage électronique : Les factures sont stockées dans un espace de stockage digital sécurisé et facilement accessible pour respecter les obligations légales de conservation. Ces documents sont accessibles par votre équipe si vous le souhaitez. Vous pouvez les donner les droits de lecture, écriture, d’exécution...
Pourquoi passer à la facturation électronique ?
Le digital est partout. Il s'intègre depuis presque 10 ans dans tous les types d'entreprises. C'est une nouvelle forme de communication.
De ce fait, la transition vers la facturation électronique offre de nombreux bénéfices, tant pour la comptabilité interne que pour les relations avec vos partenaires.
Voici les raisons principales pour lesquelles de plus en plus d'entreprises adoptent ce processus.
- Réduction de vos coûts : La gestion de factures papier est coûteuse en termes de matériel, de stockage et de main-d'œuvre et surtout n'est pas très écologique. En adoptant la dématérialisation, vous économisez sur les coûts d'impression, de papier, de timbres et de transport.
- Gains de temps et d’efficacité : Le traitement manuel des factures prend du temps et augmente le risque d’erreurs. La facturation électronique simplifie le processus de validation et de comptabilisation, ce qui permet d'accélérer les cycles de paiement. C'est positif pour vous au final et pour vos destinataires. C'est un peu le 0 contrainte !
- Amélioration de la trésorerie : On ne le dit pas assez souvent mais grâce à des processus optimisés, les délais de paiement sont beaucoup plus courts, ce qui vous permet une meilleure gestion de la trésorerie. La transparence et la traçabilité des transactions sont également renforcées, réduisant le risque de litiges et d'impayés.
- Un atout pour la transition écologique : Enfin c'est le dernier point et pas le moins important. En réduisant le papier, l’encre et les émissions de CO₂, la gestion électronique des documents et plus précisément des factures, vous faites un bon geste pour la planète.
Les avantages de la dématérialisation des factures
Nous avions un peu traité le sujet dans cet article là : la dématérialisation des factures n'est pas seulement un gain financier ; elle offre des avantages fonctionnels et organisationnels pour votre entreprise.
Faisons ensemble le point ci-dessous sur les avantages plutôt financiers :
Avantage 1 : La réduction des erreurs et de la fraude
Les systèmes de facturation électronique comme Zeendoc par exemple, intègrent des contrôles automatiques pour détecter les anomalies comptables, financiers... Cela réduit considérablement les erreurs humaines et les risques de fraude ( vérification de montant de facture, de taux de TVA). Vous pouvez en plus ajouter des alertes, des notifications et des pop-up.
Avantage 2 : La conformité et sécurité accrue
Par ailleurs, Zeendoc ou d'autres logiciels de facturations électroniques, utilisent des protocoles de sécurité avancés pour protéger les informations financières sensibles. Ils vous aident même dans la conformité aux exigences fiscales et légales
Avantage 3 : Une meilleure visibilité et transparence vis à vis de vos clients
Les logiciels de facturation électronique comme Zeendoc, permettent de suivre en temps réel le statut des factures, facilitant ainsi le suivi des paiements.
Quelles sont les exigences légales de la facturation électronique ?
Depuis environ 5 ans, les législations imposent des normes spécifiques pour la facturation électronique, en particulier pour les entreprises qui traitent avec des administrations publiques comme les mairies, les communautés de communes, les écoles, lycées...
Renseignez-vous bien avant, chez Bureau Concept, on vous accompagne.
Obligation d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité
Vos factures électroniques doivent garantir :
- Authenticité de l’origine : preuve de l’émetteur de la facture : toutes les mentions doivent être bien renseignées.
- Intégrité du contenu : le contenu de la facture ne doit pas être altéré.
- Lisibilité : les factures doivent être lisibles pendant toute la durée de conservation. Elle peut faire objet de preuve. Prenez en soin.
Archivage électronique des factures
Attention à cette mention d'archivage. La réglementation impose de conserver les factures pendant 6 ans en France mais peut être différente dans d'autres pays. Les entreprises doivent s’assurer que les factures dématérialisées sont archivées de manière sécurisée et accessible à toutes personnes qui ont demandé l'accès.
Les formats de facturation électronique autorisés
Il existe de nombreux formats différents mais le format le plus connu est le PDF.
Les étapes pour une transition réussie vers la dématérialisation des factures
Nous allons vous montrer comment se passe la transition vers la facturation électronique par Bureau Concept, chez un client par exemple avec les différentes étapes :
Étape 1 : Analyse de vos besoins et de votre entreprise
Nous identifions vos objectifs et vos besoins en matière de dématérialisation. Nous analysons vos processus et évaluons les améliorations nécessaires pour adapter vos systèmes à la facturation électronique. Cela peut prendre quelques heures.
Étape 2 : Choix d’une solution de facturation électronique adaptée
Nous travaillons avec Zeendoc, le leader du marché, nous le sélectionnons et nous nous assurons que cette solution fonctionne dans votre entreprise.
Étape 3 : Intégration de la solution dans votre système de gestion comptable
Nous intégrons Zeendoc, le logiciel de facturation électronique à votre système de comptabilité pour faciliter la synchronisation des données et éviter la double saisie.
Étape 4 : Formation des équipes
C'est la partie la plus délicate mais la plus importante. Nous assurons la formation de vos équipes. La transition vers la dématérialisation peut nécessiter une adaptation, et la formation aide à éviter les erreurs et optimise l’efficacité.
Étape 5 : Suivi et amélioration continue
Après quelques semaines, nous évaluons l’efficacité de Zeendoc dans votre entreprise et effectuons des ajustements si nécessaire. Restez informé des évolutions législatives pour maintenir votre solution à jour.
Nos conseils pour optimiser votre comptabilité grâce à la facturation électronique
Voici quelques conseils pratiques par Bureau Concept Auch Tarbes :
Conseil 1 : Instaurez des automatisations de validation automatique
Zeendoc permet d’automatiser les flux de validation des factures, ce qui réduit le temps de traitement et minimise les risques d'erreurs. Pour cela, vous pouvez inscrire dans le logiciel des automatisations de validation automatique. Nous pourrons vous montrer directement si vous souhaitez voir en direct.
Conseil 2 : Utilisez la data et des outils d’analyse de données
Zeendoc permet d'exploitez les données de vos factures électroniques pour analyser vos dépenses, identifier les tendances et optimiser vos flux de trésorerie. Vous avez la possibilité d'automatiser des reportings financiers et donc cela vous permet de mieux anticiper vos besoins financiers.
Conseil 3 : Adoptez des alertes, notifications, pop-up, rappel
Zeendoc permet aussi de configurer des notifications pour les factures en retard ou celles nécessitant une attention particulière.
Conseil 4 : Intégrez votre système de facturation à un ERP
Zeendoc s'intègre parfaitement à l'ERP ou le CRM de votre entreprise. Il facilite la centralisation des données financières et optimise la gestion comptable globale.
Pourquoi adopter la dématérialisation des factures pour optimiser votre comptabilité ?
Finalement, vous l'avez vu en lisant notre article : la dématérialisation des factures est une solution efficace pour toute entreprise souhaitant optimiser ses processus comptables, réduire ses coûts et se conformer aux obligations légales.
Dans tous les cas, vous n'aurez plus le choix à partir de 2026 donc anticipez. Pour cela, on vous aide, on vous accompagne et on vous forme sur tous les processus.
En facilitant le suivi des paiements et en améliorant la trésorerie, la facturation électronique devient un atout stratégique. Les entreprises qui anticipent, qui passent à la facturation électronique sont mieux positionnées pour répondre aux défis de la digitalisation.