Le guide Zeendoc sur la dématérialisation par Bureau Concept

Bientôt au 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises, la facturation électronique sera obligatoire.

Depuis de nombreuses années, nous travaillons étroitement avec Zeendoc, la solution globale digitale qui permet la dématérialisation et la gestion électronique de documents pour les professionnels. Nous en avons tiré des expériences significatives que nous allons vous livrer dans ce guide.

La dématérialisation des documents est devenue une nécessité pour les entreprises modernes cherchant à améliorer leur efficacité, réduire leurs coûts et se conformer aux exigences légales. La solution Zeendoc est française. C’est l’une des solutions qui s’impose comme un acteur majeur dans ce domaine. Zeendoc offre une solution complète qui permet non seulement de numériser les documents mais aussi de les gérer, les stocker et les partager de manière sécurisée.

Pourquoi la dématérialisation Zeendoc est incontournable pour les entreprises  ?

La dématérialisation consiste à convertir les documents papier en fichiers numériques. Ce processus offre plusieurs avantages pour les entreprises tant sur le plan financier que sur le plan moral des employés.

De nos expériences, plusieurs avantages reviennent très souvent :

1. Gain de temps : Les documents numérisés sont plus faciles à rechercher et à récupérer, ce qui réduit considérablement le temps passé à gérer les papiers physiques. On l’a souvent remarqué dans le Gers et les Hautes-Pyrénées autant pour les petites et grandes entreprises.
2. Conformité légale : Les documents numérisés sont plus faciles à archiver et à retrouver, facilitant ainsi la conformité avec les réglementations légales. En effet, la dématérialisation va devenir obligatoire pour toutes les entreprises et donc Zeendoc apparait donc comme objet de conformité.
3. Réduction des coûts variables et fixes : Le moins de papier signifie des économies sur les coûts d’impression, de stockage et d’expédition.
4. Sécurité : Les documents numériques peuvent être protégés par des mots de passe et d’autres mesures de sécurité, ce qui réduit le risque de perte ou de vol. Cet argument fait souvent mouche lorsqu’on en parle aux entreprises. En effet, on note une recrudescence d’un manque de sécurité des entreprises. Zeendoc apparait donc très fiable.
5. Impact écologique : Il est souvent négligé mais reste important. Réduire l’utilisation du papier contribue à la protection de l’environnement. Pensez-y.

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Zeendoc : La solution complète de dématérialisation et de digitalisation pour les petites et grandes entreprises.

Depuis de nombreuses années que nous utilisons Zeendoc pour l’intégrer dans les entreprises, on remarque que Zeendoc se distingue par sa gamme de fonctionnalités qui facilitent très efficacement la gestion des documents et bien au-delà.

1. Numérisation et archivage : Zeendoc permet de numériser et d’archiver des documents de différents formats. Les utilisateurs peuvent facilement importer des documents papier en les scannant. Ainsi, les documents numériques peuvent être directement ajoutés à la plateforme. C’est la principale fonctionnalité de Zeendoc.
2. Automatisation des tâches : la solution Zeendoc propose des outils pour automatiser de nombreuses tâches administratives, telles que l’envoi de factures, la gestion des signatures électroniques, et le suivi des documents. Elle permet de réduire les erreurs humaines et ainsi d’aller plus vite sur d’autres tâches.
3. Sécurité et conformité : La sécurité des documents est la priorité pour Zeendoc et pour les entreprises. Zeendoc utilise des technologies de chiffrement pour protéger les données sensibles et assure une conformité totale avec les réglementations en vigueur.
4. Recherche pointue : Grâce à un moteur de recherche avancé, la solution Zeendoc permet de retrouver rapidement des documents en utilisant des mots-clés, des métadonnées, ou même le contenu des documents numérisés. Elle est particulièrement utile pour les entreprises ayant de vastes archives documentaires​ avec des millions de documents. De nombreuses personnes qui ont installé la solution nous donnent de nombreux retours à ce sujet.
5. Intégration avec d’autres outils des entreprises : On l’a aussi remarqué. La solution Zeendoc s’intègre facilement avec d’autres logiciels d’entreprise, ce qui permet de ne pas installer plusieurs solutions pour faire le même travail. Là aussi, c’est un gain de temps considérable.

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Quels sont les impacts de la solution Zeendoc dans les services d’entreprises ?

Le service comptabilité : pour une gestion plus rapide et sans faute des chiffres

Dans le domaine de la comptabilité, la solution Zeendoc permet de numériser, de gérer les factures, les reçus, et les documents financiers. La plateforme offre des outils pour suivre les paiements, automatiser les envois de factures, et générer des rapports financiers détaillés pour le compte des clients. En plus de cela, la solution assure la conformité des documents, très importants en cas de contrôles fiscaux.

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Le service achat et fournisseurs : pour une rapidité accrue de la gestion des documents

Dans le service achats et fournisseurs, la solution zeendoc apparait d’une grande utilité. En effet, la solution a la possibilité d’envoyer les documents directement à vos fournisseurs sans avoir à quitter la solution.

C’est une solution tout en un au final !

Le cas du service des ressources humaines : pour mieux appréhender la gestion du personnel

Les dossiers de recrutement,  les dossiers du personnel, les bulletins de paie, et les contrats de travail, les bulletins de salaires peuvent être numérisés et stockés en toute sécurité. Le stockage des documents avec le cloud est en plus en France. Zeendoc facilite aussi la gestion des signatures électroniques pour les contrats et les accords, ce qui permet d’accélérer le processus d’embauche et de gestion de votre personnel​.

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Le service juridique pour la gestion des contrats

La gestion des contrats juridiques et de manière générale les contrats est simplifiée avec Zeendoc. Les utilisateurs peuvent stocker, organiser et rechercher facilement des contrats et autres documents juridiques. En effet, grâce à la signature électronique, les contrats sont signés plus rapidement et sont garantis conformes juridiquement. Vous avez la possibilité de vous mettre des rappels pour le renouvellement de tous vos contrats.

Comment intégrer la solution Zeendoc dans votre entreprise ? Comment intervenons-nous pour sa mise en œuvre ?

Intégrer Zeendoc dans une entreprise implique plusieurs étapes clés. Dans tous les cas, nous vous l’installons en fonction de vos besoins et surtout Bureau Concept, vous forme et vous accompagne dans tous le processus.

1. Analyse de vos besoins : notre première étape consiste à analyser vos besoins spécifiques de l’entreprise en matière de gestion documentaire. Cela inclut l’identification des types de documents à numériser, des processus à automatiser, et des exigences de sécurité et bien entendu de votre budget. Cela nécessite donc de faire un audit de toutes vos solutions actuelles.
2. Configuration, formation et accompagnement : Une fois vos besoins identifiés, nous configurons Zeendoc pour répondre à vos  besoins. Cela inclut la création de structures de stockage, la définition des flux de travail automatisés, l’intégration avec les systèmes existants, l’adaptation à vos besoins. Dès que nous avons considéré la solution, nous prenons le temps de vous former et de vous accompagner.
3. Migration des documents : La migration des documents existants vers la solution est souvent critique et longue. En effet, tous les documents papiers sont numérisés et importés dans la plateforme. Il y a aussi un processus d’indexation sur les documents existants.
4. Suivi, optimisation de la solution : Après l’intégration dans votre entreprise, on recommande de suivre l’utilisation de Zeendoc et de recueillir des retours d’expérience de vos salariés. Cela permet d’identifier les points à améliorer et d’optimiser les processus.

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Comment la résistance au changement, à la digitalisation des entreprises peut bloquer l’intégration de Zeendoc ?

Nous avons souvent des retours d’expériences que nous allons évoquer ci-dessous qui peuvent bloquer l’intégration de la solution dans les grandes entreprises notamment

1. la peur du changement : L’adoption de nouvelles technologies, de la digitalisation des processus au niveau global, peut rencontrer une résistance de la part des employés habitués aux méthodes traditionnelles. Il faut privilégier la communication et la formation pour surmonter ce « blocage ».
2. Sécurité des données : La numérisation des documents sensibles pose des interrogations en matière de sécurité des données. DEpuis de nombreuses années et de plus en plus, la fuite des données de Facebook, OVH, d’autres grands groupes font peur. Il est important de mettre en place des mesures de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données et des contrôles d’accès stricts pour éviter cela et surtout rassurer les équipes.
3. Conformité réglementaire : Les entreprises doivent s’assurer que leurs pratiques de dématérialisation sont conformes aux réglementations locales et internationales en matière de protection des données.

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Pour conclure, la dématérialisation avec Zeendoc représente une opportunité majeure pour les entreprises souhaitant moderniser leur gestion documentaire, aller plus rapidement, diminuer vos coûts.

Adopter Zeendoc par Bureau Concept, c’est faire un pas vers l’avenir, la digitalisation en simplifiant et en sécurisant les processus documentaires, tout en répondant aux défis modernes de la gestion des informations. Vous pouvez nous contacter, nous vous formerons et accompagnerons.