by Bureau Concept | Jun 8, 2026 | Bureau Concept Auch Tarbes
Notre magasin Bureau Concept d’Auch a changé de façade.
Nouvelle peinture. Nouveau logo. Ça fait des années que l’enseigne était là, identique. On avait envie que ça se voie de loin, que ça soit à la hauteur de ce qu’on propose à l’intérieur.
Les travaux sont terminés depuis quelques jours. Les premiers retours des clients ce matin étaient plutôt clairs.
Si vous passez dans le centre d’Auch, vous ne pouvez pas le manquer.
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by Bureau Concept | Jun 4, 2026 | Dématérialisation Zeendoc
Facture électronique obligatoire en septembre 2026 : ce que votre PME doit faire maintenant !
La date approche et beaucoup de chefs d’entreprise dans le Gers ne l’ont pas encore vraiment intégrée.
Septembre 2026, c’est dans moins de 3 mois. C’est le moment à partir duquel toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront être capables de recevoir des factures électroniques, et pour les grandes entreprises, d’en émettre également. L’émission devient obligatoire pour les PME un an plus tard, en septembre 2027.
Ce calendrier en deux temps a une conséquence directe : si vous ne commencez pas à vous organiser aujourd’hui, vous n’aurez pas le temps d’être prêt. Pas parce que c’est complexe, ça ne l’est pas tant que ça, mais parce que choisir une solution, migrer vos flux, former vos équipes et tester prend du temps. Les entreprises qui ont géré ce type de transition dans les pays où la réforme a déjà eu lieu (Italie, Espagne, Mexique) s’accordent à dire qu’un délai de six à neuf mois est un minimum confortable.
Chez nous, à Bureau Concept, on accompagne les entreprises du Gers, du Grand Auch et de la zone Auch-Tarbes sur tout ce qui touche à la gestion documentaire et à la dématérialisation. Ce sujet, on le connaît de l’intérieur. Voici ce qu’il faut comprendre, et ce qu’il faut faire, maintenant.
Ce que dit la réforme, sans le jargon
La réforme de la facturation électronique entre entreprises est inscrite dans la loi de finances 2022 (article 26). Elle a été reportée une première fois à l’automne 2023 sur décision de la DGFiP, qui a préféré donner aux éditeurs de logiciels et aux plateformes plus de temps pour se certifier. Le nouveau calendrier, lui, est ferme.
Concrètement, la réforme crée deux obligations distinctes :
- L’e-invoicing : toutes les factures B2B entre entreprises françaises assujetties à la TVA devront transiter par une plateforme homologuée. Fini le PDF envoyé par email, ou du moins pas comme avant.
- L’e-reporting : pour les transactions qui ne sont pas couvertes par l’e-invoicing (ventes aux particuliers, opérations avec des clients à l’étranger), les entreprises devront transmettre des données de transaction à l’administration fiscale à intervalles réguliers.
L’objectif de l’État est clair : réduire la fraude à la TVA, estimée entre 13 et 20 milliards d’euros par an en France selon la Cour des comptes, et simplifier les déclarations fiscales grâce au pré-remplissage. Pour les entreprises, c’est aussi une occasion de gagner en efficacité, à condition de s’y prendre correctement.
“La généralisation de la facturation électronique entre assujettis à la TVA permettra de simplifier les obligations déclaratives des entreprises, de renforcer la lutte contre la fraude fiscale et d’améliorer la connaissance en temps réel de l’activité économique.” , DGFiP, Direction générale des Finances publiques, 2022
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Le calendrier précis et ce qu’il implique pour les PME du Gers
Septembre 2026 : la réception devient universelle
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA doivent être capables de recevoir des factures électroniques, quelle que soit leur taille. TPE de deux salariés à Auch ou groupe industriel de la région toulousaine, personne n’y échappe. C’est aussi à cette date que les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés ou plus d’1,5 milliard d’euros de chiffre d’affaires) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) doivent commencer à émettre électroniquement.
Septembre 2027 : l’émission pour les PME et les TPE
Les PME (moins de 250 salariés, moins de 50 millions de chiffre d’affaires) et les micro-entreprises ont jusqu’au 1er septembre 2027 pour émettre leurs factures en format électronique structuré. C’est un an de décalage qui semble confortable, mais qui ne l’est pas tant que ça, si on intègre les délais réels de mise en place.
Ce que beaucoup de dirigeants de PME gersoises ne voient pas encore : l’obligation de réception en 2026 impose déjà une mise en conformité technique. Il faut s’inscrire sur une plateforme homologuée, paramétrer les flux entrants, vérifier que votre logiciel de comptabilité sait lire les formats imposés. Ce n’est pas anodin.
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Les formats de factures électroniques reconnus : ce que ça change vraiment
C’est là que beaucoup de gens décrochent, parce qu’on leur parle de formats XML, de normes EN 16931 et d’autres acronymes.
Voici ce qu’il faut réellement comprendre. On a essayé d’être exhaustif mais le plus simple possible dans les explications. L’administration impose que les factures soient dans un format structuré ou mixte, c’est-à-dire lisible par une machine, et pas seulement par un humain.
3 formats sont officiellement reconnus :
Factur-X : le format mixte, probablement le plus adapté aux PME
Factur-X est un PDF enrichi d’un fichier XML intégré. On voit un document lisible à l’écran, comme un PDF classique, mais il contient en dessous les données structurées que les logiciels peuvent exploiter directement. C’est la norme franco-allemande (appelée ZUGFeRD côté allemand), et c’est probablement celle qui fera le moins peur aux équipes comptables qui ne sont pas encore à l’aise avec le tout-numérique.
Plusieurs niveaux de profil existent selon la complexité des données incluses : Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931, et Extended. Pour la grande majorité des factures courantes d’une PME gersoise, les profils Basic ou EN 16931 suffisent largement.
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UBL et CII : le tout-structuré, pour les échanges entre grands systèmes
Universal Business Language (UBL) et Cross Industry Invoice (CII) sont des formats purement XML, sans représentation visuelle intégrée. Ce sont les formats qu’utilisent déjà les grands donneurs d’ordres dans l’industrie et la distribution. Si vous avez des clients grands comptes qui vous imposent des flux EDI (échange de données informatisé), vous y êtes probablement déjà exposés sans le savoir.
Pour la plupart des PME, ces formats ne sont pas à maîtriser en interne, c’est la plateforme partenaire qui gère la conversion.
PPF ou PDP : quelle plateforme pour passer ses factures ?
Le Portail Public de Facturation (PPF)
Le PPF est la plateforme gérée par l’État, l’évolution de Chorus Pro (déjà utilisé pour les factures aux administrations publiques). Il est gratuit et accessible à toutes les entreprises. Mais il a ses limites : pas d’intégration native avec la plupart des logiciels de gestion, fonctionnalités basiques, pas de gestion automatisée des flux.
- Pour une TPE avec quelques dizaines de factures par mois, c’est suffisant.
- Pour une PME avec des flux importants ou des processus intégrés, ça va vite devenir un frein.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Les PDP sont des opérateurs privés certifiés par l’administration. Elles jouent le rôle d’intermédiaire entre votre système d’information et le PPF, en assurant la conversion, la transmission, l’archivage légal et le suivi des statuts de factures. C’est le choix que feront probablement la majorité des PME qui ont des volumes significatifs ou des systèmes ERP/comptables existants.
Parmi les acteurs du marché déjà certifiés ou en cours de certification : Chorus Pro, Sage, Cegid, Pennylane, Sellsy, Dext, Edi-Logistics, Esker, Yooz, Chorus Pro… La liste s’allonge vite. Certains éditeurs de logiciels comptables intègrent directement une PDP dans leur offre, c’est souvent la solution la moins coûteuse en termes de changement d’organisation. Cependant, chez Bureau Concept, nous travaillons avec Zeendoc, un logiciel de dématérialisation, leader mondial.
“Les entreprises qui ont déployé la facturation électronique avant l’obligation légale constatent en moyenne une réduction de 60 à 80 % du coût de traitement de leurs factures fournisseurs.” , Étude Billentis, Electronic Invoicing / e-Billing 2023 , rapport de référence sur la dématérialisation en Europe
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E-invoicing et e-reporting : la différence que peu de dirigeants comprennent
Ces deux termes se mélangent souvent, et c’est une source de confusion réelle dans les PME. La distinction est pourtant simple.
- L’e-invoicing concerne uniquement les factures B2B entre deux entreprises françaises assujetties à la TVA. C’est le flux principal de la réforme.
- L’e-reporting concerne tout le reste : ventes aux particuliers (B2C), factures internationales (export, intracommunautaire), et transactions avec des non-assujettis. Ces flux ne transitent pas par une plateforme de facturation, mais les données doivent être transmises périodiquement à l’administration sous un format structuré.
Concrètement : si vous vendez à la fois à des entreprises et à des particuliers , ce qui est le cas de beaucoup de commerces et d’artisans dans le Gers, vous serez soumis aux deux obligations simultanément. Il faut que votre solution gère les deux flux, pas seulement l’un des deux.
5 choses concrètes à faire maintenant
1. Auditer vos flux de facturation actuels
Avant de choisir quoi que ce soit, il faut savoir où vous en êtes. Combien de factures émettez-vous par mois ? Combien en recevez-vous ? Avec quel logiciel les gérez-vous ? Avez-vous des clients ou des fournisseurs qui émettent déjà en format structuré ? Qui, dans votre équipe, traite les factures aujourd’hui ? Cette photographie prend quelques heures, mais elle conditionne tout le reste. Chez Bureau Concept, on vous accompagne.
2. Vérifier la compatibilité de votre logiciel de comptabilité
C’est souvent là que se cache la vraie complexité. Si votre logiciel (Sage, EBP, Cegid, Quadratus, ou n’importe quel autre) ne supporte pas encore les formats Factur-X, UBL ou CII, vous avez deux options : mettre à jour vers une version compatible, ou passer par une PDP externe qui assure la conversion. Dans les deux cas, il faut contacter votre éditeur maintenant, pas dans six mois.
3. Identifier votre plateforme de dématérialisation
PPF ou PDP, gratuit ou payant, intégré à votre ERP ou solution autonome : ce choix dépend de votre volume de factures, de vos systèmes existants et de votre niveau de ressources internes. Un expert peut vous faire gagner beaucoup de temps sur cette décision.
4. Former vos équipes comptables et administratives
La résistance au changement dans les services comptables est réelle, et c’est normal. Une réforme qui change la façon de travailler au quotidien ne s’impose pas par décret interne. Il faut expliquer, montrer, accompagner. Prévoyez du temps pour ça, et commencez tôt.
5. Planifier votre migration avec un calendrier réaliste
Six à neuf mois est le minimum confortable, selon les retours d’expérience des pays qui ont déjà fait cette transition.
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Ce que nous faisons pour les entreprises du Gers
Chez Bureau Concept, nous ne sommes pas un cabinet comptable ni un éditeur de logiciels. Ce que nous faisons, c’est accompagner les entreprises dans la dématérialisation de leurs processus documentaires, et la facture électronique en est l’exemple le plus concret en ce moment.
Nous travaillons avec des solutions les solutions de Zeendoc, qui intègrent des connecteurs vers les principales plateformes de dématérialisation du marché. Nous accompagnons nos clients dans l’analyse de leurs flux existants, dans le choix d’une solution adaptée à leur taille et leur organisation, et dans la mise en place technique.
Ce que nous observons sur le terrain dans le Gers, c’est que beaucoup de PME ont encore du papier dans leurs processus de facturation, pas parce qu’elles refusent le changement, mais parce que personne ne leur a présenté une voie claire. Notre rôle, c’est d’être cette voie claire. Pas de sur-vendre une solution, pas de complexifier inutilement, juste aider à passer d’un point A à un point B dans les délais et avec le moins de friction possible.
Si vous voulez faire le point sur votre situation, nous proposons un diagnostic gratuit pour les entreprises de la zone Auch-Tarbes et du département du Gers. Un échange d’une heure suffit généralement à identifier les points de blocage et les premières actions à engager.
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Ce que disent les chiffres : la dématérialisation, un levier de compétitivité réel
On parle souvent de la facture électronique comme d’une contrainte réglementaire, et c’en est une. Mais les retours d’expérience des marchés où elle est déjà déployée racontent une autre histoire.
- En Italie, où la fatturazione elettronica est obligatoire depuis janvier 2019 pour toutes les entreprises, l’administration fiscale a constaté une réduction de l’écart de TVA (VAT gap) de 30 % entre 2018 et 2022, selon les données du Ministère de l’Économie italien.
- Le coût moyen de traitement d’une facture papier en France est estimé entre 15 et 20 euros, contre 4 à 6 euros pour une facture électronique traitée automatiquement, selon le cabinet Markess by exægis (étude 2023 sur la dématérialisation en entreprise).
- En France, 2 milliards de factures sont échangées chaque année entre entreprises, dont seulement 20 % sous forme électronique au sens de la réforme, selon les données de la DGFiP. Le potentiel de gain d’efficacité est donc considérable.
- Le délai moyen de paiement des factures électroniques est 7 à 10 jours plus court que celui des factures papier, selon l’étude European E-Invoicing Report 2023 de Billentis, un avantage de trésorerie direct pour les PME.
Cas particuliers : associations, auto-entrepreneurs, secteur agricole dans le Gers
Quelques précisions utiles pour des profils fréquents dans notre territoire :
Les auto-entrepreneurs et micro-entreprises
Ils sont bien concernés par la réforme, avec le calendrier décalé à septembre 2027 pour l’émission. Mais l’obligation de réception dès septembre 2026 s’applique aussi. Un auto-entrepreneur qui travaille pour des donneurs d’ordres devra donc être capable de recevoir leurs factures électroniques dès l’an prochain. Le PPF gratuit est une solution viable pour des volumes faibles.
Le secteur agricole
Les exploitations agricoles assujetties à la TVA (régime réel normal ou simplifié) sont concernées au même titre que les autres entreprises. Avec les fournisseurs d’intrants, de matériels, et les coopératives qui migrent progressivement vers la facturation électronique, les exploitants du Gers qui n’anticipent pas risquent de se retrouver en décalage avec leurs partenaires commerciaux avant même que l’obligation légale soit effective.
Les associations
Les associations assujetties à la TVA (celles qui ont une activité économique régulière) sont concernées. Les associations purement non-lucratives et non assujetties à la TVA ne le sont pas, sauf pour leurs éventuelles factures aux entreprises.
Notre FAQ Bureau Concept : Les questions posées le plus souvent sur le sujet :
Est-ce que le PDF envoyé par email sera toujours accepté après septembre 2026 ?
Non, pas dans les conditions actuelles. Un simple PDF sans données structurées intégrées (pas de fichier XML embarqué, pas de format Factur-X) ne sera plus considéré comme une facture électronique au sens de la réforme pour les transactions B2B entre entreprises françaises assujetties à la TVA. Vous devrez passer par une plateforme homologuée (PPF ou PDP) pour émettre et recevoir vos factures.
Est-ce que la réforme concerne aussi les factures internationales ?
L’e-invoicing (obligation de passer par une plateforme) ne concerne que les transactions entre entreprises françaises assujetties à la TVA. En revanche, les factures à destination de clients étrangers ou de particuliers font l’objet de l’e-reporting : vous n’avez pas à les faire transiter par une PDP, mais vous devrez transmettre des données agrégées à l’administration fiscale à intervalles réguliers (hebdomadaire ou mensuel selon les cas).
Mon logiciel de facturation actuel sera-t-il compatible ?
Ça dépend de l’éditeur et de la version que vous utilisez. Les grands éditeurs (Sage, Cegid, EBP, Sellsy, Pennylane…) ont tous annoncé des mises à jour pour être compatibles avant septembre 2026. Mais il faut vérifier si votre version actuelle (ou votre contrat de maintenance) inclut ces mises à jour, certains éditeurs profitent de la réforme pour pousser vers des abonnements plus chers. Posez la question directement à votre éditeur, en demandant par écrit la roadmap de compatibilité.
Que se passe-t-il si je ne suis pas en conformité en septembre 2026 ?
Des sanctions sont prévues par le texte de loi : 15 euros par facture non conforme, dans la limite de 15 000 euros par an. Ce n’est pas le sujet principal, le sujet principal, c’est que si vos fournisseurs ou vos clients ont migré vers la facturation électronique et que vous n’êtes pas sur une plateforme compatible, vous ne pourrez tout simplement plus échanger de factures avec eux de façon réglementaire. Le risque opérationnel est bien plus immédiat que l’amende.
Combien ça coûte de se mettre en conformité ?
Le PPF (Portail Public de Facturation) est gratuit. Les PDP (plateformes privées) pratiquent des tarifs très variables : de quelques dizaines d’euros par mois pour les offres entrées de gamme à plusieurs centaines pour les solutions avec intégration ERP complète et gestion des flux complexes. Pour une PME de 10 à 50 salariés avec un volume moyen de factures, un budget de 50 à 150 euros par mois couvre généralement une solution PDP correcte, intégration incluse. Il faut aussi prévoir le temps interne de mise en place, souvent sous-estimé.
Peut-on encore signer des factures électroniques avec une signature manuscrite numérisée ?
Non. La signature manuscrite numérisée n’a aucune valeur légale pour la facturation électronique. Les pistes d’audit fiables (PAF), qui permettent d’assurer l’authenticité d’une facture, reposent sur trois méthodes : la signature électronique qualifiée, l’EDI sécurisé, ou la piste d’audit fiable documentée (processus interne prouvant le lien entre la facture et la transaction réelle). La plateforme que vous choisirez gère généralement cet aspect pour vous.
Bureau Concept peut-il m’accompagner dans cette démarche ?
Oui. Nous proposons un diagnostic gratuit pour les entreprises de la zone Auch-Tarbes et du Gers. L’objectif n’est pas de vous vendre une solution immédiatement, mais de comprendre votre situation actuelle, vos contraintes et vos volumes, pour identifier le chemin le plus adapté. Contactez-nous directement pour fixer un rendez-vous.
Septembre 2026, c’est proche. Pas angoissant, mais proche. Les entreprises qui attendent l’été 2026 pour commencer à se poser les questions prennent un risque réel, pas tant sur les sanctions que sur leur capacité à continuer à fonctionner normalement avec leurs partenaires commerciaux.
La bonne nouvelle, c’est que la réforme est bien mieux préparée en France qu’elle ne l’était il y a deux ans. Les solutions sont là, elles sont accessibles, et les éditeurs sont prêts, ou en passe de l’être. Il n’y a pas de raison technique de ne pas y arriver. La seule raison d’échouer, c’est d’attendre trop longtemps. Chez Bureau Concept, on est là pour ça.
by Bureau Concept | May 29, 2026 | Imprimante d'entreprises |
Pourquoi choisir Bureau Concept et la gamme de photocopieurs Xerox dans le Gers et les Hautes-Pyrénées ?
Lorsqu’une entreprise du Gers ou des Hautes-Pyrénées cherche un photocopieur professionnel, la question ne se résume pas au choix d’une marque ou d’un modèle.
Le véritable enjeu est souvent ailleurs :
- qui va installer la machine ?
- qui intervient en cas de panne ?
- dans quels délais ?
- qui forme les équipes ?
- qui répond quand un problème bloque l’activité ?
Dans les territoires comme le Gers ou les Hautes-Pyrénées, où de nombreuses entreprises sont éloignées des grandes métropoles, la qualité du service local devient aussi importante que la performance du photocopieur lui-même. C’est précisément ce qui fait la différence chez Bureau Concept.
Depuis plus de 40 ans, nous accompagnons les entreprises, collectivités, cabinets médicaux, professions libérales et structures publiques du Gers et des Hautes-Pyrénées avec une approche simple : proposer des solutions fiables, accompagnées par un véritable service de proximité.
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Une entreprise locale qui connaît réellement le territoire
Chez Bureau Concept, nous ne pilotons pas les demandes depuis une plateforme nationale ou un centre d’appel externalisé. Nos équipes sont basées localement, à Auch et à Tarbes.
Nous intervenons chaque semaine dans tout le Gers et les Hautes-Pyrénées :
- Auch, Condom, Fleurance, Mirande, L’Isle-Jourdain, Vic-Fezensac
- Tarbes, Lourdes, Bagnères-de-Bigorre
- et les communes rurales environnantes
Cette proximité terrain change tout. Quand une entreprise rencontre un problème d’impression, elle n’a pas besoin d’attendre plusieurs jours qu’un technicien vienne d’une grande ville. Nos clients savent qu’ils peuvent joindre rapidement une équipe qui connaît leur dossier, leurs équipements et leurs contraintes métier.
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Dans le Gers, un photocopieur en panne peut rapidement devenir un vrai problème
Dans une PME, une mairie, un cabinet médical ou une étude notariale, un photocopieur professionnel n’est pas un simple équipement de bureau. C’est souvent un outil central pour :
- éditer des factures et imprimer des devis
- transmettre des dossiers et scanner des documents administratifs
- gérer les documents RH et assurer le suivi quotidien des clients
Lorsqu’une machine tombe en panne, l’activité peut être fortement perturbée. C’est pour cette raison que nous avons construit notre organisation autour de la réactivité locale :
- intervention rapide et maintenance préventive
- suivi technique et accompagnement utilisateur
- gestion des consommables et assistance de proximité
Cette présence terrain fait aujourd’hui partie des principales raisons pour lesquelles de nombreuses entreprises locales nous font confiance depuis plusieurs années.
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Pourquoi nous avons choisi la gamme Xerox ?
Bureau Concept est partenaire Xerox depuis plusieurs années. Nous recherchions des machines capables d’offrir :
- une excellente fiabilité et une bonne durée de vie
- un coût à la page maîtrisé
- une utilisation intuitive
- des fonctionnalités modernes adaptées aux usages actuels
Les gammes Xerox VersaLink et Xerox AltaLink répondent parfaitement à ces critères.
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Xerox VersaLink : une solution adaptée aux TPE et PME locales
Pour les entreprises de 5 à 20 collaborateurs, la gamme Xerox VersaLink représente une solution très équilibrée. Le Xerox VersaLink C415 est particulièrement apprécié pour :
- sa simplicité d’utilisation et sa rapidité
- sa qualité d’impression couleur
- ses fonctionnalités de numérisation avancées
Le VersaLink B415 constitue une excellente solution pour les entreprises ayant principalement des besoins en noir et blanc avec des volumes réguliers.
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Xerox AltaLink : pour les structures ayant des besoins plus avancés
Certaines structures nécessitent des capacités plus importantes : gros volumes d’impression, gestion documentaire avancée, sécurité renforcée, multi-utilisateurs, numérisation intensive. Dans ces environnements, la gamme Xerox AltaLink apporte une réponse particulièrement performante.
Nous installons régulièrement ces solutions dans :
- les collectivités et établissements de santé
- les cabinets comptables et groupes multi-sites
- les structures administratives avec des besoins documentaires importants
ConnectKey : des photocopieurs pensés pour les usages modernes
L’un des grands avantages de l’écosystème Xerox est la technologie ConnectKey. Cette plateforme permet de simplifier de nombreuses tâches du quotidien :
- numérisation vers SharePoint et envoi sécurisé de documents
- connexion cloud et automatisation documentaire
- accès simplifié aux outils métiers
Pour beaucoup de structures locales, cela représente un gain de temps concret dans la gestion administrative quotidienne.
Le vrai coût d’un photocopieur : bien plus que le prix d’achat
Lorsqu’une entreprise compare plusieurs photocopieurs, elle regarde souvent le prix de départ. Mais le coût réel se mesure surtout sur plusieurs années :
- coût des consommables et fréquence des pannes
- disponibilité du SAV et temps d’immobilisation
- coût de maintenance sur la durée
Sur les installations que nous suivons dans le Gers et les Hautes-Pyrénées, les solutions Xerox offrent généralement un excellent équilibre entre performance, durabilité et maîtrise des coûts.
Location avec maintenance : la solution choisie par la majorité des entreprises locales
Aujourd’hui, la plupart des PME et collectivités que nous accompagnons choisissent une formule de location avec maintenance incluse. Cette solution permet :
- une mensualité fixe et un budget prévisible
- une maintenance intégrée et une meilleure maîtrise des coûts
- un renouvellement simplifié du matériel
- un accompagnement technique continu
Chez Bureau Concept, nous gérons directement l’installation, la configuration, les consommables, la maintenance, le suivi technique et les interventions. Nos clients disposent ainsi d’un interlocuteur unique et local.
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Ce qui différencie réellement Bureau Concept
Aujourd’hui, il est possible d’acheter un photocopieur presque partout : sur internet, via des plateformes nationales, ou auprès de grands groupes spécialisés. Mais lorsqu’un problème survient, la différence se voit immédiatement.
Chez Bureau Concept, nos clients savent :
- qui appeler et où nous trouver
- qu’une équipe locale peut intervenir rapidement
Cette proximité humaine et technique est au cœur de notre manière de travailler depuis plus de 40 ans. Nous connaissons les contraintes des entreprises du Gers et des Hautes-Pyrénées : les délais, les réalités du terrain, les besoins des petites structures, les enjeux des collectivités rurales.
Notre vision : accompagner les entreprises sur le long terme
Nous ne considérons pas un photocopieur comme une simple vente ponctuelle. Notre objectif est de construire une relation durable avec chaque client :
- conseil et accompagnement personnalisé
- suivi technique et optimisation des coûts
- évolution des équipements et assistance quotidienne
C’est cette approche qui explique pourquoi de nombreuses entreprises locales travaillent avec Bureau Concept depuis plusieurs années.
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Choisir un photocopieur professionnel dans le Gers ou les Hautes-Pyrénées, ce n’est pas seulement choisir une machine. C’est choisir :
- un partenaire local et un service réactif
- un accompagnement humain
- une équipe capable d’intervenir rapidement lorsque l’activité de l’entreprise en dépend
Avec Bureau Concept et la gamme Xerox, les entreprises locales bénéficient à la fois d’équipements professionnels fiables, d’un accompagnement de proximité et d’un véritable partenaire technique implanté sur le territoire.
Nos équipes d’Auch et de Tarbes sont disponibles pour étudier vos besoins, réaliser un audit de votre parc d’impression et vous proposer une solution adaptée à votre activité.
by Bureau Concept | May 21, 2026 | Imprimante d'entreprises, Imprimante Xerox |
RGPD et impression : ce que votre parc d’imprimantes doit respecter en 2026
Un article rédigé par notre équipe terrain Bureau Concept sur un sujet peu commun et assez technique : la RGPD et les impressions.
Quand on parle de conformité RGPD dans une entreprise, les premières images qui viennent à l’esprit sont celles des bases de données, des formulaires en ligne, des cookies. L’imprimante, elle, reste dans l’ombre. C’est précisément pour ça qu’elle est devenue l’un des vecteurs de fuite de données les plus fréquents dans les PME françaises.
Selon le rapport Quocirca Print Security Landscape 2024, 67 % des entreprises européennes ont subi au moins une violation de données liée à l’impression au cours des douze derniers mois. En France, la CNIL a enregistré 5 629 notifications de violations de données en 2023, soit une hausse de 14 % par rapport à 2022. Une part non négligeable de ces violations implique des documents physiques ou des équipements multifonctions mal sécurisés.
Chez Bureau Concept, nous travaillons avec des TPE, des PME et des collectivités dans le Gers, à Auch, à Tarbes et dans tout le bassin de l’Occitanie. Ce qu’on constate sur le terrain, c’est que la question de la conformité RGPD des parcs d’impression est rarement posée, souvent reportée, et parfois complètement ignorée. Cet article a pour objectif de changer ça.
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L’imprimante, l’angle mort de votre politique RGPD
Des données qui voyagent sans qu’on le sache
Ici, il ne sera pas question de marque d’imprimante que cela soit Xerox, HP ou autre, toutes les imprimantes sont impliquées. Une imprimante moderne n’est plus un simple périphérique de sortie. C’est un ordinateur à part entière, connecté au réseau local, parfois à Internet, doté d’un disque dur interne, d’une mémoire flash, d’un processeur, d’une adresse IP, d’un serveur web embarqué et souvent d’un accès aux e-mails ou aux clouds de stockage. La totalité des documents qui transitent par la machine : factures, contrats, bulletins de paie, données médicales, coordonnées clients, est stockée temporairement, et dans certains cas définitivement, sur ce disque interne.
IDC estime que plus de 60 % des imprimantes professionnelles en service aujourd’hui conservent des images de documents sur leur mémoire interne, même après la fin d’une session. Quand un appareil est revendu, mis en leasing ou simplement réformé sans effacement sécurisé du disque dur, les données partent avec.
“Les dispositifs d’impression sont souvent le maillon le plus faible de la chaîne de sécurité informatique d’une organisation. Ils sont connectés au réseau mais rarement inclus dans les politiques de sécurité formelles.” , Ponemon Institute, State of Print Security Report
Le bac de sortie comme source de fuite
Il y a aussi la dimension physique, qu’on oublie trop facilement. Un document imprimé et oublié dans le bac de sortie pendant 2 heures par exemple, dans un open space : c’est une violation de données potentielle au sens du RGPD. Le règlement ne distingue pas les fuites numériques des fuites papier.
Article 4 du RGPD : sont des données personnelles toutes les informations qui permettent d’identifier directement ou indirectement une personne physique. Un bon de commande avec un nom, une adresse, un montant, c’est une donnée personnelle. Un bulletin de salaire imprimé par erreur sur une imprimante partagée et récupéré par un collègue, c’est une violation au sens strict.
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Ce que le RGPD impose à vos équipements d’impression : la partie technique et juridique
L’article 32 : la sécurité du traitement
L’article 32 du RGPD oblige le responsable de traitement à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque. Cette obligation générale s’applique aux imprimantes et aux multifonctions dès lors qu’ils traitent des données personnelles, c’est-à-dire dans la quasi-totalité des cas en entreprise.
Concrètement, ça veut dire qu’une imprimante connectée à votre réseau qui n’est pas à jour de ses firmwares, qui accepte les connexions non authentifiées, qui stocke les documents sans chiffrement et qui n’enregistre aucun log d’activité est en non-conformité RGPD. Pas d’interprétation possible. La CNIL le dit clairement dans ses guides sectoriels.
Le Privacy by Design appliqué à l’impression
Le concept de Privacy by Design, inscrit à l’article 25 du RGPD, impose d’intégrer la protection des données dès la conception du traitement, et non en réaction à un incident. Appliqué à l’impression, cela signifie que lors du renouvellement d’un parc ou de l’achat d’un nouveau multifonction, la conformité RGPD doit être un critère de sélection au même titre que la vitesse d’impression ou le coût à la page.
C’est précisément pourquoi nous recommandons chez Bureau Concept des équipements Xerox qui intègrent nativement des fonctions de sécurité avancées : chiffrement AES 256 bits des données sur disque dur, effacement sécurisé conforme aux standards NIST 800-88, authentification par badge ou code PIN, journalisation des activités et gestion des droits d’accès granulaire.
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Les 8 points de conformité à vérifier sur votre parc d’impression en 2026
La mise en conformité d’un parc d’impression n’est pas une opération unique. C’est un ensemble de points à vérifier, à configurer et à documenter.
Voici les 8 vérifications que nous réalisons systématiquement lors d’un audit de parc chez nos clients qu’ils soient dans le Gers ou les Hautes-Pyrénées.
1. Le chiffrement du disque dur interne
Toute imprimante multifonction dotée d’un disque dur interne doit chiffrer les données qu’elle stocke. Le standard attendu en 2026 est le chiffrement AES 256 bits. Sans ce chiffrement, n’importe qui ayant accès physique à la machine peut extraire les données avec un simple adaptateur. Certains appareils d’entrée de gamme ne proposent toujours pas cette fonctionnalité en standard. C’est un point éliminatoire lors d’un achat.
2. L’authentification avant impression
La fonction d’impression sécurisée (également appelée Follow-Me Printing, impression de suivi ou pull printing) permet de retenir le document dans une file d’attente sécurisée et de ne le libérer qu’après identification de l’utilisateur sur l’appareil, par badge RFID, code PIN ou identification biométrique. Ce mécanisme réduit drastiquement le risque de documents oubliés dans le bac de sortie.
3. L’effacement sécurisé des données
Deux niveaux d’effacement sont à distinguer. L’effacement automatique après chaque tâche, qui supprime les données de travail de la mémoire vive et du disque une fois le document imprimé. L’effacement sécurisé complet lors de la réforme ou du changement de prestataire, qui doit répondre aux spécifications NIST 800-88 ou équivalentes. Sans ce second niveau, revendre ou rendre une machine en fin de contrat revient à transmettre une clé USB remplie de vos données clients.
4. La gestion des mises à jour de firmware
Les firmwares des imprimantes contiennent régulièrement des correctifs de sécurité. Or, selon Quocirca, moins de 40 % des entreprises appliquent ces mises à jour de façon systématique. Un firmware obsolète, c’est une porte ouverte sur votre réseau. Nous configurons chez nos clients des alertes automatiques et des mises à jour programmées via les outils de gestion à distance Xerox CentreWare Web ou Xerox Device Manager.
5. La segmentation réseau
Vos imprimantes doivent idéalement être placées dans un VLAN dédié, isolé du reste du réseau de production. Cette segmentation empêche qu’une compromission d’un périphérique d’impression serve de point d’entrée vers vos serveurs de fichiers ou votre ERP. C’est une recommandation de l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) que nous intégrons systématiquement dans nos préconisations d’installation.
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6. La journalisation des activités
En cas de violation de données, vous devez être en capacité de démontrer qui a imprimé quoi, quand et depuis quel poste. Les logs d’impression sont une preuve de diligence vis-à-vis de la CNIL. Les multifonctions Xerox de gamme professionnelle permettent d’exporter ces journaux vers un système SIEM ou simplement vers un serveur de logs centralisé.
7. La politique de mot de passe et d’accès administrateur
Le mot de passe administrateur par défaut des imprimantes est souvent « admin », « 1111 » ou la même valeur pour toute la gamme du fabricant. Ces identifiants sont publics, répertoriés dans les manuels en ligne, et constituent un vecteur d’attaque trivial. Changer ces mots de passe dès l’installation et limiter l’accès à l’interface d’administration au seul réseau d’administration est une mesure de base que trop d’entreprises n’appliquent pas.
8. Le registre des traitements
L’article 30 du RGPD impose de tenir un registre des traitements de données. Vos imprimantes doivent y figurer en tant qu’outil de traitement, avec la liste des catégories de données traitées, les mesures de sécurité en place, les durées de conservation et les éventuels sous-traitants impliqués (fabricant, prestataire de maintenance, fournisseur de consommables). Ce registre est le premier document que la CNIL demande lors d’un contrôle.
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Choisir un équipement conforme RGPD : ce que nous regardons chez Bureau Concept
Dans les 2 départements ou nous intervenons, nous accompagnons des structures très différentes : cabinets médicaux à Auch, études notariales à Mirande, collectivités dans le Grand-Auch, PME industrielles dans la zone de Tarbes-Lourdes. Dans tous ces contextes, la question de la conformité n’est pas la même, mais les critères de sélection des équipements convergent.
Les certifications et labels à exiger
Lors d’un achat, nous regardons systématiquement la présence des certifications Common Criteria (ISO 15408) : le standard international d’évaluation de la sécurité des systèmes d’information, la certification IEEE 2600 spécifique aux périphériques d’impression, et la conformité au standard FIPS 140-2 pour le chiffrement. Les multifonctions Xerox de la gamme AltaLink et VersaLink, que nous commercialisons et installons, répondent à ces standards et disposent de politiques de sécurité documentées publiquement.
Notre position dans le Gers
Nous sommes Xerox Gold Partner depuis de nombreux années maintenant, ce qui signifie que nous avons accès aux outils de configuration avancée, aux formations constructeur et au support technique de niveau supérieur. Concrètement, quand nous installons une machine chez un client, nous ne la sortons pas du carton et nous ne partons pas. Nous configurons la sécurité réseau, nous paramétrons les droits d’accès, nous activons le chiffrement et l’effacement automatique, et nous formons le référent informatique interne. La conformité RGPD d’un parc d’impression ne dépend pas que de la machine. Elle dépend aussi de l’installateur.
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Ce que risque votre entreprise en cas de non-conformité
Les sanctions de la CNIL
La CNIL peut prononcer des sanctions financières allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial annuel, selon le montant le plus élevé. Dans la pratique, les amendes infligées aux PME françaises se situent plutôt entre quelques milliers et quelques centaines de milliers d’euros. En 2022, la CNIL a sanctionné la société Dedalus Biologie à hauteur de 1,5 million d’euros pour une violation de données médicales qui impliquait, entre autres, des données exportées depuis des logiciels sans chiffrement adéquat. Le principe de cette sanction des données sensibles non protégées sur des systèmes connectés, s’applique tout aussi bien à un disque dur d’imprimante.
Au-delà de l’amende, c’est la notification obligatoire qui fait souvent le plus de dégâts. Toute violation de données présentant un risque pour les personnes concernées doit être notifiée à la CNIL dans les 72 heures. Si les personnes dont les données ont été compromises doivent être informées, c’est la réputation de l’entreprise qui prend le coup.
L’exemple d’une violation liée à l’impression
En 2021, une clinique allemande a subi une violation de données après qu’un ancien prestataire de maintenance a récupéré un multifonction en fin de leasing sans effacement du disque dur. Les données de plusieurs centaines de patients, noms, numéros de sécurité sociale, diagnostics, étaient lisibles. Le règlement amiable a coûté plusieurs centaines de milliers d’euros. L’équipement en question avait moins de cinq ans. La clause d’effacement sécurisé n’était pas dans le contrat de leasing.
C’est un scénario que nous évitons chez nos clients en intégrant systématiquement une clause d’effacement sécurisé dans les contrats de maintenance et de reprise de matériel. Ce n’est pas de la paranoïa. C’est du bon sens contractuel en fait !.
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Comment nous accompagnons les entreprises du Gers et des Hautes-Pyrénées vers la conformité ?
L’audit de parc d’impression
Nous proposons un audit complet du parc d’impression pour les entreprises qui souhaitent évaluer leur niveau de conformité RGPD. Cet audit passe en revue l’ensemble des périphériques connectés au réseau, imprimantes locales, multifonctions en réseau, traceurs, leur configuration réseau, leur version de firmware, les fonctions de sécurité activées ou non, et les pratiques des utilisateurs. À l’issue de l’audit, nous pouvons remettre, si vous le souhaitez un rapport avec un plan d’actions priorisé et chiffré.
Le renouvellement de parc orienté conformité
Pour les structures qui ont un parc vieillissant, le renouvellement est souvent l’occasion idéale de passer à des équipements conformes. Nous proposons des solutions de leasing ou de location longue durée incluant la maintenance, la gestion à distance, les mises à jour de firmware et l’effacement sécurisé en fin de contrat. C’est une approche qui transforme la conformité RGPD en coût maîtrisé et prévisible plutôt qu’en risque latent.
La formation des utilisateurs
La technique ne suffit pas. Nous formons aussi les équipes aux bonnes pratiques d’impression : ne jamais laisser un document dans le bac de sortie, utiliser la fonction d’impression sécurisée, ne pas connecter de clés USB non identifiées aux ports des multifonctions, signaler tout comportement anormal de la machine. En Occitanie comme ailleurs au final, les violations de données ne sont pas toujours liées à une attaque externe. Souvent, c’est une erreur humaine.
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Notre FAQ Bureau Concept : Les questions fréquentes sur le RGPD et l’impression
Une TPE de moins de 10 salariés est-elle concernée par le RGPD pour ses imprimantes ?
Oui, sans exception. Le RGPD s’applique à toute entité qui traite des données personnelles, quelle que soit sa taille. Dès qu’une TPE imprime des factures, des contrats ou des fiches clients sur une imprimante réseau, elle est concernée. Les obligations sont les mêmes ; seule la complexité des mesures à mettre en œuvre est proportionnée à la sensibilité des données traitées et aux risques associés.
Faut-il faire figurer les imprimantes dans le registre des traitements RGPD ?
Oui. Les imprimantes et multifonctions sont des outils de traitement de données personnelles. Ils doivent figurer dans le registre des traitements en tant que sous-entrée des traitements qu’ils supportent (gestion des RH, des clients, des fournisseurs, etc.). Vous devez y indiquer les mesures de sécurité en place : chiffrement, authentification, politique de conservation des logs.
Que se passe-t-il si on rend une imprimante en fin de leasing sans effacer le disque dur ?
Le bailleur ou le prestataire reprend l’équipement avec potentiellement l’ensemble des données qui y sont stockées. Vous restez responsable de traitement de ces données. Si elles sont ensuite exploitées par un tiers, vous pouvez être tenu pour responsable d’une violation de données et contraint de notifier la CNIL. La solution est simple : exiger contractuellement une attestation d’effacement sécurisé lors de chaque reprise de matériel.
Les imprimantes Wi-Fi sont-elles plus risquées que les imprimantes câblées ?
Le Wi-Fi ajoute un vecteur d’attaque supplémentaire si le réseau sans fil n’est pas correctement sécurisé (WPA2 ou WPA3, mot de passe fort, réseau invité séparé). Dans un environnement professionnel, nous recommandons de connecter les imprimantes en filaire sur un VLAN dédié et de désactiver la connexion Wi-Fi directe si elle n’est pas nécessaire. L’ANSSI recommande la même approche dans son guide sur la sécurité des architectures réseau d’entreprise.
Comment nous pouvons vous aider concrètement à mettre nos imprimantes en conformité RGPD ?
Nous réalisons un audit de votre parc existant si vous le souhaitez, nous vous proposons un plan d’action avec les configurations à modifier et les équipements à remplacer si nécessaire, nous assurons l’installation et le paramétrage complet. Nous sommes joignables à Auch et à Tarbes, et nous intervenons dans tout le Gers, les Hautes-Pyrénées. Contactez-nous directement pour un premier rendez-vous.
Le RGPD impose-t-il un délai de conservation des logs d’impression ?
Le RGPD impose le principe de minimisation et de limitation de la conservation. Les logs d’impression contenant des données personnelles (identifiant utilisateur, heure, nom du document) ne doivent pas être conservés indéfiniment. La CNIL recommande en général une durée de conservation comprise entre 3 et 6 mois pour les logs de sécurité, sauf obligation légale contraire (par exemple dans certains secteurs régulés). Cette durée doit figurer dans votre registre des traitements.
Nous ne vendons pas que des imprimantes. Nous proposons des parcs d’impression qui fonctionnent, qui durent et qui protègent vos données. Si vous êtes dans le Gers, les Hautes-Pyrénées ou en Occitanie, et que vous voulez qu’on passe en revue votre parc, appelez-nous ou passez nous voir à Auch ou à Tarbes. On prend le temps de regarder votre situation réelle, pas celle d’une entreprise fictive dans un guide générique.
by Bureau Concept | May 7, 2026 | Imprimante Xerox |
5 problèmes d’impression les plus courants en entreprise (et comment les éviter avec Xerox)
Nouvel article rédigé par notre équipe Bureau Concept Auch Tarbes sur les 5 problèmes d’impression les plus récurrents que l’on entend.
Si vous gérez une TPE, une PME ou un service dans le Gers ou dans les Hautes-Pyrénées, vous le savez probablement mieux que quiconque : le parc machines d’une entreprise, ça ne se voit que quand ça dysfonctionne. Une imprimante en panne, une qualité d’impression qui chute brutalement, des cartouches qui se vident trois fois trop vite et c’est toute une chaîne de travail qui s’enraye.
Chez nous, revendeur agréé Xerox depuis de nombreuses années, on a vu défiler tous les cas de figure. On s’est dit qu’il était temps de mettre noir sur blanc les 5problèmes d’impression les plus fréquents en entreprise et surtout, comment les éliminer définitivement.
Selon une étude conduite par Quocirca en 2023 (cabinet d’analyse spécialisé dans les technologies d’impression), 68 % des entreprises européennes déclarent avoir subi au moins une interruption significative liée à leur parc d’impression au cours des douze derniers mois. Ces interruptions coûtent en moyenne entre 2 000 et 12 000 euros par an aux PME, en comptant les pertes de productivité, les coûts de dépannage et la surconsommation de consommables. Ce n’est pas une fatalité. C’est un problème de fond qui se règle avec les bons équipements et le bon prestataire.
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Problème n°1 : les bourrages papier à répétition : quand l’imprimante devient l’ennemie publique numéro 1
C’est le symptôme le plus classique, celui qui exaspère tous les collaborateurs sans exception. Un bourrage papier au mauvais moment, lors d’un appel d’offres, avant une réunion de direction, en pleine clôture de mois et la tension monte d’un cran dans tout l’open space.
Pourquoi ça arrive ?
Les causes sont souvent multiples et s’accumulent : un papier inadapté au grammage recommandé de la machine, des rouleaux d’entraînement usés faute de maintenance, une humidité excessive dans le local où est stockée la rame, ou tout simplement une machine sous-dimensionnée par rapport au volume d’impression mensuel réel de l’entreprise.
L’Imaging Industry Association estime que les bourrages papier représentent à eux seuls environ 23 % du temps perdu lié aux problèmes d’impression dans les environnements professionnels. Sur un an, c’est considérable.
La réponse Xerox
Les imprimantes multifonctions Xerox des séries VersaLink et AltaLink sont conçues avec des mécanismes d’alimentation papier à double détection, ils reconnaissent les bourrages avant même que le papier se coince vraiment, et alertent l’utilisateur en indiquant précisément la zone concernée sur l’écran tactile. Couplé à un contrat de maintenance préventive proposé par notre équioe, le résultat est sans appel : moins de 0,1 % de bourrages papier sur nos parcs sous contrat dans le Gers selon notre propre suivi d’interventions.
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Problème n°2 : la qualité d’impression qui se dégrade : bandes, flous, couleurs décalées
On commence à utiliser la machine depuis plusieurs mois, tout se passe bien et puis un jour, les impressions reviennent du bac avec des bandes verticales, des zones floues, ou des couleurs qui ne correspondent plus aux visuels sur écran. Pour un garage automobile, un cabinet d’architecte, une agence immobilière ou un laboratoire d’analyses, c’est directement l’image professionnelle qui est en jeu.
Pourquoi ça arrive ?
La dégradation progressive de la qualité est presque toujours liée à l’un de ces facteurs : une cartouche de toner arrivée en fin de vie mais que l’on fait “durer” encore quelques jours, un tambour d’impression encrassé, une calibration couleur jamais réalisée depuis l’installation, ou des consommables génériques incompatibles achetés en ligne pour gratter quelques euros.
« Utiliser des consommables non certifiés peut réduire la durée de vie d’un système d’impression de 30 à 40 %, tout en dégradant significativement la qualité des sorties. » Xerox White Paper, Genuine Supplies, 2022
La réponse Xerox
La technologie EA Toner (Emulsion Aggregation) développée et brevetée par Xerox garantit une restitution des couleurs d’une précision remarquable, avec une résolution effective allant jusqu’à 2400 x 2400 dpi. La calibration automatique des couleurs est intégrée au firmware des machines, la tête d’impression se recalibre selon les conditions ambiantes sans intervention humaine. Nous ne commercialisons que des consommables d’origine Xerox, avec garantie de compatibilité et de rendu.
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Problème n°3 : des coûts d’impression invisibles qui explosent le budget
Combien votre entreprise dépense-t-elle vraiment en impression chaque mois ? Peu de dirigeants de PME que cela soit dans le Gers ou dans les Hautes-Pyrénées sont capables de répondre à cette question avec précision. C’est précisément là que le bât blesse.
Selon le cabinet IDC, les coûts liés à l’impression représentent en moyenne 3 % du chiffre d’affaires annuel d’une PME, et 90 % des entreprises n’ont pas de visibilité réelle sur ce poste de dépense. Ce chiffre inclut les consommables, la maintenance, l’énergie, mais aussi le temps humain consacré à gérer les problèmes. Autrement dit, c’est un poste qui mérite autant d’attention que n’importe quel autre.
Pourquoi ça arrive ?
Les causes classiques sont bien connues : des impressions inutiles lancées par inadvertance, l’absence de politique d’impression recto-verso systématique, des machines mal réparties dans les locaux, une gestion des droits d’accès à l’impression inexistante, et des contrats de maintenance mal calibrés qui ne correspondent plus aux volumes réels.
La réponse Xerox
La suite logicielle Xerox Print Management and Mobility (XPMM) permet à l’administrateur de piloter l’intégralité du parc d’impression depuis une interface centrale : quotas par utilisateur, impression sécurisée par badge ou code PIN, rapports de consommation mensuels, alertes de dépassement de volume. Combiné à un contrat Cost Per Page (CPP) proposé par notre équipe Bureau Concept, vous payez exactement ce que vous imprimez, sans surprise, sans surcoût, sans dépense invisible. Nos clients locaux constatent en moyenne une réduction de 20 à 35 % de leurs coûts d’impression dans les six premiers mois suivant la mise en place de ce type de contrat.
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Problème n°4 : les pannes et l’indisponibilité machine : l’imprimante est en carafe, et le prestataire met trois jours à venir
Voilà un classique que l’on entend régulièrement de la bouche de nouveaux clients qui nous contactent depuis Auch, Tarbes, Condom ou Mirande parfois : “On a appelé notre prestataire actuel à 9h du matin, la machine était tombée en panne. L’intervention a été planifiée… pour après-demain.” Dans une petite structure, 2 jours sans imprimante, c’est 2 jours à courir chez le voisin ou à la reprographie du coin.
Pourquoi ça arrive ?
Les pannes non anticipées sont souvent la conséquence directe d’une absence de maintenance préventive planifiée. Sans visite régulière, les pièces d’usure : rouleaux, courroies, unités de fusion, arrivent en fin de vie sans signal d’alerte, et la machine lâche au pire moment. Par ailleurs, beaucoup d’entreprises travaillent avec des revendeurs dont les techniciens sont basés loin du territoire, ce qui allonge les délais d’intervention.
« La disponibilité machine est le premier critère de satisfaction pour 74 % des décideurs IT en charge des parcs d’impression en PME. » Quocirca, Print Security Landscape, 2023
La réponse Xerox et Bureau Concept
Les multifonctions Xerox intègrent nativement des outils de diagnostic prédictif : la machine surveille elle-même l’état de ses composants et alerte le technicien avant la panne. Le système Xerox Remote Services transmet en temps réel les données de santé de la machine à notre équipe. Résultat : dans la majorité des cas, nous intervenons avant même que vous ayez constaté un problème. Quand une intervention sur site est nécessaire, notre engagement contractuel est une réponse sous quelques heures ouvrées sur l’ensemble du territoire du Gers et des Hautes-Pyrénées, une promesse que nous tenons.
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Problème n°5 : la sécurité des données : l’imprimante, ce maillon faible que l’on oublie trop souvent
C’est probablement le problème le moins visible et pourtant le plus préoccupant. Une imprimante connectée au réseau de l’entreprise est un point d’entrée comme un autre pour les cyberattaquants. Contrairement à un ordinateur protégé par un antivirus mis à jour quotidiennement, le multifonctions du couloir n’a souvent pas été patché depuis des mois.
Selon le rapport de l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information), les périphériques d’impression sont identifiés comme vecteur d’attaque dans 11 % des incidents de sécurité informatique touchant les PME françaises. Ce chiffre a doublé entre 2020 et 2023 avec la généralisation des équipements connectés. Par ailleurs, les documents oubliés dans le bac de sortie constituent une autre forme de fuite de données, fiche de paye, contrat client, document médical, que le règlement RGPD qualifie d’incident à déclarer sous 72 heures à la CNIL en cas de données personnelles.
Pourquoi ça arrive ?
Les responsables sont souvent les mêmes : des machines achetées sans politique de sécurité des impressions définie, un firmware jamais mis à jour, l’absence d’authentification à l’impression, et surtout une méconnaissance totale du risque par les utilisateurs eux-mêmes.
La réponse Xerox
Xerox a développé depuis plusieurs années une approche structurée de la sécurité des systèmes d’impression qui s’appuie sur plusieurs couches de protection : le McAfee Embedded Control intégré aux machines AltaLink surveille en temps réel l’exécution de code malveillant, le chiffrement des données sur le disque dur de la machine empêche toute extraction des documents traités, et la fonction impression sécurisée pull-print oblige l’utilisateur à s’authentifier physiquement devant la machine avant que le document ne sorte du bac. Les logs d’impression sont archivés et consultables pour répondre à toute obligation de traçabilité. Nous réalisons un audit de sécurité de votre parc à la demande, sans engagement.
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Pourquoi choisir notre équipe Bureau Concept Auch Tarbes comme partenaire Xerox dans le Gers ?
On aurait pu vous sortir 5 arguments commerciaux bien lisses. Vous méritez mieux que ça. Voici ce qui nous différencie concrètement, sur le terrain, dans notre région.
- Un ancrage local fort : nous connaissons le tissu économique du Gers et des Hautes-Pyrénées. Quand vous appelez Bureau Concept, vous avez un interlocuteur qui connaît votre département, vos routes, votre secteur d’activité.
- Une expertise Xerox certifiée : nos techniciens sont formés et habilités directement par Xerox. Ils ne font pas “à peu près”, ils savent exactement ce qu’ils font sur chaque modèle.
- Des contrats sur mesure : Cost Per Page, maintenance préventive, fourniture de consommables incluse, nous adaptons le contrat à votre volume réel, pas à une estimation moyenne.
- Une réponse rapide : notre engagement de délai d’intervention sous 4 heures ouvrées sur le Gers et les Hautes-Pyrénées n’est pas une promesse marketing. C’est inscrit dans nos contrats.
- Un accompagnement au-delà de la vente : installation, paramétrage réseau, formation des utilisateurs, suivi post-déploiement, nous sommes là à chaque étape.
Vous êtes en train de réfléchir à l’achat d’une imprimante Xerox dans le Gers ou dans la région de Tarbes, au renouvellement de votre parc ou simplement à en savoir plus sur ce que nous proposons ? Ne restez pas avec vos questions. Notre équipe est disponible du lundi au vendredi, à Auch et à Tarbes, pour un audit gratuit de votre parc actuel. On regarde ce que vous avez, ce que vous consommez, ce que ça vous coûte vraiment et on vous propose un plan d’action concret.
